A Système d'information sur la gestion des risques (RMIS) représente un gros investissement en temps, en efforts et en argent. Lorsque votre nouveau système sera enfin opérationnel - qu'il s'agisse de sa totalité ou d'une nouvelle fonctionnalité - vous pousserez un soupir de soulagement en voyant vos données s'afficher à l'écran, avec des demandes de remboursement bien alignées et des graphiques analytiques hauts en couleur.

Mais pour y parvenir, il faut procéder à une analyse, une planification et une collaboration. Voici quelques conseils pour obtenir la fonctionnalité que vous souhaitez de votre système dès le premier jour :

1) Votre vision - Commencez avec la finalité en tête

Commencez par avoir la fin en tête. À quoi ressemble la réussite globale ? Qu'attendez-vous du logiciel ? Pensez à ce que vous voulez voir sur vos écrans lorsque vous vous connectez à votre site Web. RMIS et se déplacer dans votre flux de travail. Y a-t-il des graphiques ou des informations urgentes que vous devez voir immédiatement sur un tableau de bord ? Soyez aussi précis et descriptif que possible. Si vous pouvez communiquer exactement ce qu'est le succès et comment vous voulez que vos écrans se présentent lorsque vous vous déplacez dans vos futurs flux de travail idéaux, votre équipe pourra plus facilement réaliser votre vision et créer une expérience transparente.

2) Votre itinéraire - La carte de votre vision

Il est maintenant temps de regarder où vous en êtes aujourd'hui et de déterminer comment vous allez parvenir à votre vision. Voici une marche à suivre pour y parvenir :

  1. Effectuez une évaluation du flux de travail en dressant la carte de vos processus actuels.
  2. Analysez vos processus actuels, déterminez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et identifiez tout gaspillage (goulots d'étranglement et activités sans valeur ajoutée).
  3. Passez en revue votre état futur et comparez-le à votre état actuel. Déterminez ce qui doit changer et ce qui peut rester inchangé pour y parvenir. N'oubliez pas que la technologie n'est qu'une partie de l'équation et qu'elle ne vaut que par les processus et les personnes qu'elle soutient.

Vos équipes de service RMIS sont expertes dans la manière d'optimiser la technologie pour rendre vos processus plus efficaces. Travaillez en étroite collaboration avec elles tout au long du processus de mise en œuvre. Plus elles comprendront votre situation actuelle et ce que vous voulez faire, plus elles seront en mesure de vous aider.

3) Votre utilisation - Entraînez-vous pour obtenir le maximum de gains.

Un SIGR devrait vous faciliter la tâche, vous permettre de réaliser des économies et de mieux gérer les risques. Mais il ne peut le faire que si votre équipe l'utilise à son plein potentiel. Soyez proactif dans la planification de la façon dont vous allez former votre équipe et promouvoir l'adoption du nouveau logiciel. En démontrant les améliorations apportées à votre flux de travail, vous encouragerez les utilisateurs à apprécier les avantages que le logiciel peut apporter à leurs activités quotidiennes. Il est essentiel de désigner des champions ou des accompagnateurs qui pourront former les utilisateurs et aider l'organisation à adopter le changement.

Si vous faites le travail difficile dès le départ, votre travail sera plus facile, vos données seront accessibles et vos parties prenantes seront plus heureuses.