Votre entreprise est-elle impliquée ou non dans la gestion du cycle de vie des politiques ?

Les politiques constituent un élément essentiel des programmes de GRC (gouvernance, risques et conformité), car elles fixent des paramètres pour tout, de la conduite du personnel aux processus et transactions commerciaux. Et dans un paysage législatif et réglementaire en constante évolution, les politiques doivent être constamment évaluées pour vérifier leur adéquation et leur pertinence.

Les politiques doivent également être faciles à trouver. Tous les employés doivent savoir où trouver les politiques et pratiques actuelles, afin de toujours savoir ce que l'on attend d'eux.

Dans la pratique, cependant, les organisations se complaisent. Les politiques sont créées, approuvées... et trop souvent classées.

Une approche de la gestion des politiques basée sur le cycle de vie

S'accrocher à des politiques dépassées et inefficaces est un handicap. Selon le Michael RasmussenGRC Pundit - et invité fréquent de l'émission Riskonnect. Risk@Work série de webinaires éducatifs - les organisations omettent souvent de gérer les politiques tout au long de leur cycle de vie, ce qui peut entraîner des problèmes.

"Cela se traduit par des politiques obsolètes, inefficaces et non alignées sur les besoins de l'entreprise. Cela ouvre en outre les portes de la responsabilité, car une organisation peut être tenue responsable des politiques qu'elle a mises en place mais qui ne sont pas appropriées ou qui ne sont pas conformes."
Michael Rasmussen, Pundit GRC

Sans une approche structurée et coordonnée de la gestion du cycle de vie des politiques, votre entreprise pourrait envoyer des messages contradictoires aux employés et aux régulateurs. Non seulement votre organisation est exposée à des risques accrus, mais elle peut aussi se retrouver coupable aux yeux des autorités de réglementation.

Défis communs à la gestion du cycle de vie des politiques

Le nombre de politiques au sein d'une entreprise signifie qu'il y a beaucoup de choses à gérer. Voici sept défis qui font souvent obstacle à une gestion efficace des politiques :

  1. Entretien manuel. Lorsque les politiques sont gérées manuellement dans des documents Word, il est difficile de savoir quelle version est la plus récente.
  2. Inaccessible. Si les politiques sont conservées dans de nombreux endroits différents, il peut être difficile pour les employés de trouver ce dont ils ont besoin.
  3. Des politiques contradictoires. Lorsque les départements développent leurs propres politiques, vous risquez de vous retrouver avec une série de politiques qui se chevauchent ou qui sont contradictoires et qui ne s'alignent pas sur les autres fonctions.
  4. Difficile à comprendre. Sans un format, un style et un langage clair et cohérent, le sens de vos politiques - et des actions que vous cherchez à inspirer - pourrait se perdre.
  5. Manque d'appropriation. Lorsque les politiques n'ont pas de propriétaire défini, personne n'est responsable de leur mise à jour.
  6. Pas de possibilité de suivi. Si les dérogations aux politiques, les incidents et les problèmes ne sont pas documentés, il est difficile d'identifier et de traiter les problèmes.
  7. Documentation insuffisante. En l'absence d'enregistrements vérifiables des politiques, des attestations et des exceptions, la validation de la conformité exige beaucoup de travail et de temps.

Voir la gestion des politiques sous l'angle du cycle de vie

Une gestion efficace des politiques n'est pas le fruit du hasard. Vous devez régulièrement réévaluer vos politiques pour vous assurer qu'elles régissent efficacement et protègent les intérêts de votre personnel et des principales parties prenantes.

Vous devez savoir quelles sont les politiques en place, comment elles sont communiquées, et si les bonnes personnes les ont lues et ont reçu une formation appropriée. Les dérogations aux politiques doivent être documentées et validées. Vous devez également conserver une piste d'audit sur la manière dont les violations des politiques sont contrôlées et gérées.

Le renforcement de vos processus de gestion des politiques peut contribuer à réduire les risques, à protéger votre personnel, à satisfaire les autorités de réglementation et à préserver la réputation de votre entreprise. Voici cinq étapes pour vous assurer que vos politiques suivent l'évolution de votre entreprise, de votre culture et des régulateurs.

Avez-vous besoin d'une police d'assurance ?

Les politiques peuvent être utilisées pour assurer une bonne gouvernance, identifier et gérer les risques, documenter la conformité et inculquer les valeurs de l'entreprise en documentant les normes relatives aux comportements et pratiques acceptables.

Une fois que vous avez déterminé la nécessité d'une politique formelle, nommez un propriétaire qui sera chargé de tenir la politique à jour tout au long de son cycle de vie. Chaque politique impose une obligation légale de diligence à l'employeur, il est donc important d'attribuer la responsabilité dès le départ.

Les détails de la rédaction d'une politique sont également essentiels. Visez une rédaction claire, sans jargon, et un format cohérent, afin que chacun comprenne ce qui est attendu.

Recherchez une solution technologique qui automatise le processus d'examen et d'approbation et vous aide à établir la cohérence et la responsabilité entre les politiques, les objectifs, les tiers, les réglementations, les risques et les contrôles.

Comment allez-vous faire passer le mot ?

Les politiques n'ont de sens que si les bonnes personnes les connaissent, en comprennent l'objectif et savent comment elles s'appliquent à la vie quotidienne. Une fois que vous avez annoncé une politique nouvelle ou révisée, assurez le suivi en dispensant toute formation nécessaire aux personnes concernées. Facilitez la formation en associant des questions et des éléments de quiz selon les structures d'évaluation de la conformité réglementaire. Et veillez à publier la politique dans un endroit central et facile d'accès.

Recherchez une solution technologique qui regroupe toutes vos politiques en un seul endroit. Avec un accès centralisé, les employés sauront où aller pour trouver les politiques qui concernent leur travail - et vous saurez que ce qui est trouvé est toujours à jour.

Comment allez-vous vous assurer que les bonnes personnes connaissent et comprennent vos politiques ?

Certaines politiques exigent une attestation périodique pour confirmer qu'une personne a reçu les informations et a accepté de se conformer aux règles. Les attestations peuvent être recueillies par courrier électronique ; toutefois, les méthodes manuelles peuvent prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs.

Recherchez une solution technologique qui offre un portail dédié pour une soumission facile des attestations et une validation automatique permettant aux répondants de comprendre ce qui est attesté. Le suivi automatisé vous fournira une piste d'audit détaillée, ce qui contribuera à protéger votre entreprise contre les problèmes de non-conformité.

Comment allez-vous gérer vos politiques tout au long du cycle de vie ?

La gestion de la politique doit être proactive et continue pour garantir que les règles sont respectées. Mettez en place des contrôles pour vérifier le respect de la politique. Documentez toute exception à la politique - et réexaminez périodiquement ces exceptions pour vous assurer qu'elles sont toujours nécessaires. Les détails sur les violations de la politique et les exceptions peuvent ensuite être intégrés dans votre processus de révision.

Recherchez une solution technologique qui surveille automatiquement les exceptions, identifie les violations et établit des rapports sur les relations pour chaque politique. Elle doit identifier les zones où les exceptions et les violations sont nombreuses et fournir une piste d'audit claire de toutes les actions.

La politique est-elle toujours pertinente ?

Passez régulièrement en revue vos politiques pour vous assurer qu'elles sont toujours pertinentes au regard de vos objectifs commerciaux et des exigences réglementaires. Sont-elles toujours efficaces ? Ont-elles besoin d'être mises à jour, doivent-elles être maintenues en l'état ou doivent-elles être archivées et remplacées par quelque chose de mieux ?

Recherchez une solution technologique qui conserve des énoncés de politique spécifiques, ainsi que les fichiers, versions et enregistrements d'attestation et campagnes associés. Des tableaux de bord personnalisés et des rapports par pointer-cliquer peuvent mettre les informations pertinentes à portée de main pour vous aider à prendre de meilleures décisions.

Faire de la gestion continue des politiques une priorité

Une gestion efficace des politiques joue un rôle essentiel dans la capacité de votre organisation à gérer les risques et à respecter ses obligations réglementaires. En élaborant des politiques appropriées et en veillant à leur conformité, vous minimiserez votre exposition aux litiges, préserverez votre réputation et contribuerez à faire de votre entreprise un endroit où il fait bon travailler.

Pour donner un avantage à votre entreprise, consultez le site Riskonnect Gestion des politiques et téléchargez notre e-book, Transformer la conformité de la boîte à cocher en championne.