Comment Bruce Power a transformé sa façon de gérer les risques liés aux projets et dispose désormais d'une visibilité de tous les risques liés aux projets et peut les regrouper verticalement et horizontalement dans toute l'organisation.
INDUSTRIE
Énergie
LOCATION
Canada
NOMBRE D'EMPLOYÉS
4,000
Le contexte et le défi
Bruce Power est un partenariat entre TransCanada Corp, Borealis Infrastructure (une fiducie), The Power Workers' Union et The Society of Energy Professionals. Le site de 2 300 acres de l'entreprise, situé sur la rive est du lac Huron, en Ontario, abrite les deux centrales de Bruce Power, qui contiennent chacune quatre réacteurs CANDU. Ensemble, ces centrales fournissent de l'électricité à un hôpital, une maison, une école et une entreprise sur trois en Ontario.
Une partie importante des activités de l'entreprise consiste à rénover et à mettre à jour constamment ses installations pour que ses réacteurs continuent à fonctionner aux niveaux les plus élevés d'exploitation et de sécurité. Bruce Power mène continuellement des programmes de mise à niveau des biens d'équipement et des technologies de l'information afin de s'assurer qu'elle fournit une alimentation électrique constante et a récemment investi dans le Project Risk Manager de Riskonect pour gérer les risques liés à la réalisation de ses projets.
La nomination de la nouvelle direction de la gestion des projets de Bruce Power a été le catalyseur d'un examen de ses processus d'affaires, à la suite duquel l'entreprise a identifié la façon dont elle gérait les risques liés aux projets comme l'un des domaines à améliorer. À l'époque, tous les risques liés aux projets et aux programmes étaient gérés de manière incohérente - les données existaient sous différents formats dans les silos des départements et des projets, ce qui rendait difficile l'obtention d'une image globale des risques.
Arnie Peña, spécialiste de la gestion des risques chez Bruce Power, explique : "Nous voulions accroître l'utilisation de la gestion des risques liés aux projets et adopter une approche standard dans l'ensemble de l'organisation, qui puisse être adaptée horizontalement et verticalement au sein des départements commerciaux. "Notre objectif était d'utiliser une application qui améliorerait notre gestion des risques et des opportunités dans toute l'organisation, non seulement pour les projets mais aussi pour les autres unités commerciales. Nous avions besoin d'une solution qui soit flexible et qui puisse être facilement utilisée par différents départements de l'organisation - Project Risk Manager répondait à nos besoins."
Nous avons été impressionnés par la facilité d'utilisation de PRM, par les scénarios qu'il présente et par ses puissantes fonctionnalités de reporting.
Une approche de la gestion des risques dans toute l'organisation
L'équipe a identifié que l'outil de gestion des risques devait être convivial et facile à former pour que les différents groupes et unités commerciales puissent gérer leurs propres registres de risques départementaux.
L'entreprise a passé en revue plusieurs produits concurrents et a choisi PRM en raison de sa facilité d'utilisation, de la clarté du processus de mise en œuvre et du fait qu'il s'agissait d'un produit totalement autonome, ne nécessitant pas de " bolt-ons " supplémentaires.
"Nous avons été impressionnés par la facilité d'utilisation de PRM, les scénarios que PRM affichait et la puissante fonctionnalité de reporting", a déclaré M. Peña.
Le déploiement de PRM a commencé à la fin de l'année 2014, pour une mise en service à peine trois mois plus tard. La PRM est désormais largement utilisée par les chefs de projet, les ingénieurs, les planificateurs et les spécialistes des risques au sein des équipes de gestion et de réalisation des projets. Elle est utilisée pour des projets informatiques spécifiques, le remplacement et la rénovation de systèmes et des projets de construction.
L'utilisation de la PRM a transformé la manière dont l'entreprise est désormais en mesure de gérer les risques liés aux projets. Elle a la visibilité de tous les risques liés aux projets et peut les regrouper verticalement et horizontalement dans toute l'organisation. Les anciens "silos" de risques n'existent plus dans les unités opérationnelles qui utilisent la PRM, et la plus grande transparence et les rapports ont contribué à l'adhésion de la direction aux décisions.
"Au total, près de 180 personnes utilisent PRM Desktop dans toute l'entreprise pour gérer les risques liés aux projets. C'est un excellent outil d'exécution de projets et la vaste gamme de rapports de PRM est inestimable", a déclaré M. Peña.
L'un des grands avantages de la PRM est le pouvoir du reporting. Auparavant, nous devions essayer d'expliquer les risques uniquement avec des chiffres sur des feuilles de calcul.
Des rapports puissants transforment la gestion des risques liés aux projets
PRM Risk Performance Manager (RPM) permet de fournir les informations sur les risques nécessaires à la prise de décisions stratégiques. L'équipe peut créer des tableaux de bord, des tableaux et des graphiques à partir des informations du registre des risques de PRM sans avoir recours à une assistance informatique spécialisée ou à la rédaction de rapports.
En plus d'utiliser les rapports standard d'ARM, les spécialistes du risque au sein des équipes ont été formés pour développer des rapports spécifiques supplémentaires.
"L'un des grands avantages de RPM est la puissance des rapports. Auparavant, nous devions essayer d'expliquer les risques à l'aide de chiffres sur des feuilles de calcul, mais RPM nous aide à présenter aux cadres supérieurs les risques liés aux projets et aux programmes, notre exposition et les opportunités sur lesquelles nous pouvons capitaliser - ce que nous ne pouvions pas faire auparavant. Il s'agit d'un excellent outil de communication qui nous aide à mieux gérer les risques et à les rendre plus cohérents", a déclaré M. Peña.
L'équipe de projet peut aussi maintenant identifier les opportunités liées au projet, où les activités peuvent être menées simultanément, en utilisant les ressources ou les équipements disponibles et en économisant du temps ou de l'argent. Suite au succès de la PRM, l'équipe chargée des risques liés au projet est en train de déterminer comment elle pourrait être étendue à d'autres départements de l'organisation.
"Il y a eu des exemples où nous avons pu tirer parti d'une ressource particulière du poste de sécurité, qui peut être difficile d'accès en temps normal, et l'intégrer dans le calendrier d'un projet, ce qui a permis de réduire la durée du projet, de gagner du temps et d'utiliser les actifs plus efficacement. Cette gestion des opportunités est un atout considérable que nous ne pouvions pas faire avant sans PRM", conclut M. Peña.
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