Description du projet

État de l'Utah

Industrie

Gouvernement

Client

État de l'Utah

Focus

Intégration complète du système, automatisation des processus commerciaux, amélioration de la gestion des sinistres. 

Système précédent

Internal/Spreadsheets et RMIS (système d'information sur la gestion des risques) hérité. 

Défi

Le State of Utah Risk Fund, géré par la Division of Risk Management (DRM) de l'État de l'Utah, assure les agences gouvernementales de l'État, les districts scolaires, les établissements d'enseignement supérieur et les écoles à charte. Le fonds assure :   

  1. Plus de $28 milliards de biens immobiliers 
  2. Plus de 7 000 bâtiments 
  3.     Plus de 13 000 véhicules 
  4.    Couverture de la responsabilité civile pour plus de 120 000 employés       

Le DRM offre également des services d'expertise en sinistres, de contrôle des pertes, d'approvisionnement en assurance et de gestion des polices. Ils ont reconnu que plusieurs processus de travail étaient cloisonnés et qu'ils avaient besoin d'un meilleur outil de rapport, de communication et de flux de travail. Le DRM a exigé l'intégration de tous les processus d'affaires, bases de données et systèmes en un seul endroit. Le DRM était également confronté à des mises à jour de données manuelles et sur papier lors du processus de renouvellement annuel des assurances, à un processus de facturation manuel, à des processus de reporting lourds et manuels, et au fait que l'historique des contrats d'assurance n'était pas pris en compte.   

Solution Riskonnect

Résumé de la solution   

La Division de la gestion des risques (DRM) de l'État de l'Utah a choisi la plate-forme de travail de gestion des risques Riskonnect pour remplacer le système de base de gestion des sinistres du fournisseur précédent. Le système Riskonnect comprend un référentiel central permettant d'héberger des bases de données auparavant distinctes et d'intégrer facilement le flux de travail et d'automatiser les processus opérationnels. Riskonnect offre à l'État de l'Utah un accès mobile complet, permettant d'utiliser toutes les fonctionnalités du RMIS sur n'importe quel appareil mobile - Android ou iOS.   

La mise en œuvre de Riskonnect RMIS a entraîné une forte adoption par les utilisateurs. La polyvalence de la plateforme, combinée à la curiosité des employés de l'État et à l'innovation de Riskonnect, a donné lieu à des phases supplémentaires, notamment : 

  1. Processus de renouvellement des politiques
  2. Automatisation des certificats sortants
  3. Intégration de la Division of Facilities and Construction Management (DFCM) 
  4. Administration des demandes d'indemnisation
  5. Contrôle des pertes
  6. Intégration des incidents de la flotte
  7. Gestion des remboursements des transporteurs excédentaires 
  8. Rapport analytique personnalisé sur l'intelligence économique   

Projets achevés des phases 1 à 3

  1. Mise en œuvre du RMIS (système d'information sur la gestion des risques) - juin 2011
  2. Intégration du procureur général BiIling - septembre 2011
  3. Intégration des systèmes financiers - septembre 2011 
  4. Réconciliation de l'entrepôt de données - septembre 2011 
  5. Intégration de la flotte - septembre 2011 
  6. Contacts avec l'État et les écoles / Biens / Véhicules / Conversion de la base de données sur le renouvellement des primes - juillet 2012  

Amélioration de l'administration des demandes d'indemnisation - juillet 2012 Intégration de l'indemnisation des travailleurs - janvier 2013  

Solution en profondeur  

La solution de Riskonnect offrait une plateforme fiable pour gérer toutes les responsabilités liées aux assurances et aux sinistres, l'exactitude des données et les rapports - d'une manière qui n'était pas disponible auparavant pour l'État. Riskonnect a automatisé les processus pour connecter et interfacer avec encore plus de groupes au sein de l'organisation : 

  1. Division des finances pour les paiements aux requérants   
  2. Procureur général pour les frais de justice   
  3. Division of Facilities and Construction Management (DFCM) pour une meilleure gestion des informations sur les biens immobiliers   

Toutes ces nouvelles interfaces ont éliminé les données autrefois disjointes provenant de sources disparates. Le résultat : 

  1. Des économies importantes   
  2. Amélioration du partage des données   
  3. Cohérence des données   
  4. Des rapports plus précis 
  5. Une meilleure analyse pour améliorer les opérations 
  6. Meilleure compréhension des expositions   

La puissance et les performances de la plate-forme de travail de gestion des risques Riskonnect ont permis à la Division de la gestion des risques de l'État de l'Utah d'apporter des changements à de nombreuses parties de son processus opérationnel :   

  1. Intégration du système financier de l'État 
  2. Rapports automatisés au bureau du procureur général.   
  3. Intégration de la base de données des contacts, de la base de données des biens, de la base de données des primes des biens, de la base de données des automobiles, des transporteurs excédentaires, des demandes d'indemnisation des accidents du travail et de la base de données partagée de la DFCM.   
  4. Réconciliation de l'entrepôt de données   
  5. Mise en œuvre du contrôle des pertes 
  6. Rapports supplémentaires sur les opérations à risque   
  7. Personnalisation de l'interface utilisateur 
  8. Certificats d'assurance sortants automatisés    

Ces améliorations des processus commerciaux de l'État de l'Utah ont permis une croissance encore plus importante, notamment :   

  1. Une vue d'ensemble des sinistres, des risques et des activités de contrôle des pertes de chaque entité assurée.
  2. Amélioration du contrôle des pertes lors de l'examen des demandes d'indemnisation des accidents du travail.
  3. Élimination de nombreux processus manuels et de doubles saisies
  4. Coordination et communication entre les experts en sinistres et le personnel chargé du contrôle des pertes. 
  5. Consolidation d'une base de données à partir de plusieurs référentiels   
  6. Des informations plus précises et plus récentes sur les biens dans les enquêtes sur les sinistres et les activités de contrôle des pertes.   
  7. Un meilleur contrôle des pertes de biens
  8.    Capacités avancées au sein du DFCM   
  9. Amélioration des rapports sur les biens et de la responsabilité   
  10. Un accès plus facile à la politique de risque de l'État de l'Utah et aux documents opérationnels pour le personnel chargé du risque.   
  11. Meilleures capacités de recherche de données    

Riskonnect ROI

  1. Processus de facturation des primes : $1 million reconnu par la découverte d'une sous-facturation des primes cumulées, due à des calculs incorrects dans la base de données précédente.
  2.    Intégration des systèmes financiers : $22,100 et 82% ont amélioré l'efficacité du traitement des paiements de montants élevés (de 17,1 jours à 1 jour).
  3.    Intégration du procureur général (AG) : $7,200 et 93% ont augmenté l'efficacité du traitement du paiement des factures (de 29,3 jours à 2 jours).   
  4. Réconciliation de l'entrepôt de données : $4,420 de 5 heures par semaine à rien du tout grâce à l'automatisation complète.   
  5. Base de données des contacts : Importantes économies d'heures de travail grâce à l'élimination de la double saisie de données.   
  6. L'accès Web au SIGR depuis le terrain permet d'éviter les déplacements au bureau (il est trop tôt pour connaître les chiffres exacts).   

Le suivi de l'ensemble du processus de renouvellement de l'assurance garantit l'exactitude des données et de la facturation, et le processus prend désormais beaucoup moins de temps. En fin de compte, la solution Riskonnect a mis la technologie d'automatisation entre les mains de personnes qui faisaient les choses sur papier et l'État de l'Utah a réalisé plus de $1 million d'économies annuelles, à ce jour.  

Grâce à un processus intense d'analyse et de découverte de l'entreprise, Riskonnect a aidé la Division de la gestion des risques de l'État de l'Utah à personnaliser un outil capable d'intégrer les points de contact critiques au sein d'un système d'entreprise unique. De nombreuses heures ont été consacrées à la définition des besoins essentiels et des solutions possibles pour répondre aux exigences complexes et uniques de la gestion des risques de l'État. Ce processus de découverte a non seulement permis la personnalisation complexe d'un nouvel outil complet, mais une analyse aussi détaillée a nécessité le réexamen constant des processus opérationnels actuels. Les systèmes et processus déconnectés et décentralisés ont été intégrés de manière transparente dans une solution unique permettant un partage et une analyse plus précis et plus pertinents des données. Grâce à cet effort de collaboration, les données peuvent désormais être partagées dans toute l'entreprise avec les principales parties prenantes, et les problèmes et solutions sont analysés d'un point de vue holistique plutôt que cloisonné. Cet effort a fondamentalement changé l'approche de l'État de l'Utah en matière de gestion des risques. 

Lorsque le projet a démarré, la Division de la gestion des risques de l'État de l'Utah se concentrait sur l'évaluation de Riskonnect et d'autres fournisseurs de systèmes de gestion des sinistres. La solution Riskonnect a élargi leur vision de ce qui était possible et le projet a pris une ampleur considérable au profit de l'État et de ses citoyens. Riskonnect est à l'origine d'un changement de paradigme de ce que doit faire un système RMIS. L'organisation ne se contente plus de traiter les demandes d'indemnisation, elle comprend désormais que la communication partagée et les données en temps réel constituent un moyen puissant et nécessaire d'apporter des changements dans les nombreuses entités assurées. Le niveau d'excellence que le client s'est imposé a augmenté grâce aux capacités offertes par la solution Riskonnect. Des changements ont été apportés à de nombreux secteurs d'activité en raison du niveau de performance du système Riskonnect : intégration du système financier, échange automatisé de données avec le bureau du procureur général, intégration des bases de données sur les risques et les primes d'assurance, gestion des paiements des transporteurs excédentaires, suivi des demandes d'indemnisation des accidents du travail, intégration de la base de données partagée du DFCM, rapprochement de l'entrepôt de données, mise en œuvre du contrôle des pertes, rapports supplémentaires sur les opérations de risque, personnalisation de l'interface utilisateur, validations et flux de données, amélioration des mesures et certificats d'assurance automatisés.    

Ces améliorations permettent un meilleur contrôle des sinistres, l'élimination de nombreux processus manuels et de la saisie de données en double, la coordination et la communication entre le personnel chargé des sinistres et du contrôle des sinistres, la consolidation d'une base de données à partir de plusieurs référentiels, la fourniture d'informations plus précises et plus récentes sur les biens dans le cadre des enquêtes sur les sinistres, un meilleur contrôle des sinistres, l'amélioration des rapports sur les biens et de la responsabilité, un accès plus facile à la politique de risque et aux documents opérationnels pour le personnel chargé du risque, de meilleures capacités de recherche de données, une organisation cohérente et des processus commerciaux améliorés.