Le contrat de votre logiciel de gestion des sinistres a été finalisé et signé. Que faire maintenant ? Comment passer de la recherche de fournisseurs de logiciels de gestion des sinistres au cours des six derniers mois à l'utilisation effective d'un logiciel de gestion des sinistres dans vos opérations quotidiennes ? La réponse ? La mise en œuvre. La mise en œuvre est la magie qui transforme le concept en réalité. Mais que faut-il faire pour que la mise en œuvre de votre logiciel de gestion des sinistres soit un succès ? Regardons de plus près.

Qu'est-ce que la mise en œuvre ?   

La mise en œuvre est l'approche systématique visant à intégrer efficacement votre logiciel de gestion des sinistres dans le flux de travail de votre organisation. Cette étape est essentielle pour garantir que le logiciel que vous avez choisi tiendra ses promesses.

Lors de la mise en œuvre de votre logiciel de gestion des sinistres, votre fournisseur affectera une équipe de projet qui examinera en profondeur vos buts, objectifs et processus afin de développer un plan de projet complet. Le plan de projet comprendra les éléments suivants : définition de la portée du projet, identification des produits livrables, création de la structure de répartition du travail, identification des activités nécessaires à la réalisation de chaque produit livrable, estimation des besoins en ressources (temps et coût des activités), élaboration du calendrier, planification des risques et obtention de l'autorisation officielle de commencer le travail.

Voici les étapes spécifiques à suivre lors de la mise en œuvre :

1. Examinez le calendrier du projet. Votre fournisseur établira un calendrier du projet avec des jalons et des dates cibles. Examinez le calendrier du projet et :

  • Identifiez vos questions - Qu'est-ce qui n'est pas clair dans le calendrier ? De quelles personnes avez-vous besoin pour chaque phase ? Certains éléments ne sont-ils pas pris en compte dans le calendrier ? Les éléments mis en œuvre ont-ils un sens dans vos flux de travail ? Les flux de travail critiques doivent-ils être réalisés avant les autres ? Tous les produits que vous avez achetés figurent-ils dans le calendrier ?
  • Examinez les étapes et les dates - Comment ces dates correspondent-elles au calendrier de votre entreprise ? Les autres départements peuvent-ils travailler avec ces jalons et ces dates ? La haute direction s'est-elle engagée à respecter ces jalons et ces dates ? Si d'autres fournisseurs sont impliqués, peuvent-ils respecter ces jalons et ces dates ? N'oubliez pas que les jalons et les dates sont flexibles à ce stade, mais qu'ils peuvent facilement être manqués en raison d'une mauvaise communication.

2. Préparer la mise en œuvre. Une fois que le calendrier du projet est en place, le vrai travail commence. De multiples composants sont généralement mis en œuvre simultanément avec le logiciel de gestion des sinistres, et la liste de contrôle suivante peut vous aider à garder le cap :

  • Identifiez les membres de votre équipe. Qui va collaborer avec les professionnels du logiciel pendant l'implémentation du logiciel de gestion des sinistres ? Les membres de votre équipe ont-ils le sens des affaires, le temps et les ressources nécessaires, la compréhension des besoins de l'entreprise et la volonté de réussir l'implémentation du logiciel de gestion des sinistres ? Les membres de votre équipe vont-ils être des champions ou des accompagnateurs du logiciel tout au long de la mise en œuvre et au-delà ? Les membres de votre équipe sont-ils responsabilisés pendant le projet ? Avez-vous quelqu'un qui puisse servir de chef de projet interne (nous vous le recommandons vivement) ?
  • Identifier de manière très détaillée les flux de travail actuels. Les entreprises souhaitent souvent modifier ou améliorer leur flux de travail lorsqu'elles mettent en œuvre un logiciel de gestion des sinistres. Lorsque vous établissez la carte de votre flux de travail, identifiez les redondances, les lacunes et les inefficacités existantes. Demandez à votre fournisseur de logiciel d'examiner et de fournir des recommandations pour améliorer les processus. Bien que le fournisseur puisse partager des idées sur la configuration, ces idées doivent finalement être examinées au sein de votre organisation pour déterminer si vos besoins commerciaux ont été pris en compte.
  • Définir les attentes. La mise en œuvre d'un nouveau logiciel est un engagement et un changement énormes pour toute organisation - et tout le monde ne sautera pas de joie. Soyez prêt à gérer les difficultés, la régression, la négativité et le changement de vision. Disposez-vous d'un plan proactif pour gérer les attentes grâce à un support logiciel continu ?
  • Collaboration et communication. Une communication solide, bidirectionnelle et collaborative au sein de votre organisation et avec le fournisseur de logiciels est essentielle. Les deux parties ont-elles des plans en place pour garantir que la collaboration et la communication se poursuivront tout au long de la relation ?
  • Formation et adoption. Quels sont vos plans pour former vos employés à l'utilisation du nouveau logiciel ? Quels mécanismes avez-vous mis en place dans votre culture pour adopter le logiciel ?

3. Commencez la mise en œuvre. La mise en œuvre se fait souvent par le biais d'une série de conférences téléphoniques, de webinaires et d'échanges de données et de documents. Parfois, des visites sur place peuvent être nécessaires pour travailler sur des étapes spécifiques. À chaque étape, faites un bilan pour évaluer si tout le monde est d'accord et si le travail progresse comme prévu. Tout au long du processus de mise en œuvre du logiciel de gestion des sinistres, de nombreuses discussions et décisions sont prises concernant le flux de travail, que ce soit dans le logiciel ou dans l'entreprise. Il est important que tout cela soit documenté au cas où cela entraînerait des modifications de la portée du projet ou des besoins de votre entreprise.

4. Tester le logiciel de gestion des sinistres. Il est essentiel de tester le logiciel de gestion des sinistres pour garantir la réussite du projet. Les tests se déroulent souvent à de nombreuses étapes différentes, du test d'un seul flux de travail au test d'un seul flux de travail dans un processus complet, jusqu'au test final du processus de bout en bout. De nombreux clients veulent se précipiter dans ce processus parce qu'ils ont l'impression que les flux de travail ont été discutés ad nauseam. Malheureusement, la précipitation dans les tests peut entraîner de nombreux remaniements dans l'environnement post-mise en service. Il est important de demander à votre ou vos employés responsables du flux de travail de tester le processus en se concentrant sur les points suivants :

  • Si le flux de travail est le même que votre processus actuel, est-il le même dans le logiciel ? Reproduisez vos activités quotidiennes dans le nouveau logiciel pour vous assurer que vous ne manquez aucune étape de votre flux de travail.
  • Si des changements ont été apportés au flux de travail de votre entreprise, ces changements sont-ils pris en compte et fonctionnent-ils dans le logiciel ?
  • Identifiez les lacunes ou les améliorations de votre flux de travail. Avez-vous une solution pour combler ces lacunes ? Présentez ces améliorations dans votre formation lors de la mise en service.
  • Communiquez à votre fournisseur de logiciels tout élément ne fonctionnant pas lors du test ou toute lacune.
  • Retestez souvent.

5. Mise en service du logiciel. Vous êtes dans la dernière ligne droite. D'innombrables heures ont été consacrées au développement des flux de travail de votre entreprise dans la nouvelle application logicielle. Les tests ont été approfondis et l'application logicielle fonctionne au niveau requis pour la mise en service. Que faire maintenant ?

Vous vous souvenez que vous avez choisi les membres de votre équipe en fonction de leur capacité à être un champion ou un coach au moment de la mise en service ? Le moment est venu de vous appuyer sur ces membres de l'équipe pour vous aider à déterminer la meilleure façon de former vos employés à l'utilisation du nouveau logiciel. Votre fournisseur de logiciels vous fournira la formation, mais c'est vous qui définissez la manière dont vos utilisateurs seront formés, sur quoi ils seront formés, comment ils seront évalués pendant la formation et dans quelle mesure ils sont capables d'adopter ce qu'ils ont appris. Travaillez en collaboration avec votre fournisseur de logiciels pour rédiger un programme de formation qui garantira la réussite de la mise en œuvre de votre logiciel.

6. Former les utilisateurs et promouvoir l'adoption du logiciel de gestion des sinistres au sein de votre organisation.. Chaque champion et coach jouera un rôle clé pour former les utilisateurs et aider l'organisation à s'adapter aux changements. En démontrant les améliorations apportées à votre flux de travail, vous encouragerez les utilisateurs à apprécier les avantages que le logiciel peut apporter à leurs activités quotidiennes.

La mise en œuvre de votre logiciel de gestion des sinistres est une entreprise de grande envergure qui ne doit pas être prise à la légère. Une préparation et un examen adéquats du calendrier du projet sont essentiels au succès de la mise en œuvre. Les tests du logiciel permettront non seulement de déceler toute lacune dans le flux de travail ou les fonctionnalités, mais aussi d'identifier les possibilités d'amélioration. Avec une préparation adéquate, vous pouvez être sûr que les flux de travail sont complets au moment de la mise en service, et vous pouvez concentrer vos efforts sur la formation de vos utilisateurs et l'optimisation de la valeur de votre investissement logiciel. Et cela ne peut être qu'un coup de maître pour votre organisation.