COVID-19 est en train de changer le cœur de la main-d'œuvre américaine. Avec les mandats fédéraux d'éloignement social et les ordres locaux de rester à la maison, de nombreuses organisations mettent en œuvre des plans de continuité des activités.

Les équipes qui travaillaient autrefois côte à côte sont passées au télétravail pour faciliter la résilience opérationnelle dans une économie très incertaine.

Mais quelles sont les autres façons dont ces changements affectent vos équipes, notamment en ce qui concerne les politiques et procédures en matière de ressources humaines (RH) ? Ces éléments sont-ils inclus dans votre le programme de gestion de la continuité des activités (PGC)? Les plans que vous avez créés avant la pandémie fonctionnent-ils comme vous l'aviez prévu ?

Nous nous sommes récemment entretenus avec Jeff Gelinas, vice-président chargé des personnes, des produits et du marketing chez Groupe Engage2ExcelNous sommes heureux d'annoncer que le coronavirus met en lumière les politiques de ressources humaines, notamment en ce qui concerne le rôle des RH dans la planification et l'exécution de la continuité des activités.

Tout d'abord, nous avons interrogé Jeff sur les types de politiques RH dont les organisations ont besoin en cas de pandémie et sur l'impact du passage au télétravail...

Politiques RH efficaces pour les équipes à distance

"La pandémie de COVID-19 pourrait potentiellement soulever la nécessité de mettre à jour les politiques pour tenir compte de ces situations inimaginables que personne n'espère, tout comme celle qui se produit actuellement dans le monde", a-t-il déclaré. Nous constatons aujourd'hui qu'une part importante de la main-d'œuvre du "front office" travaille à domicile. Et bien que les organisations soient de plus en plus favorables aux accords de télétravail depuis de nombreuses années, quelque chose de cette ampleur n'avait pas été prévu."

En conséquence, de nombreuses entreprises s'efforcent frénétiquement de rattraper le temps perdu en pleine crise, en essayant de combler les lacunes de leurs politiques.

Parmi les questions clés qui se posent, on peut citer la question de savoir si les politiques de sécurité existantes sont efficaces ou si elles doivent être mises à jour pour refléter ce passage soudain à une main-d'œuvre à distance presque complète, et si les employés qui travaillent maintenant à domicile (dont certains n'ont peut-être jamais travaillé à domicile auparavant) ont reçu une formation adéquate sur les politiques de sécurité et les exigences en matière de confidentialité des données.

La situation de COVID-19 soulève de nombreuses questions, a déclaré Jeff, en présentant certaines des grandes questions auxquelles les organisations se sont attaquées au cours du mois dernier. Par exemple :

  • Quelle est votre politique en matière de licenciements ?
  • Les employés sont-ils responsables de leur portion des avantages sociaux lorsqu'ils sont en congé ?
  • Les employés peuvent-ils utiliser leurs congés payés (CPP) pendant un congé d'ancienneté ?
  • Les employés accumulent-ils des congés payés pendant un congé d'ancienneté ?
  • Devez-vous modifier la politique de licenciement de votre organisation en raison de COVID-19 ?
  • Comment gérez-vous les employés qui ne sont pas malades et ne doivent pas être mis en quarantaine, mais qui ont peur et sont anxieux à l'idée de venir travailler ?
  • Comment gérez-vous la connectivité à domicile pour les employés qui n'ont pas l'habitude de travailler à domicile ?
  • Que faire si certains employés ne disposent pas de l'internet à haut débit ou de l'équipement nécessaire ?

"La situation actuelle crée beaucoup de gris, et le gris n'est pas exactement le meilleur ami d'un responsable des RH", a déclaré Jeff. "L'une des clés pour surmonter ce défi est l'agilité. Assurez-vous d'avoir un groupe de travail (avec des représentants des RH, de la communication, du juridique, de l'informatique et des opérations) pour discuter des problèmes dès qu'ils se présentent et être capable de réagir rapidement."

Jeff prévient que les équipes feront des erreurs, mais c'est le moment d'apprendre de ces erreurs.

"Par exemple, le Congrès des États-Unis a récemment adopté le Loi sur la réponse au coronavirus de Families First et Projet de loi sur le coronavirus qui donne de nouvelles orientations aux entreprises", a-t-il expliqué. "Il est important pour les organisations de comprendre le contenu de ces projets de loi".

Le rôle des RH dans la planification du PCA

Alors que les équipes chargées de la continuité des opérations s'attaquent activement à cette nouvelle frontière commerciale liée à la pandémie, est-ce le moment de faire appel à vos équipes RH ou auraient-elles dû être impliquées dans le processus depuis le début ?

"Il est important d'intégrer les RH dans les discussions sur la planification de la continuité des activités. débutPas lorsque le plan a déjà été rédigé et qu'il fait l'objet d'un examen final", a déclaré Jeff.

"L'erreur la plus fréquente consiste à confier le plan à un responsable informatique ou opérationnel, mais en agissant de la sorte, on passe souvent à côté d'éléments humains essentiels, tels que la planification de la relève. Vous pouvez avoir un plan de reprise après sinistre brillant, mais en cas de pandémie, les composantes humaines sont essentielles."

L'expertise de ces membres de l'équipe axée sur les personnes n'est peut-être jamais aussi importante que pendant une crise ou des événements perturbateurs.

"Dans le cadre de la communication des RH, il est également recommandé de demander à un membre de la communication interne (ou du marketing) de relire les courriels critiques afin de s'assurer que le message et le ton sont corrects", a-t-il ajouté. "Par exemple, tout au long de cette pandémie, il y a eu beaucoup d'informations à communiquer, mais il est important de ne jamais oublier que les mots d'encouragement et de gratitude sont également très utiles aux employés. Par exemple, "Nous sera traverser cette crise". Lorsque les choses reviendront à la normale, les employés se souviendront de la façon dont ils ont été traités."

Établir de meilleures relations entre les professionnels des RH et de la CB

La pandémie de COVID-19 est une occasion d'apprendre pour tout le monde, en particulier pour les professionnels du monde des affaires qui n'ont probablement jamais eu à faire face à une pandémie de nature à briser l'économie au cours de leur vie.

Alors, comment les professionnels de la continuité des activités peuvent-ils mieux exploiter l'expertise des RH pour élaborer des plans de continuité des activités plus solides et plus efficaces ?

"Les départements RH voient tout - le bon, le mauvais et le laid", souligne Jeff. "Ils aident à promouvoir la mission et la vision de votre organisation tout en voyant les éventuelles fissures dans les fondations. Parce que le département RH travaille avec tous les départements de l'organisation, l'équipe RH est bien placée pour signaler les risques et les vulnérabilités que les autres départements peuvent manquer, en particulier en ce qui concerne l'atout numéro 1 de l'organisation : son personnel."

Les RH ont également accès à de nombreuses données importantes qui peuvent contribuer à renforcer votre programme de continuité des activités. Jeff recommande donc de nouer des relations qui vous aideront à exploiter ces données afin d'en tirer le meilleur parti.

Les leçons à tirer

En cette ère COVID-19 de la continuité des affaires, Jeff met en lumière trois leçons de RH dont chaque entreprise peut s'inspirer :

  1. Prenez de l'avance sur la communication de crise. Mettez en place des outils de communication efficaces et appréciés avant une crise, afin que vos employés connaissent et apprécient ces interactions, puis développez ces processus lorsqu'une crise se produit.
  2. Créer un groupe de travail spécialisé. Ce groupe de travail doit être interdépartemental et représenter un éventail de fonctions et de responsabilités au sein de votre entreprise. Pensez à inclure des représentants des RH, de la communication, du service juridique, de l'informatique et des opérations.
  3. Valoriser la reconnaissance et l'appréciation. La reconnaissance et l'appréciation peuvent être très utiles en cas de crise. Assurez-vous que votre équipe sait qu'elle est appréciée pour ce qu'elle est et ce qu'elle fait. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple que de reconnaître la personne qui change le désinfectant pour les mains dans vos postes sanitaires ou d'un engagement plus profond, comme la personne qui propose des stratégies de ressourcement créatives pour encourager la distanciation sociale. Utilisez des outils de reconnaissance et récompensez les efforts déployés pour protéger la santé et la sécurité.

L'avenir

COVID-19 offre aux organisations de toutes tailles une occasion unique de renforcer leur résilience opérationnelle.

"Les organisations résilientes construisent une immunité aux obstacles et aux défis", a déclaré Jeff. " Associez-vous à votre équipe RH pour créer des défis en équipe. Par exemple, des organisations comme Spartan Races proposent des programmes d'entreprise pour renforcer la résilience et la communication au sein de l'équipe. Il est essentiel de faire sortir les gens de leur zone de confort, ce qui peut également inclure des missions extensibles. Encouragez les employés à chercher de nouvelles façons de résoudre les problèmes et récompensez-les pour cela. La résolution de problèmes et la créativité sont très nécessaires en période d'incertitude."