A medida que aumenta el uso de proveedores externos, es cada vez más imperativo ser diligente con las prácticas de evaluación de riesgos de proveedores. Los vendedores y otros proveedores externos son esenciales para el buen funcionamiento de la mayoría de las organizaciones. Pero estas relaciones pueden estar plagadas de peligros que pueden afectar negativamente a sus finanzas, rendimiento y reputación.

Considere estos riesgos: una interrupción en la cadena de suministro de su proveedor que retrase las entregas, medidas de seguridad deficientes que den lugar a una violación de datos o el incumplimiento de normativas importantes que repercuta en las finanzas. Sin que usted tenga la culpa, su organización puede ser responsable de errores cometidos por terceros, lo que puede dar lugar a demandas, multas y daños a su reputación, todo lo cual supone un alto coste para su organización.

Una evaluación de riesgos de proveedores es una parte integral de un programa eficaz de gestión de riesgos de terceros (TPRM). La realización de evaluaciones de riesgos de proveedores le permite determinar los riesgos y niveles de riesgo que un tercero supone para su organización. Las evaluaciones recopilan información y documentación crítica de sus proveedores. Esa información puede revelar vulnerabilidades que podrían exponer a su organización a daños. Entonces podrá decidir si sigue adelante con ese proveedor, le exige cambios para cumplir sus requisitos o pone fin a su relación.

Cómo iniciar el proceso

Empiece con una lista de todos sus proveedores, los productos y/o servicios que ofrecen y los riesgos potenciales que presentan. Clasifique a cada proveedor como de alto riesgo, riesgo moderado o bajo riesgo.

Cree cuestionarios personalizados para proveedores. Una talla no sirve para todos. Adapte sus cuestionarios para recopilar información crítica de cada proveedor, incluida la situación financiera, las prácticas operativas, los controles de seguridad y el cumplimiento normativo.

En el caso de los proveedores de bajo riesgo, puede plantear menos preguntas y más estandarizadas. Para los proveedores de alto riesgo (por ejemplo, los que tienen acceso a sus redes internas, sistemas y datos confidenciales), querrá indagar más. En todos los casos, las preguntas deben ser directas, concisas y pertinentes para evitar interpretaciones erróneas. Las preguntas pueden estructurarse en formatos de respuesta sí/no, opción múltiple y respuestas escritas.

Por ejemplo, una pregunta inicial podría ser ¿Dispone su organización de una política de procedimientos y seguridad de la información? Bajo esta pregunta, se pueden formular otras sobre dónde y cómo se almacena la información sensible. Otro ejemplo de pregunta de evaluación podría ser si la organización tiene una política de respuesta a incidentes, seguida de preguntas sobre cómo se gestionan los incidentes y el proceso de mitigación.

Como parte de su evaluación, pida a los proveedores que presenten las pólizas, certificados de seguro, contratos y acuerdos pertinentes que tengan con sus propios proveedores terceros (que se convierten en riesgos de cuarta parte para usted). En

El proceso de investigación también incluye la comprobación de antecedentes, la solicitud de referencias y la recopilación de opiniones de clientes. Asegúrese de solicitar planes completos de continuidad de negocio a cualquier tercero clasificado como de alto riesgo.

Frecuencia de las evaluaciones de riesgos de los proveedores

Realice una evaluación inicial de riesgos antes de entablar una relación con cualquier proveedor externo. A continuación, reevalúe periódicamente a los proveedores:

  • Revele los cambios en las operaciones de los proveedores, el liderazgo y las áreas de riesgo nuevas o emergentes.
  • Identificar las novedades que puedan afectar a la capacidad del proveedor para cumplir sus obligaciones contractuales.
  • Confirme que las prácticas de los proveedores siguen estando en consonancia con los valores y objetivos de su organización.

Las reevaluaciones suelen realizarse anualmente, pero pueden programarse con mayor frecuencia para los proveedores de alto riesgo. A medida que madura su relación con los proveedores externos, puede pensar que puede relajar la frecuencia de sus evaluaciones. No cometa ese error. Proteja a su organización manteniéndose alerta con la realización de evaluaciones continuas.

Antes de emprender una reevaluación, revise su cuestionario y haga las modificaciones necesarias. Asegúrese de que todas las preguntas siguen siendo pertinentes. Es necesario añadir preguntas sobre el cumplimiento de las nuevas leyes/reglamentos aplicables a su organización. Y aborde cualquier acontecimiento inesperado, como la pandemia de COVID, que obligó a las organizaciones a establecer rápidamente todo un nuevo conjunto de protocolos y procesos internos para proteger a clientes, empleados y otras partes interesadas.

Con cada reevaluación, valore el nivel de riesgo del tercero y su relación. Si hay cambios significativos en las respuestas del proveedor, pregunte cuándo y por qué se han producido. Estos pasos determinarán si desea seguir trabajando con el proveedor o poner fin a su relación.

Ventajas de la tecnología para evaluar el riesgo de los proveedores

Incluso las organizaciones más pequeñas pueden tener docenas de proveedores. Las grandes empresas pueden trabajar con decenas de miles. Llevar el control de tantos terceros manualmente (piense en hojas de cálculo) es engorroso, lleva mucho tiempo y es propenso a errores, en el mejor de los casos.

El software TPRM automatiza y estandariza el proceso de evaluación de riesgos de proveedores. Ofrece plantillas de cuestionarios que pueden personalizarse fácilmente. Los proveedores pueden enviar sus respuestas a través del portal, y el software puede puntuar y calificar automáticamente las respuestas. También puede incorporar fuentes de datos externas para ayudar a calificar los riesgos. Los análisis incorporados, junto con las herramientas flexibles de elaboración de informes, le permiten cortar y dividir los datos como desee.

El software también puede enviar alertas automáticas sobre la caducidad de los documentos y contratos de los proveedores, para que pueda estar seguro de que la información obsoleta no le pone en peligro. Por último, el software permite crear, enviar por correo electrónico y firmar contratos directamente desde la plataforma.

Toda la información sobre riesgos de proveedores -incluidos acuerdos, contratos, políticas y credenciales de acceso- se recopila en una plataforma con acceso compartido por todos los departamentos. Puede actualizar los datos y documentos almacenados en tiempo real, por lo que los informes son siempre completos y precisos. Puede confiar en la calidad y puntualidad de los datos y documentos de terceros alojados en su sistema. Y tendrá toda la información al alcance de la mano para el análisis y la toma de decisiones.

La evaluación del riesgo de los proveedores permite a su organización examinar a fondo las prácticas, la reputación y los niveles de riesgo de terceros, incluso antes de firmar los contratos. El proceso merece el tiempo y el esfuerzo necesarios para planificar, preparar y responsabilizar a los proveedores a lo largo de toda la relación.

Si busca software de gestión de riesgos de terceros, descargue este Plantilla de solicitud de propuestas con las preguntas más críticas relacionadas con la GTPR, y consulte la página de Riskonnect Software de gestión de riesgos de terceros.