En el mundo digital e interconectado de hoy en día, los proveedores y socios son más importantes que nunca, y el software de gestión del riesgo de los proveedores utilizado para gestionar esas relaciones es fundamental.

Las consecuencias de no estar al tanto de la gestión del riesgo pueden ser enormes. Piense en esto: Se espera que la escasez de chips semiconductores costó a la industria del automóvil $110 mil millones sólo este año. El software adecuado puede ayudarle a identificar ese tipo de riesgo de los proveedores con antelación para que pueda prepararse mejor y minimizar el impacto. Se trata de ayudar a su empresa a tener más éxito en un escenario cambiante.

Qué hacer antes de entrar en el proceso de licitación

Prepare su equipo con un poco de antelación. Estos son cinco consejos que le ayudarán a prepararse para el nuevo software de gestión de riesgos de proveedores.

1. Reúne al equipo.

Tendrá mucho más éxito a largo plazo si empieza por involucrar a todas las personas adecuadas dentro de la organización.

Es posible que usted ya sepa lo que el software de gestión de riesgos de los proveedores actuales puede aportar al éxito de su organización. Pero hay muchos otros que pueden ofrecer una valiosa visión de lo que la empresa necesita.

Solicite la opinión de quienes trabajarán con el sistema a diario. Los usuarios de primera línea comprometidos pueden aportar valiosas ideas desde un punto de vista práctico. Y es mucho mejor incorporar sus puntos de vista desde el principio que a posteriori.

También ayuda incluir a los que manejan los hilos del dinero. Obtenga la aprobación de los directivos desde el principio, demostrando el valor del software de gestión de riesgos del proveedor para su empresa. Cuando se presenta un caso de negocio convincente a los poderes fácticos, el camino es mucho más fácil.

2. Racionalizar las prácticas actuales.

No se gana nada haciendo que un proceso roto sea más eficiente por estar roto. No caiga en la trampa de continuar con el statu quo simplemente porque las cosas siempre se han hecho así. Antes de iniciar la búsqueda de un nuevo software, tómese el tiempo de reexaminar sus prácticas actuales para asegurarse de que funcionan y son eficientes. Si no es así, es su oportunidad de hacer cambios.

En pocas palabras, si las cosas no funcionan actualmente como deberían, hay que poner remedio a la situación antes de añadir la automatización o implementar un nuevo software. Y eso incluye corregir cualquier problema de calidad de los datos. Los datos malos seguirán siendo malos en un nuevo sistema, lo que anulará el valor de su inversión.

Todas las mejoras que realice ahora se verán recompensadas más adelante con un impacto mayor y más rápido de su nuevo software VRM.

3. Evalúe lo que necesita.

Al racionalizar sus prácticas actuales, pregúntese qué más se necesita para gestionar eficazmente a los proveedores externos.

- ¿Qué información le falta? ¿Qué no puede hacer con su tecnología actual que le gustaría hacer? ¿Cuáles son sus puntos de dolor diarios?

- ¿Sabe qué proveedores cumplen la normativa? ¿Es fácil saber cuándo un proveedor dejará de cumplir las normas?

- ¿Están automatizadas las notificaciones?

Las notificaciones automáticas son especialmente críticas para los proveedores de alto riesgo que tienen acceso a sus sistemas y/o que proporcionan recursos críticos para sus operaciones. Estos proveedores también deben ser evaluados con mayor frecuencia y detalle.

Si depende de demasiados procesos manuales, la información importante puede perderse fácilmente. Y cuantos más proveedores dependan de ti, mayor será el riesgo.

4. Tenga un plan.

Ahora que entiendes mejor lo que necesitas, traza un plan para avanzar y hacer un uso eficaz de los compromisos de tiempo de los miembros del equipo.

Establezca un calendario de gestión del proyecto para todo el proceso, a fin de garantizar que se mantenga en el camino. Construya un cronograma que comience con sus evaluaciones iniciales, seguido de elaboración de una RFPLa revisión de las propuestas y la programación de las demostraciones se extienden hasta la implementación y la adopción. Asegúrese de incluir un tiempo adecuado para la limpieza de los datos, las pruebas del sistema y las pruebas de aceptación de los usuarios. Y deje tiempo para hacer los ajustes necesarios antes de la puesta en marcha.

5. Prepárese para la resistencia.

La naturaleza humana es resistirse al cambio. El cambio es especialmente difícil para los que están contentos con las cosas tal y como son. Esta resistencia puede superarse, si se está preparado.

Una forma de superar la resistencia es incluir a los posibles detractores en el equipo. Esto no solo les ayudará a sentir que su aportación es valorada, sino que su escepticismo puede poner de manifiesto posibles problemas y plantear puntos importantes desde el principio.

Para fomentar una mayor aceptación por parte de los usuarios, desarrolle un programa de formación bien pensado. Cuanto más preparado esté para demostrar el valor del software y cómo puede liberar tiempo para un trabajo más interesante, más capaz será de superar cualquier resistencia.

A medida que el uso de terceros sigue creciendo, las organizaciones deben prestar una atención estricta a la forma en que se gestionan estas relaciones y los riesgos relacionados. Y el software de gestión de riesgos de proveedores que automatiza los procesos, estandariza las evaluaciones y envía alertas de forma proactiva es cada vez más esencial para el éxito a largo plazo. Todo lo que se necesita es un poco de preparación.

Para saber más sobre cómo prepararse para el nuevo software, descargue el libro electrónico de la OCEG, "Preparación para el cambio de tecnología de la GTPRo para saber más sobre el programa Riskonnect Software de gestión de riesgos de terceros.