En el mundo digital e interconectado de hoy en día, los proveedores y socios son más importantes que nunca, y el software de gestión de riesgos de proveedores utilizado para gestionar esas relaciones es fundamental.

Las consecuencias de no estar al tanto de la gestión de tus riesgos pueden ser enormes. Piensa en esto: Se espera que la escasez de chips semiconductores cueste a la industria automovilística 110.000 millones de dólares sólo este año. El software adecuado puede ayudarte a identificar ese tipo de riesgo de proveedor con antelación, para que puedas prepararte mejor y minimizar el impacto. Se trata de ayudar a tu empresa a tener más éxito en un escenario cambiante.

Qué hacer antes de lanzarte al proceso de licitación

Prepárate con antelación. Aquí tienes cinco consejos que te ayudarán a prepararte para el nuevo software de gestión de riesgos de proveedores.

1. Reúne al equipo.

Tendrás mucho más éxito a largo plazo si empiezas por implicar a todas las personas adecuadas dentro de la organización.

Puede que ya sepas lo que el software actual de gestión de riesgos de proveedores puede aportar al éxito de tu organización. Pero hay muchos otros que pueden ofrecer una valiosa visión de lo que necesita la empresa.

Solicita la opinión de quienes vayan a trabajar con el sistema a diario. Los usuarios de primera línea comprometidos pueden aportar valiosas ideas desde un punto de vista práctico. Y es mucho mejor incorporar sus perspectivas al principio que después.

También ayuda incluir a los que tienen la sartén por el mango. Consigue el apoyo de la dirección desde el principio, demostrando el valor del software de gestión de riesgos del proveedor para tu empresa. Cuando presentas un argumento empresarial convincente por adelantado a los poderes fácticos, tu camino es mucho más fácil.

2. Racionalizar las prácticas actuales.

No se gana nada haciendo que un proceso roto sea más eficaz a la hora de estar roto. Resístete a caer en la trampa de continuar con el statu quo simplemente porque las cosas siempre se han hecho así. Antes de empezar a buscar un nuevo software, tómate tu tiempo para reexaminar tus prácticas actuales y asegurarte de que funcionan y son eficaces. Si no es así, ésta es tu oportunidad de hacer cambios.

En pocas palabras, si las cosas no funcionan actualmente como deberían, pon remedio a la situación antes de añadir automatización o implantar un nuevo software. Y eso incluye corregir cualquier problema de calidad de los datos. Los datos malos seguirán siendo datos malos en un sistema nuevo, lo que anulará el valor de tu inversión.

Cualquier mejora que hagas ahora se verá recompensada más adelante con un impacto mayor y más rápido de tu nuevo software VRM.

3. Evalúa lo que necesitas.

A medida que racionalices tus prácticas actuales, pregúntate qué más se necesita para gestionar eficazmente a los proveedores externos.

– ¿Qué información te falta? ¿Qué no puedes hacer con tu tecnología actual que te gustaría hacer? ¿Cuáles son tus puntos de dolor diarios?

– ¿Sabes qué proveedores cumplen la normativa? ¿Es fácil saber cuándo un proveedor dejará de cumplir la normativa?

– ¿Están automatizadas las notificaciones?

Las notificaciones automáticas son especialmente críticas para los proveedores de alto riesgo que tienen acceso a tus sistemas y/o que proporcionan recursos críticos para tus operaciones. Estos vendedores también deben ser evaluados con mayor frecuencia y detalle.

Si dependes de demasiados procesos manuales, la información importante puede perderse fácilmente. Y cuantos más proveedores dependas, mayor será el riesgo.

4. Ten un plan.

Ahora que entiendes mejor lo que necesitas, traza un plan para avanzar y hacer un uso eficaz de los compromisos de tiempo de los miembros del equipo.

Establece un calendario de gestión del proyecto para todo el proceso, a fin de garantizar que te mantienes en el buen camino. Construye un calendario que comience con tus evaluaciones iniciales, seguido de
la elaboración de una RFP
la revisión de las propuestas y la programación de demostraciones, hasta la implantación y la adopción. Asegúrate de incluir el tiempo adecuado para la limpieza de datos, las pruebas del sistema y las pruebas de aceptación por parte del usuario. Y deja tiempo para hacer los ajustes necesarios antes de la puesta en marcha.

5. Prepárate para la resistencia.

La naturaleza humana es resistirse al cambio. El cambio es especialmente duro para los que están contentos con cómo son las cosas. Esta resistencia puede superarse, si estás preparado.

Una forma de vencer la resistencia es incluir a los posibles detractores en el equipo. Eso no sólo les ayudará a sentir que se valora su aportación, sino que su escepticismo puede iluminar problemas potenciales y plantear puntos importantes desde el principio.

Para fomentar una mayor aceptación por parte de los usuarios, desarrolla un programa de formación bien pensado. Cuanto más preparado estés para demostrar el valor del programa y cómo puede liberar tiempo para un trabajo más interesante, más capaz serás de vencer cualquier resistencia.

Como el uso de terceros sigue creciendo, las organizaciones deben prestar una atención estricta a la forma en que se gestionan estas relaciones y los riesgos relacionados. Y un software de gestión de riesgos de proveedores que automatice los procesos, estandarice las evaluaciones y envíe alertas de forma proactiva es cada vez más esencial para el éxito a largo plazo. Sólo hace falta un poco de preparación.

Para saber más sobre cómo prepararte para un nuevo software, descarga el libro electrónico de la OCEG, «Prepararse para un cambio en la tecnología TPRM«, o infórmate sobre el software de Gestión de Riesgos de Terceros de Riskonnect.