Las organizaciones dependen más que nunca de los proveedores externos para alcanzar sus objetivos empresariales. Como socios comerciales integrales, estos proveedores representan a su empresa, y su reputación, su marca y sus resultados están en juego. Cualquier error por su parte podría volverse en su contra. He aquí cinco pasos para asegurarse de que está protegido.

  1. Conozca a sus proveedores. Una mala decisión de un proveedor podría ser todo lo que se necesita para infligir un daño duradero a su empresa. Haga su debida diligencia por adelantado y contrate a proveedores en los que confíe y que operen de forma coherente con su forma de hacer negocios. Y mantenga su lista de proveedores actualizada. No puede protegerse de las acciones de los proveedores que no conoce.
  2. Restringir el acceso. Limite el acceso de los proveedores a los datos que deben tener absolutamente para realizar el trabajo. Tenga en cuenta que los rigurosos controles de seguridad de sus sistemas no garantizan la protección contra todas las amenazas. Los problemas pueden llegar a través de las brechas en la seguridad de los sistemas de sus proveedores, y las brechas en su sistemas de los proveedores. Exponga en detalle las directrices de seguridad en sus contratos, y sepa quién tiene acceso a qué información y cómo se maneja exactamente esa información.
  3. El cumplimiento cuenta. Usted podría tener que rendir cuentas si un proveedor infringe cualquier ley, norma o reglamento gubernamental o del sector. Asegúrese de que cuenta con los procesos adecuados para evaluar y supervisar el cumplimiento continuo de la normativa legal correspondiente. Y si algo no se cumple, lo sabrá inmediatamente y podrá actuar con rapidez.
  4. Documéntalo. No se limite a creer en la palabra de sus proveedores de que cumplen la ley, sus propios protocolos de seguridad o cualquier otro requisito que tenga para hacer negocios con su empresa. Envíe cuestionarios detallados a cada uno de sus proveedores para evaluar el nivel de riesgo que representan. Y disponga de un sistema para supervisar a cada proveedor de forma periódica para asegurarse de que se siguen los protocolos adecuados. Cuanto mayor sea el riesgo que plantee el proveedor, más frecuentemente deberá reevaluar su riesgo.
  5. Cuida la relación. Como toda buena relación, el vínculo con tus proveedores se hará más fuerte cuanto mejor sea la comunicación. Un poco de conexión humana a la antigua usanza puede allanar el camino hacia una colaboración constructiva que beneficie a todos. Saber quién está al otro lado de la línea también facilita la resolución de cualquier problema que surja.

La incorporación de proveedores puede ayudar a equilibrar las cargas de trabajo, controlar los costes, impulsar la eficiencia y mucho más. Pero todas esas ventajas tienen un coste: el riesgo no deseado. ¿Está usted bien protegido?