Descargar el estudio de caso

Desafío

Transport for London tiene cientos de proyectos en marcha en cualquier momento, y la fluidez de su ejecución es una prioridad.

La autoridad de transporte integrada es responsable de la gestión diaria de la red de transporte público de Londres, que incluye el metro de Londres, así como carreteras, puentes, túneles y otros activos de superficie.

Algunos proyectos, como la ampliación de una línea de metro, son muy grandes y muy visibles. Los presupuestos y los plazos son públicos. Y todo el mundo, desde los políticos hasta el público en general, puede ver cómo avanza el proyecto y expresar sus opiniones, lo que aumenta la presión.

El reto es completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto con un equipo de sólo 25 especialistas en riesgos. "Tenemos que dedicar nuestro equipo a los proyectos en los que más se necesitan sus conocimientos y ayudar a la organización en general a gestionar los riesgos y controles de los proyectos más rutinarios", explica Ajay Patel, responsable de riesgos - proyectos y programas de TfL.

Solución

TfL recurrió al software de gestión de riesgos de proyectos de Riskonnect hace unas dos décadas y nunca ha mirado atrás.

La organización utiliza el software para identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados a su variada cartera de proyectos. Los menús desplegables y los campos que se rellenan automáticamente facilitan la introducción de datos a cualquier persona de la organización, y los datos son siempre coherentes y creíbles.

"La calidad de los datos es fundamental", explica Patel. "El control gubernamental es riguroso. Se nos plantean preguntas muy detalladas sobre el riesgo de cada proyecto, el interés general y la financiación adecuada. Riskonnect proporciona seguridad, y eso realmente genera confianza".

TfL puede realizar fácilmente cambios en los campos, menús y otras personalizaciones rutinarias del software por sí mismo. Y el equipo de Riskonnect está ahí para ayudar con cualquier cosa complicada. "Podemos hacer lo que queramos con el sistema hasta cierto punto, y ese grado de flexibilidad tiene un valor incalculable", afirma Patel.

Los riesgos se puntúan utilizando una matriz de calidad de evaluación de riesgos del proyecto. El equipo de TfL tiene acceso al minuto para asegurarse de que los riesgos de ingeniería, entrega y comerciales han sido capturados y que las conexiones entre los riesgos y los supuestos han sido correctamente reconocidas.

El software también ofrece una simulación de Monte Carlo para predecir la probabilidad de ocurrencia y el posible impacto financiero de diferentes situaciones de riesgo. Según Patel, esta capacidad abrió los ojos de la gente al valor de usar modelos estadísticos para predecir los resultados de los riesgos, lo que ha ayudado a elevar la estatura de la gestión de riesgos en TfL.

A lo largo de los años, la organización ha acumulado una gran cantidad de datos históricos procedentes de los registros de riesgos, los costes totales de los proyectos completados y la información sobre los cambios de alcance, que se introducen en el sistema para perfeccionar las proyecciones y garantizar que se capturan y puntúan los riesgos adecuados.

Se trata de amortiguar el golpe antes de que se produzca", señala Patel. Señala que el software también se integra bien con otras plataformas utilizadas para el seguimiento de calendarios e hitos.

Cada vez más importante, Riskonnect también se utiliza para ayudar a clasificar los proyectos en dos categorías principales: de toque ligero y de toque reforzado. Los proyectos "light touch", como la sustitución de vías o la repavimentación de carreteras, utilizan el software para identificar y gestionar los riesgos, pero la ejecución corre a cargo del equipo de ejecución del proyecto. Los proyectos de mayor alcance, como la nueva línea de tránsito Crossrail, cuentan con la experiencia de los especialistas en riesgos de TfL, además del software.

Los proyectos que superan los 15 millones de libras suelen considerarse de mayor calado, pero Patel señala que el coste es sólo un punto de partida. También entran en juego la complejidad y la visibilidad de un proyecto, que se caracteriza por ser simple, estándar, significativo o importante.

"Algunos proyectos de 100 millones de libras son en realidad bastante rutinarios y pueden ser gestionados bien por el equipo de entrega de proyectos utilizando Riskonnect", explica. "Por otro lado, algunos proyectos de 5 millones de libras son extremadamente complejos o novedosos y sí requieren un especialista. Riskonnect proporciona un análisis cuantitativo detallado, pero la interpretación humana es importante".

Resultados

Uno de los primeros proyectos en los que se utilizó el software Riskonnect fue la ampliación de la línea Jubilee a Canary Wharf. Fue un éxito rotundo, y a partir de ahí el uso de Riskonnect avanzó rápidamente. Recientemente, TfL completó la ampliación de la línea Northern antes de lo previsto y por debajo del presupuesto. "La gestión de riesgos, y Riskonnect, son una parte importante de ese éxito", señala Patel.

"Riskonnect ha permitido una cultura de pensamiento de riesgo que antes no existía", añade. "La organización ve ahora la gestión de riesgos como un valor añadido, no como un mero ejercicio de marcar casillas".

Para TfL, las grandes preguntas son siempre cuánto costará un proyecto y cuánto tiempo llevará. Con Riskonnect, la organización puede utilizar el riesgo para hacer estimaciones más precisas y resultados más predecibles. "Por su coherencia, transparencia, excelente análisis y adaptabilidad, el software de Riskonnect es absolutamente fundamental para la gestión de riesgos de nuestros proyectos. Nunca podríamos volver a los días de las hojas de cálculo. Riskonnect contiene una gran cantidad de información que necesitamos para avanzar".

"Pero la verdadera joya es la asociación que hemos construido a lo largo de los años", afirma. "Nos hemos unido como individuos más allá de nuestras funciones de gestión de riesgos/proveedor de software -y más allá del propio software- como una comunidad que comparte las mejores prácticas y muestra a los demás cómo realizar proyectos con éxito. Estamos allanando el camino hacia el futuro".

Para más información sobre la gestión de riesgos de los proyectos, consulte el sitio web de Riskonnect Solución de software de gestión de riesgos de proyectos.