Aunque una investigación de incidentes (accidentes) puede parecer una herramienta reactiva -ya que tiene que producirse un suceso no deseado, o estar a punto de producirse, para impulsar una investigación-, no es necesariamente así. Un proceso de investigación bien construido puede llegar a la causa o causas raíz de un suceso y evitar que se repitan sucesos similares.
Comprender el impacto que las investigaciones pueden tener en la prevención de nuevos errores, ta Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA), ha esbozado un proceso de cuatro pasos para ayudar a los empresarios a realizar investigaciones de incidentes (accidentes) en el lugar de trabajo en una guía titulada, "Investigaciones de incidentes (accidentes): Una guía para los empresarios".
4 pasos para gestionar las investigaciones de incidentes (accidentes)
"Investigaciones de incidentes (accidentes): Una guía para los empresarios" simplifica la forma de abordar las investigaciones de incidentes o accidentes, proporcionando información útil sobre cómo:
- Preservar y documentar la escena
- Recoger datos
- Determinar las causas fundamentales
- Aplicar medidas correctoras
A pesar de las útiles instrucciones paso a paso de la guía, los empresarios pueden sentirse abrumados ante la idea de instituir todos los procesos y el papeleo correspondientes que, en última instancia, mejorarán sus técnicas de investigación.
He aquí cómo la tecnología de gestión de riesgos puede agilizar aún más las investigaciones automatizando el proceso de cuatro pasos de la OSHA de principio a fin:
1. Preservar y documentar la escena
La OSHA recomienda preservar la escena de un incidente "para evitar que se eliminen las pruebas materiales", así como grabar en vídeo, fotografiar y dibujar ciertos elementos del incidente cuando sea pertinente. También recomienda documentar con mucho detalle para captar la esencia de lo ocurrido. ¿Y quién podría discutir estas mejores prácticas?
Sin embargo, cualquiera que esté familiarizado con las escenas de incidentes (accidentes) sabe que es más fácil decirlo que hacerlo. En el calor del momento -y en medio del caos que a menudo se produce en estas situaciones- puede ser difícil abordar realmente el incidente o atender a un trabajador lesionado, y al mismo tiempo mantener todas las partes y piezas de una investigación en movimiento para que nada se pase por alto.
Tecnología de gestión de riesgos puede ayudar: Automatiza todo el gestión de incidentes de la UE, proporcionando a los usuarios sobre el terreno un marco automático sobre cómo responder a un incidente y una orientación sobre la datos que hay que recoger - todo mientras están en el lugar.
Con un dispositivo móvil y unos pocos clics, los usuarios de campo pueden iniciar sesión en un portal para acceder y registrar información relevante, ya sea relacionada con la gestión o la documentación de un cuasi accidente, un incidente o un accidente. Los formularios electrónicos con campos de datos ya establecidos dan a los usuarios de campo una idea de los siguientes pasos que deben dar o de los datos que deben recopilar. Un proceso de recopilación guiado, tipo "asistente", incorpora una lógica de preguntas dinámica, que muestra u oculta más preguntas en función de las respuestas anteriores.
La tecnología de gestión de riesgos adecuada también facilitará el salto a diferentes partes del proceso de recopilación electrónica y la validación de las secciones completas e incompletas. Además, los usuarios de campo también pueden cargar cualquier foto, vídeo o dibujo relacionado con el incidente junto con los datos estándar del incidente que recogen, lo que ayuda a mantener todos los componentes organizados para que nada se escape.
2. Recogida de datos
La automatización puede hacer que su programa de seguridad sea más seguro. Esta funcionalidad permite conservar y documentar sin problemas la escena de un incidente o accidente: Toda la recopilación de datos y la documentación pueden tener lugar in situ, sin tener que revolver el papeleo; alertar sobre la debida diligencia de la investigación; o volver a capturar los datos del incidente una vez que los usuarios de campo regresen a sus escritorios o una vez que el equipo de seguridad se haga con la información que se recopiló manualmente.
Gestionar los incidentes y accidentes en el momento, tratando de preservar los detalles de lo ocurrido, no es tarea fácil. Sin embargo, es importante si se quiere llegar al fondo del problema y evitar que se repita una situación similar.
Con la tecnología de gestión de riesgos puede reunir la información que necesita en un proceso de recogida ágil y flexible. El ahorro de tiempo resultante y la mejora de la precisión se traducen en más tiempo para instituir realmente acciones correctivas y llegar a la siempre importante parte preventiva de gestión de riesgos de seguridad.
3. Análisis de la causa raíz
Si quiere reforzar la cultura de seguridad de su organización, es importante descubrir el origen de los incidentes o accidentes que se produzcan, mediante una técnica de investigación denominada análisis de la causa raíz.
Hacerlo le permite tomar medidas correctivas rápidas y evitar que se repitan, razón por la cual el análisis de la causa raíz es tan recomendado por las organizaciones de salud y seguridad.
Por supuesto, antes de llegar a la causa raíz, hay que tener un relato exacto de lo ocurrido.
La tecnología de gestión de riesgos puede ayudarle a realizar un "Cinco porqués" Análisis - una técnica por la que se hace repetidamente la pregunta "¿Por qué?" (al menos cinco veces, como media), con el fin de llegar a la causa raíz. El sistema activará automáticamente las preguntas "por qué" para facilitar una investigación productiva.
Pero más allá de la recopilación de información, la tecnología de gestión de riesgos también simplifica el análisis de esos datos, facilitando su interpretación y, por tanto, la detección de la causa principal.
Consolidación de datos y análisis visual: El análisis de la causa raíz, más fácil
En primer lugar, la tecnología de gestión de riesgos conecta y normaliza fuentes de datos dispares en una única y comprensible fuente de verdad que puede compartirse con otros en aras de la colaboración.
Esto significa que todos los datos se recogen, se formatean, se almacenan y se comparten en un solo lugar, lo que no sólo proporciona a los usuarios un acceso completo a la información pertinente, sino que les da acceso en una sola vista en lugar de tener que cambiar entre diferentes archivos y fuentes de datos con formatos únicos.
Además, la tecnología de gestión de riesgos adecuada creará imágenes significativas, como gráficos interactivos, tablas, líneas de tiempo y diagramas de causa y efecto/espina dorsal a partir de los datos, facilitando el seguimiento de la narración del incidente, así como el análisis de los factores causales y contribuyentes para priorizar y orientar mejor las acciones correctivas.
Vea esta línea de tiempo visual creada a partir de un hipotético incidente sanitario:
En última instancia, el uso de la tecnología de gestión de riesgos de estas maneras puede ayudarle a dedicar menos tiempo y esfuerzo a la realización de análisis de las causas fundamentales y más tiempo para centrarse en la mejora de la seguridad.
Los análisis de causa raíz son una herramienta fundamental para la mejora de la seguridad y la gestión de riesgos. Pero, con demasiada frecuencia, no se realizan con la suficiente frecuencia o rapidez tras el descubrimiento y la notificación de un suceso.
4. Tomar medidas correctivas
Todos los datos y análisis de la investigación de incidentes (accidentes) del mundo no servirán de nada si no se hace un seguimiento con acciones correctivas que realmente rectifiquen las causas fundamentales de los acontecimientos.
Los incidentes o accidentes a los que no se les da seguimiento con acciones correctivas son sólo más accidentes a punto de ocurrir, quizás con ramificaciones aún más costosas que la primera vez. Y es que un accidente que ocurre más de una vez no es sólo un accidente: Es un problema sistémico que puede afectar a la reputación, la moral y los resultados de una organización.
Sin embargo, con demasiada frecuencia, las acciones correctivas se ven frenadas por la indecisión, la burocracia y la falta de comunicación. Las organizaciones no disponen de los datos y las herramientas de análisis adecuados para confiar en la toma de decisiones de las acciones correctivas, o bien carecen de los marcos internos adecuados para tomar decisiones y emprender acciones, o ambas cosas.
Cómo hacer que las acciones correctivas sean automáticas
Estos retos se minimizan con la tecnología de gestión de riesgos. No solo facilita la recopilación y el análisis de datos de incidentes sin fisuras para mejorar la toma de decisiones, la tecnología de gestión de riesgos automatiza el proceso de acción correctiva - ofreciendo el tan necesario marco para hacer avanzar las iniciativas y responsabilizar a los individuos.
Algunas de las formas más específicas en que la tecnología de gestión de riesgos puede ayudar a agilizar el proceso de acción correctiva incluyen:
- Plantillas de acciones correctivas: Ahorre tiempo utilizando documentos electrónicos planificados para iniciar el proceso de acción correctiva, en lugar de crear un formulario único para cada nuevo evento.
- Seguimiento automatizado: Asigne electrónicamente las tareas de acción correctiva a las partes interesadas pertinentes. Las tareas pueden marcarse como completas, o pueden automatizarse los disparadores de escalada cuando se produzcan retrasos. El estado de las actividades es visible para los usuarios autorizados.
- Avisos de flujo de trabajo y comentarios capturados: La finalización de las tareas también puede desencadenar flujos de trabajo automatizados, que inciten a otras partes interesadas a completar las tareas y ofrecer comentarios relacionados con las acciones correctivas, a través de una cadencia de actividad establecida.
Si no se toman las medidas oportunas, la organización puede verse perjudicada: La moral puede decaer y las sanciones pueden ser cuantiosas. Es fundamental que se registren todos los datos relevantes, que se informe del estado de los problemas y que los procesos automatizados de escalamiento garanticen que las acciones correctivas se lleven a cabo de manera oportuna.
¿Está interesado en aprender a automatizar el proceso de acción correctiva? Haga clic aquí para saber más, o consulte nuestro libro blanco sobre Análisis de las consecuencias imprevistas de las actualizaciones de la norma de la OSHA sobre las pruebas de detección de drogas después de un accidente.
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