Los talleres sobre riesgos son una parte indispensable de un programa eficaz de gestión de riesgos empresariales. Son una poderosa herramienta para involucrar a los responsables de la toma de decisiones en el proceso de gestión de riesgos y para construir una cultura más madura, transparente y consciente de los riesgos.

Según Rob QuailExperto de renombre en ERM, autor, y frecuente Riesgo en el trabajo orador, los talleres sobre riesgos consisten en mantener conversaciones y establecer prioridades. Reúnen a los principales responsables de la toma de decisiones en una plataforma estructurada para debatir el panorama de riesgos, identificar los puntos fuertes y las lagunas en la preparación, aplicar el pensamiento analítico y tomar decisiones. Los talleres sobre riesgos ofrecen un lugar seguro para hacer preguntas, obtener respuestas, mantener debates abiertos y ser testigos de las decisiones tomadas. Son la mejor manera de conseguir que los responsables de la toma de decisiones incorporen la reflexión sobre el riesgo a las actividades cotidianas.

Preparación de un taller sobre riesgos

Contar con un patrocinador es esencial para el éxito de un taller de riesgos. El patrocinador es la persona responsable del riesgo y tiene autoridad para tomar decisiones relacionadas con la tolerabilidad y las medidas que deben adoptarse. El patrocinador identifica los objetivos, decide el orden del día, presenta los criterios de riesgo, formula preguntas de sondeo al grupo y asigna acciones. El patrocinador debe estar en la sala durante todo el taller para presenciar el debate, hacer preguntas, comprobar los supuestos y tomar decisiones sobre cómo avanzar. Al final, el patrocinador comparte las conclusiones del taller con la dirección y otras partes interesadas.

Otros elementos esenciales son:

Objetivos. ¿Por qué organiza el taller sobre riesgos? ¿Qué problema pretende abordar? Una forma de identificar los objetivos es mediante una matriz. La matriz puede ayudarle a determinar si el taller debe centrarse sobre todo en la toma de decisiones sobre los riesgos, o más bien en el aprendizaje sobre los riesgos. Considere también si su enfoque es amplio o limitado. Un enfoque amplio explora los riesgos estratégicos, mientras que un enfoque limitado se centra en riesgos específicos, haciendo un uso intensivo de los datos para evaluar los riesgos y la adecuación de las medidas paliativas.

Orden del día. ¿De qué riesgos se va a hablar? El patrocinador puede solicitar la opinión de los participantes antes o al inicio del taller sobre riesgos, pero en última instancia es responsabilidad del patrocinador decidir lo que se va a debatir. Junto con el orden del día, es posible que tenga que proporcionar a los participantes información o datos de referencia. Si es así, procure que sea muy estructurada y sencilla.

Criterios de riesgo. ¿Qué va a hacer con estos riesgos? ¿Cómo va a medir los riesgos? ¿Qué es tolerable? Los criterios de riesgo son el principal instrumento para ralentizar y descomprimir el pensamiento a fin de superar los prejuicios individuales y colectivos y establecer vínculos entre los juicios de riesgo de un individuo y los objetivos generales de la organización. También proporcionan una forma coherente de evaluar si los controles establecidos son exhaustivos dado el alcance del riesgo y la probabilidad de que se produzca en un plazo determinado. Deben calibrarse para permitir una evaluación coherente del riesgo y un juicio de tolerabilidad de los riesgos en toda la organización.

Facilitadores. Lo ideal es que un taller cuente con dos animadores. Uno dirige el tráfico y el otro registra lo que se dice. Los animadores tienen autoridad sobre el proceso. Gestionan el orden del día, resumen los puntos de vista y controlan el tiempo. No expresan opiniones, editorializan ni emiten juicios.

Instalaciones. Celebrar el taller fuera de las instalaciones ofrece un entorno neutro y evita que los participantes vuelvan a sus escritorios durante los descansos. Se desaconseja celebrar un taller virtualmente, pero puede ser necesario para acomodar a las personas que no pueden asistir en persona.

Equipamiento. Utilice una herramienta de votación anónima, como los teclados de votación, para medir las opiniones de los participantes y aumentar el compromiso. Los resultados de la votación estimulan el debate y ayudan a minimizar el pensamiento de grupo.

Es útil tener dos pantallas en la sala. Una pantalla se utiliza para seguir los puntos del orden del día y mostrar los resultados de las votaciones. La segunda pantalla sirve para presentar los documentos pertinentes y/o mostrar el debate grabado por un moderador.

"No haré un taller de riesgo sin votación anónima", dice Quail. "Garantiza que todo el mundo participe individualmente. Es eficaz. En cinco segundos sabes lo que piensa todo el mundo sobre ese riesgo, y puedes utilizarlo para orientar el debate".

Gente. Planifique invitar a entre ocho y 18 personas a su taller. Esto permite una representación completa de los conocedores de los riesgos de la organización, sin dejar de ser un grupo manejable.

La hora. Cuatro horas es lo óptimo para mantener al grupo centrado y en el buen camino. Más tiempo puede resultar agotador, y el compromiso empieza a disminuir. Con una planificación adecuada, debería ser posible debatir un riesgo en 20 o 30 minutos. Por lo tanto, en un taller de cuatro horas, es probable que pueda cubrir entre ocho y doce riesgos. Duplique el tiempo necesario para cada riesgo si el taller es virtual.

Cinco pasos para el éxito de un taller sobre riesgos

"En lugar de decirle a alguien cómo hacer gestión de riesgos con una pila de diapositivas, [en un taller sobre riesgos] tomamos un problema empresarial real con decisiones reales que hay que tomar y lo analizamos juntos", explica Quail. "Aprenden sobre ERM haciéndolo".

El objetivo de un taller sobre riesgos no es necesariamente llegar a un consenso sobre cada tema. Se trata más bien de proporcionar al patrocinador información y conocimientos suficientes para tomar decisiones y seguir adelante. He aquí cinco pasos para evaluar cada riesgo del orden del día:

  1. Comprender el riesgo. Pida a los participantes que describan situaciones hipotéticas en las que podría producirse un riesgo. Es posible que acabe con hasta una docena de variaciones. Esto le dará una amplia idea de cómo podría ser el riesgo y le ayudará a construir una comprensión colectiva del mismo. Todos los hechos estarán sobre la mesa, lo que hará que el debate posterior sea mucho más productivo. "La ventaja de utilizar situaciones hipotéticas en lugar de, por ejemplo, redactar una definición, es que resulta mucho más divertido y atractivo", afirma Quail.
  1. Mida el riesgo. Analice el impacto que el riesgo podría tener en toda la organización. ¿Podría el riesgo afectar a las finanzas, la reputación, los empleados, los clientes y otras partes interesadas? Pida a los participantes que voten anónimamente sobre el peor resultado posible de la amenaza basándose en los criterios de riesgo establecidos. Inicie el debate pidiendo a un participante que explique los motivos de su voto. La idea es suscitar la conversación y el debate. A continuación, realiza una segunda votación y comprueba cómo han cambiado de opinión los participantes. Una vez más, el objetivo no es llegar a un acuerdo, sino proporcionar al patrocinador información suficiente para tomar decisiones.
  1. Examinar la solidez de los controles. ¿Dispone de planes, políticas, acciones e indicadores? Este paso se centra en los controles existentes, así como en sus puntos fuertes y débiles. Dirija la conversación hacia cuestiones como la responsabilidad ante el riesgo, los recursos disponibles, la coordinación y el seguimiento de los controles. El facilitador puede sondear utilizando los modelos de control como punto de referencia para asegurarse de que se tiene una visión completa de cómo son los controles y dónde podría haber lagunas. Los participantes vuelven a votar de forma anónima sobre la eficacia de los controles.
  1. Evaluar la probabilidad de ocurrencia. Pregunte a los participantes qué probabilidad creen que existe de que se produzca el riesgo en, digamos, los próximos cinco años, y pídales que voten en una escala de probabilidad. Mientras que las estimaciones de la probabilidad de cada riesgo son simplemente la mejor suposición de cada participante (que puede no ser muy exacta en sentido absoluto), el valor es la estimación del grupo de la probabilidad relativa de que se produzca un riesgo en comparación con otros.
  1. Decida si este riesgo es tolerable. Una vez que el facilitador resuma los puntos clave planteados en el debate, el patrocinador podrá decidir si el riesgo es tolerable sobre la base de los controles actuales o si es necesario tomar medidas para gestionarlo mejor. A continuación, el patrocinador asignará las medidas necesarias. El último paso es preparar un informe para otros ejecutivos y partes interesadas.

Al final del taller sobre riesgos, los participantes comprenderán mejor los riesgos y cómo interactúan entre sí. Y el patrocinador dispondrá de los conocimientos necesarios para tomar decisiones acertadas.

Quail subraya que los talleres sobre riesgos no son sólo para la alta dirección o los consejos de administración. "Lo bueno de los talleres sobre riesgos es que convencen a la gente del valor de la ERM. Si se quiere que la ERM perdure, hay que profundizar en la organización y encontrar formas de inyectarla en la forma de actuar de los responsables de la toma de decisiones en todos los niveles de la empresa."

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