Cómo el Departamento de Educación de Queensland transformó sus capacidades de información y toma de decisiones con una visión única del riesgo
INDUSTRIA
Gobierno y Educación
UBICACIÓN
Australia
NÚMERO DE EMPLEADOS
85,000
El tercer estado más grande de Australia confía en la solución Riskonnect para supervisar el riesgo y el cumplimiento de la normativa en todas las escuelas y oficinas regionales.
El Departamento de Educación de Queensland ofrece servicios educativos de primera clase para las personas en cada etapa de su desarrollo personal y profesional. A través de sus carteras clave de Primera Infancia y Educación, el Departamento emplea a más de 85.000 personas en todo Queensland, con personal ubicado en más de 1.200 lugares de trabajo, incluyendo escuelas estatales y oficinas regionales. Como tercer estado más grande, Queensland representa más del 20% de la matrícula educativa del país.
El reto
Sus profesores y directores cuentan con el apoyo de una amplia gama de personal especializado, corporativo y de apoyo que supervisa y gestiona las operaciones diarias y estratégicas para garantizar el buen funcionamiento de toda la organización.
Con un número tan elevado de personal y estudiantes en todo el Estado, el Departamento necesita asegurarse de que se protege contra cualquier acontecimiento adverso que pueda afectar a su comunidad financiera y socialmente, así como mantener el bienestar individual.
En los últimos cinco años, el número y la complejidad de los riesgos que hay que gestionar en toda la organización para conseguirlo han aumentado considerablemente, lo que ha hecho que el equipo de gestión de la empresa sea responsable de una serie de riesgos departamentales de distinta naturaleza y prioridad.
Los riesgos pueden ir desde la atención al alto crecimiento de la población (en el sur), los problemas de aislamiento de las poblaciones remotas (enseñanza a distancia en el norte), los ataques de cocodrilos en el norte del estado hasta los fenómenos meteorológicos como los ciclones que obligan a cerrar las escuelas en todo el estado y los consiguientes riesgos de inundación. Reconociendo la importancia de una sólida gestión de riesgos, el Departamento ha invertido en la solución Riskonnect's Project Risk Manager.
La solución de Riskonnect no sólo cumplió nuestros requisitos, sino que la PMR era intuitiva y se ajustaba a la nueva forma en que hablábamos del riesgo. Nos permite visualizar los riesgos de forma diferente.
Una visión única del riesgo en un marco de gestión empresarial
A medida que sus sistemas de gestión actuales se iban haciendo cada vez más dependientes de las hojas de cálculo de Excel, el equipo se dio cuenta de que el proceso de supervisión y control de los riesgos, con mucho texto, no se ajustaba a su nuevo marco y procedimientos de gestión. Además, al equipo le resultaba difícil interpretar el valor de los riesgos, controlar las tolerancias y las tendencias e informar y comunicar sobre ellos.
Robyn Albury, Directora Ejecutiva de Gobernanza, comenta: "Empezamos a buscar la forma de comunicar el riesgo que tuviera sentido para los responsables de la toma de decisiones. Partimos de una base de procesos de calidad y creamos un marco de gestión de riesgos más fácil de entender. Como resultado, cambiamos nuestro lenguaje y la forma en que queríamos discutir e informar sobre el riesgo, y las hojas de cálculo con más de 800 riesgos ya no se ajustaban a esta forma de trabajar. Como resultado, cambiamos nuestro lenguaje y la forma en que queríamos discutir e informar sobre el riesgo, y las hojas de cálculo con más de 800 riesgos ya no se ajustaban a esta forma de trabajar. El equipo de riesgos de la empresa estableció sus requisitos y después de invitar a varias compañías a licitar, seleccionó a Riskonnect por su experiencia en el espacio GRC - y específicamente por su solución de gestión de riesgos, Project Risk Manager (PRM). Tenemos procesos de adquisición muy específicos que establecen nuestras necesidades en detalle. La solución de Riskonnect no sólo las satisface, sino que el PRM es intuitivo y se ajusta a la nueva forma en que hablamos del riesgo. Nos permite visualizar los riesgos de forma diferente, lo que a su vez nos ayuda a mantener conversaciones diferentes sobre las acciones y los controles que tenemos en marcha".
Podemos calcular el número de riesgos, clasificarlos y observar las tendencias, lo que nos ayuda a comunicar a los altos cargos su perfil de riesgo.
Datos de riesgo compartidos por toda la organización
Otra ventaja clave de la elección de Riskonnect fue que, al ser una solución basada en la nube, permite a los gestores de las siete oficinas regionales, así como al equipo central de gestión de riesgos empresariales, utilizar el mismo sistema. Tras el despliegue inicial para los usuarios centrales, el Departamento desplegó una segunda oleada de licencias Risk Express, diseñadas para los usuarios empresariales.
Los directivos de toda la organización gestionan ahora activamente los riesgos y los actualizan trimestralmente, mientras que el equipo de riesgos de la empresa se encarga de interrogar e informar sobre las tendencias, los controles y las medidas para el equipo de alta dirección.
Nikki Tran, Directora en funciones de Riesgos y Políticas, comenta que "el uso de PRM nos ha ayudado a cambiar nuestras conversaciones con los propietarios de los riesgos. Es más fácil para ellos presentar el riesgo de forma visual y para nosotros interrogar los datos y darnos información. Podemos ver la probabilidad y las consecuencias de determinados riesgos, informar sobre los controles existentes y las medidas adoptadas.
Antes no teníamos controles y acciones documentados; ahora tenemos esa visibilidad y podemos utilizarla para áreas de negocio y propietarios específicos. Es lógico y está alineado con nuestros procesos, respaldado por datos relevantes. Podemos calcular el número de riesgos, categorizarlos y observar las tendencias, lo que nos ayuda a comunicar a los altos cargos su perfil de riesgo".
Ahora podemos presentar de forma eficaz informes completos sobre el cumplimiento de la normativa al Consejo de Administración. Utilizando un enfoque basado en el riesgo es fácil poder identificar los controles y las acciones necesarias que se ajustan a nuestras políticas para cumplir con nuestras obligaciones legales.
Lograr el cumplimiento con un enfoque basado en el riesgo
El control del cumplimiento de las normas también ha sido una ventaja importante del uso de la PMR.
El Departamento ha implantado ahora un enfoque basado en el riesgo para gestionar el cumplimiento, identificando dónde se han cumplido las obligaciones, quién es responsable y dónde hay que tomar medidas. El equipo ha introducido un perfil de riesgo de urgencia, que ayuda a identificar los riesgos, resumir los controles y supervisar las acciones que las personas poseen.
Albury afirmó: "Ahora podemos presentar de forma eficaz informes completos sobre el cumplimiento de la normativa al Consejo de Administración. Utilizando un enfoque basado en el riesgo, es fácil identificar los controles y las acciones necesarias que se ajustan a nuestras políticas para cumplir nuestras obligaciones legales. En el pasado, podíamos tener una lista de acciones a lo largo de varios años contra algunos riesgos, sin poder hacer un seguimiento del progreso o los resultados. Ahora podemos supervisar y evaluar lo que los propietarios de los riesgos están haciendo para mitigarlos y lograr su cumplimiento, lo que nos da una línea de visión mucho mejor para el riesgo. Podemos empezar a relacionar las calificaciones de los riesgos con los impulsores externos que realmente están ocurriendo, tomar medidas e informar sobre ellas".
Por ejemplo, el equipo de riesgos tiene ahora visibilidad de los riesgos relacionados con la salud y la seguridad en el trabajo en una región rural concreta, que actualmente se encuentra fuera de su tolerancia acordada.
Esto se debe a que hay un gran número de profesores que visitan diferentes escuelas de la región y pasan largos periodos de tiempo, a veces hasta 10-12 horas, conduciendo para enseñar música y otras materias especializadas. Ello plantea riesgos potenciales para su salud y seguridad que deben abordarse mediante controles y acciones adecuados para cumplir los requisitos legislativos.
Albury afirmó que "al examinar las cifras de nuestras auditorías internas en cada escuela de la zona, hemos podido identificar que 39% de las escuelas tienen una infracción en materia de salud y seguridad en el trabajo o problemas de incumplimiento. Gracias a los controles y a los datos que hemos creado en PRM, ahora podemos profundizar e identificar cuál es el riesgo, quién es el propietario y qué está haciendo al respecto".
Podemos informar fácilmente a nuestro consejo de administración de la procedencia de la calificación, de qué área la está viendo e identificar por qué está fuera de la tolerancia".
La PMR ha transformado nuestra capacidad de elaboración de informes y nuestra toma de decisiones. Nos presenta una gran historia, o bien nos ayuda a centrarnos en las áreas que necesitan la atención de nuestro Consejo de Administración Ejecutivo. Nos proporciona una transparencia total y una visión única del riesgo en toda la organización.
Más información para tomar mejores decisiones
En general, la PRM está dando al equipo de gestión de riesgos de la empresa los hechos a su alcance y la capacidad de interpretarlos para destacar los problemas, las acciones o los éxitos.
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