Descripción del proyecto

Fondo Nacional de Inversión Inmobiliaria

Industria

Bienes inmuebles comerciales

Cliente

National Real Estate Investment Trust (Cliente)

Enfoque

Certificado de seguro (COI) y propiedades

Sistema anterior

Hojas de cálculo internas

Desafío

Con más de $5 mil millones en instalaciones, el Cliente se enfrentaba a un tremendo reto a la hora de mantener el cumplimiento y gestionar los valores de sus propiedades, los contactos y los COI. El cliente gestiona más de 100 ubicaciones que representan más de 10 millones de pies cuadrados, con múltiples inquilinos y contratos de arrendamiento para cada propiedad. Reunir todos los datos necesarios para gestionar de forma responsable y eficaz el riesgo de estas propiedades era difícil, y el proceso interno de utilizar hojas de cálculo era poco fiable y engorroso de seguir.

Solución Riskonnect

Con la plataforma de gestión de riesgos de Riskonnect, el Cliente tiene ahora todas sus propiedades y datos de propiedad dentro del sistema. Los datos de la COPE se almacenan y gestionan fácilmente para cada ubicación, y el Cliente gestiona la configuración de uso compartido para que sólo un usuario que figure en una propiedad pueda ver esa propiedad, añadiendo una capa de seguridad adicional. Cada propiedad puede tener múltiples arrendamientos asociados. Todos los contratos de arrendamiento se adjuntan a una propiedad para que el Cliente pueda ver rápidamente quiénes son los inquilinos en esa ubicación, y puedan acceder rápidamente a su información de contacto. Esto es muy útil si algo imprevisto ocurre en ese lugar y el cliente necesita contactar con los inquilinos. 

El cliente también utiliza el sistema para controlar los certificados de seguro de todos sus inquilinos. Una función de cumplimiento "marca" visualmente un COI si no cumple con los requisitos mínimos de seguro para la ubicación. Normalmente hay varios COIs por inquilino, que a menudo especifican diferentes coberturas, como GL, riesgo de construcción, propiedad, paraguas y compensación de los trabajadores. El sistema hace un fácil seguimiento de todos los COIs, y el flujo de trabajo automatizado envía una alerta si un COI está a punto de expirar para ayudar al Cliente a gestionar el cumplimiento del inquilino. Los administradores y asistentes de administradores de propiedades reciben informes mensuales programados sobre las COIs que han caducado hace más de 30 días, los contratos de arrendamiento sin COIs activos, las COIs rechazadas y las COIs pendientes de revisión por parte del supervisor para que puedan gestionar fácilmente todos los aspectos de sus propiedades. Además, todos los siniestros están asociados a una propiedad, por lo que pueden evaluar rápidamente si hay algún problema recurrente en una determinada ubicación. Si las tarifas de un determinado transportista cambian, se pueden proporcionar notificaciones a los respectivos administradores de propiedades.   

La plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect proporciona al Cliente un RMIS seguro y totalmente escalable basado en la nube desde el que gestionar los datos de riesgo de su organización. El gestor de riesgos del cliente puede ejecutar informes en una fracción de segundo, y la calidad de los datos se mejora con validaciones de datos y flujos de trabajo. Nada escapa a la pista de auditoría dentro de Riskonnect RMIS, lo que garantiza que el Cliente tendrá plena visibilidad de la integridad de sus datos. Con la plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect, el equipo de gestión de riesgos del Cliente puede comunicarse con los administradores de propiedades a través de la comunicación social integrada, y las tareas se gestionan y rastrean fácilmente para su seguimiento. Los administradores de propiedades pueden enviar correos electrónicos desde el sistema a los inquilinos sin necesidad de concederles acceso al sistema. Estos correos electrónicos contienen información específica sobre el incumplimiento del inquilino, y una copia del correo electrónico se almacena en el registro del certificado junto con la hora y la fecha de distribución. La interfaz basada en la web es fácil de usar y facilita la adopción local, mientras que la funcionalidad totalmente móvil de Riskonnect mantiene a los usuarios del cliente productivos mientras se desplazan entre propiedades.

Resultados

Para esta gran empresa de inversión inmobiliaria, el reto de gestionar la multitud de COIs y arrendamientos era desalentador y consumía mucho tiempo. Riskonnect RMIS no sólo proporcionó al cliente un único repositorio de datos desde el que gestionar todos los datos de riesgo de su organización, sino también un sistema eficiente desde el que realizar el seguimiento y la gestión de sus arrendamientos y COIs. Con el estado de los COIs en tiempo real, son capaces de asegurar el aumento de cumplimiento de los seguros. Con un mayor cumplimiento, están reduciendo su exposición a las pérdidas. Ahora tienen una única ubicación desde la que ver sus datos COPE, contratos de arrendamiento, inquilinos y COIs. Los informes automatizados alertan a los administradores de propiedades sobre los COI y los contratos de arrendamiento que necesitan ser revisados o actualizados. Estas importantes tareas son ahora manejables, y gran parte de la carga administrativa de seguimiento de estos elementos se ha eliminado, debido a los procesos de negocio automatizados. La administración tiene ahora la capacidad de informar rápidamente sobre la información de la propiedad, el arrendamiento, el COI, el inquilino y las reclamaciones, con informes ad hoc y estándar que se devuelven en una fracción de segundo utilizando datos en tiempo real.