COVID-19 está cambiando el núcleo de la mano de obra estadounidense. Con los mandatos federales de distanciamiento social y las órdenes locales de permanencia en el hogar, muchas organizaciones están poniendo en marcha planes de continuidad empresarial.

Los equipos que antes trabajaban codo con codo han pasado a trabajar a distancia para facilitar la resistencia operativa en una economía muy incierta.

Pero, ¿cuáles son otras formas en que estos cambios afectan a sus equipos, específicamente en lo que respecta a las políticas y procedimientos de recursos humanos (RH)? ¿Están estos componentes incluidos en su programa de gestión de la continuidad del negocio (BCMP)? ¿Funcionan los planes que creaste antes de la pandemia como habías previsto?

Recientemente nos sentamos con Jeff Gelinas, Vicepresidente de Personas, Producto y Marketing de Grupo Engage2ExcelEn el marco de la conferencia, el Sr. G. B. B., se refirió a la forma en que el coronavirus pone de relieve las políticas de recursos humanos, especialmente en lo que respecta al papel de los recursos humanos en la planificación y ejecución de la continuidad de las actividades.

En primer lugar, le preguntamos a Jeff sobre los tipos de políticas de RRHH que necesitan las organizaciones durante una pandemia y cómo les afecta el cambio al teletrabajo.

Políticas de RRHH efectivas para equipos remotos

"La pandemia de COVID-19 podría plantear la necesidad de actualizar las políticas para tener en cuenta esas situaciones inimaginables que nadie esperaría, como la que está ocurriendo ahora mismo en todo el mundo", dijo. "Ahora vemos que una parte importante de la mano de obra de "front office" trabaja desde casa. Y aunque las organizaciones llevan muchos años apoyando cada vez más los acuerdos de teletrabajo, no se había previsto algo de esta envergadura."

Como resultado, muchas empresas se ponen frenéticamente al día en medio de la crisis, tratando de mitigar las lagunas de sus políticas.

Algunas de las cuestiones clave que están saliendo a la luz son si las políticas de seguridad existentes son eficaces o necesitan ser actualizadas para reflejar este repentino empuje hacia una fuerza de trabajo remota casi a gran escala, y si los empleados que ahora trabajan desde casa (algunos de los cuales puede que nunca hayan trabajado desde casa antes) tienen una formación adecuada sobre las políticas de seguridad y los requisitos de privacidad de datos.

La situación de la COVID-19 plantea muchos interrogantes, dijo Jeff, al tiempo que esbozaba algunas de las grandes cuestiones que las organizaciones han abordado en el último mes. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es su política en materia de permisos?
  • ¿Son los empleados responsables de su parte de las prestaciones mientras están de permiso?
  • ¿Pueden los empleados utilizar el tiempo libre pagado (PTO) durante un permiso?
  • ¿Los empleados acumulan tiempo libre pagado durante un permiso?
  • ¿Necesita modificar la política de despido de su organización debido a la COVID-19?
  • ¿Cómo se maneja a los empleados que no están enfermos ni tienen que estar en cuarentena, pero que tienen miedo y ansiedad por venir a trabajar?
  • ¿Cómo se gestiona la conectividad en casa de los empleados que no están acostumbrados a trabajar desde casa?
  • ¿Qué pasa si algunos empleados no tienen Internet de alta velocidad o el equipo necesario?

"La situación actual crea muchos grises, y los grises no son precisamente los mejores amigos de una persona de RRHH", dijo Jeff. "Una de las claves para superar este reto es la agilidad. Asegúrate de tener un grupo de trabajo (con representación de RRHH, comunicaciones, legal, TI y operaciones) para hablar de los problemas a medida que surgen y poder responder rápidamente."

Jeff advierte que los equipos cometerán errores, pero es el momento de aprender de ellos.

"Por ejemplo, el Congreso de los Estados Unidos aprobó recientemente la Ley de Respuesta al Coronavirus de Families First y Proyecto de ley de estímulo contra el coronavirus que da nuevas orientaciones a las empresas", explicó. "Es importante que las organizaciones entiendan el contenido de estos proyectos de ley".

El papel de RRHH en la planificación del BCMP

Así pues, mientras los equipos de continuidad del negocio abordan activamente esta nueva frontera empresarial impulsada por la pandemia, ¿es ahora el momento de incorporar a sus equipos de RRHH o deberían haber participado en el proceso desde el principio?

"Es importante incluir a los RRHH en los debates sobre la continuidad de la actividad. tempranono cuando el plan ya ha sido redactado y está pasando por una revisión final", dijo Jeff.

"Una falacia común es hacer que un líder de TI o de operaciones sea el 'dueño' del plan, pero al hacerlo a menudo se pierden los componentes clave de las personas, como la planificación de la sucesión. Se puede tener un plan de recuperación de desastres brillante, pero en tiempos de pandemia, los componentes de las personas son fundamentales."

La experiencia de estos miembros del equipo centrados en las personas puede ser más importante que durante una crisis o un acontecimiento perturbador.

"Cuando RRHH se comunica, también es recomendable que alguien de comunicaciones internas (o de marketing) revise los correos electrónicos críticos para asegurarse de que el contenido tiene el mensaje y el tono adecuados", dijo. "Por ejemplo, a lo largo de esta pandemia, ha habido mucha información que comunicar, pero es importante no olvidar nunca que las palabras de ánimo y gratitud también llegan muy lejos para los empleados. Por ejemplo, "Nosotros se superar esta crisis". Cuando las cosas vuelvan a la normalidad, los empleados recordarán la forma en que fueron tratados".

Construir mejores relaciones entre los profesionales de los RRHH y de la BC

La pandemia de COVID-19 es una oportunidad de aprendizaje para todos, especialmente para los profesionales de las empresas, que probablemente no hayan tenido que enfrentarse a una pandemia que rompa la economía en su vida.

Así pues, ¿cómo pueden los profesionales de la continuidad de la actividad aprovechar mejor los conocimientos de RRHH para elaborar planes de continuidad de la actividad más sólidos y eficaces?

"Los departamentos de RRHH lo ven todo: lo bueno, lo malo y lo feo", señala Jeff. "Ayudan a promover la misión y la visión de la organización al tiempo que ven cualquier grieta en los cimientos. Dado que el departamento de RRHH trabaja con todos los departamentos de la organización, el equipo de RRHH está bien preparado para señalar los riesgos y las vulnerabilidades que otros departamentos pueden pasar por alto, especialmente en torno al activo número 1 de la organización: su gente."

RRHH también tiene acceso a muchos datos importantes que pueden ayudar a fortalecer su programa de continuidad de negocio, por lo que Jeff recomienda establecer relaciones que le ayuden a aprovechar esos datos para poder utilizarlos en todo su potencial.

Lecciones para aprender

En esta era de la continuidad de la actividad de COVID-19, Jeff destaca tres lecciones de recursos humanos de las que toda empresa puede aprender:

  1. Adelántese a la comunicación de crisis. Construya herramientas de comunicación efectivas y valoradas antes de una crisis, para que sus empleados estén familiarizados y aprecien esas interacciones y luego construya sobre esos procesos cuando se desarrolle una crisis.
  2. Crear un grupo de trabajo específico. Este grupo de trabajo debe ser interdepartamental y representar una gama de cargos y responsabilidades dentro de su empresa. Considere la posibilidad de incluir una representación de RRHH, comunicaciones, legal, informática y operaciones.
  3. Valorar el reconocimiento y la apreciación. El reconocimiento y la apreciación pueden ser de gran ayuda durante una crisis. Asegúrese de que su equipo sabe que se les aprecia por lo que son y por lo que hacen. Puede ser algo tan sencillo como reconocer a la persona que cambia el desinfectante de manos en sus puestos de saneamiento hasta una implicación más profunda, como la de la persona que idea estrategias creativas de recursos para fomentar el distanciamiento social. Utilice herramientas de reconocimiento y recompense los esfuerzos para proteger la salud y la seguridad.

Mirando al futuro

COVID-19 crea una oportunidad única para que las organizaciones de todos los tamaños construyan una resistencia operativa.

"Las organizaciones resistentes crean inmunidad a los obstáculos y desafíos", dijo Jeff. "Asóciate con tu equipo de recursos humanos para crear retos basados en el equipo. Por ejemplo, organizaciones como Spartan Races ofrecen programas corporativos para reforzar la resistencia y la comunicación en equipo. Es esencial sacar a la gente de su zona de confort, lo que también podría incluir dar a la gente tareas de estiramiento. Anime a los empleados a buscar nuevas formas de resolver problemas y recompénselos por hacerlo. La resolución de problemas y la creatividad son muy necesarias en tiempos de incertidumbre".