Sarbanes-Oxley Management Fortune 200 Diversified Outsourcing Services Provider

Riskonnect Case Studies

 

Sarbanes-Oxley (SOX) Management: Fortune 200 Diversified Outsourcing Services Provider

 

Sarbanes-Oxley (SOX) Management

Industry

Business Services

Client

Fortune 200 Diversified Outsourcing Services Provider

Focus

Automate and standardize Sarbanes-Oxley (SOX) compliance to make process
more efficient, accountable and accurate

Previous System

Big Four consulting firm – ongoing engagement – and spreadsheets

Challenge

Managing 800 key SOX controls with no master matrix. Inability to identify most
current and accurate individual control assessment status for lines of business
and locations. Different standards of documentation. Unclear whether risks have
been addressed or even assessed. Trying to determine a single source of truth
depended on e-mails and then manual data aggregation and normalization. As a
result, status meetings couldn’t be held more than bi-monthly, and preparing for
them took a quarter of that time period. A team of four was spending 300 to 500
hours a year, just to try and track status.

Riskonnect Solution

SOX Compliance 

In a field of vendors that the company described as generally “over-complicated, costly to modify and  loaded with time-wasting analytics that looked cool but in the end weren’t usable for SOX”, Riskonnect  was chosen. 

Riskonnect addressed the company’s unique challenges and successfully developed and implemented a  solution at an affordable price. “Not only was the cost of implementation reasonable, but it’s annual  cost is also very reasonable,” said the company. “I don’t think you can get a bigger bang for your buck  than you can with Riskonnect … competitors try to sell you more than you really need.” 

More than just affordable, design and implementation was fast. “We hit a very aggressive deadline. We  started with a blank sheet of paper in January and we were using the tool in April.”

Internal Audit 

With the success of the Riskonnect SOX compliance solution, the company expanded its relationship to  include internal audit – a capability that is in the process of being implemented. “We want to be able to  conduct any kind of audit, track results, manage issues and report through the solution.” The company  conducts more than 1,000 audits a year globally, and expects “to have an even broader impact with this  implementation.” A key benefit for the company ? The ability to link internal audit to the risk and control  libraries already in place for SOX compliance, “so we can pick up SOX and regular audit issues as well.”  Additionally, the company is confident that the new solution is “going to improve our reporting and our  efficiency.” 

Diverse Supplier Compliance

The company has also expanded the Riskonnect solution to help it manage Supplier Diversity  compliance. “This is another complex project. It’s challenging to track requirements, monitor contracts  and ensure timely and accurate reporting.” 

“But this is what Riskonnect was built for – effective reporting and dashboarding.” 

Inventory Management 

Even beyond what Riskonnect is providing on its integrated risk management platform, the company is  building its own capabilities on that foundation as well. The company built a monitoring system for  inventory exception reporting in the U.S. which enables it to run analytics on inventory turns and values  monthly at its thousands of locations around the world. The solution features continuous monitoring  with trigger-based notifications.  

Results

The company has realized “substantial savings” in its first year of using the Riskonnect solution for SOX  compliance. The need for external support has been reduced dramatically, control testing is now more  flexible and can fit around relevant staff schedules, and the solution gives the company the ability to  plan more efficiently resulting in a material reduction in the cost of compliance.   

“Year over year, we have been able to reduce our costs over 30%  while at the same time increasing our scope.”   

And those status reports and meetings? One person now spends less than 100 hours annually,  including top-level audit committee reporting. And those reports are now able to be created and  distributed far more frequently: bi-weekly instead of the previous bi-monthly.    Key to the company across all of its Riskonnect solutions is the focus on actionable analytics over vanity  metrics.   

“Analytics is a hot topic, but the key benefit is being able to follow  up on those results.     Riskonnect is a tool that allows you to easily follow up, resolve  and close out exceptions that are identified through process and  analytics.     It’s not just about fancy tools.” 
 

Take Riskonnect for a Test Drive

Discover why we're the leaders in Integrated Risk Management by scheduling a demo today!

Request Your Free Riskonnect Demo

Pin It on Pinterest