Mit dem zunehmenden Einsatz von Drittanbietern wird es immer wichtiger, die Risikobewertung von Anbietern gewissenhaft durchzuführen. Lieferanten und andere Drittanbieter sind für den reibungslosen Betrieb der meisten Unternehmen unerlässlich. Diese Beziehungen können jedoch auch Gefahren bergen, die sich negativ auf Ihre Finanzen, Ihre Leistung und Ihren Ruf auswirken können.

Denken Sie an diese Risiken: eine Unterbrechung in der Lieferkette Ihres Lieferanten, die zu Lieferverzögerungen führt, unzureichende Sicherheitsmaßnahmen, die zu einer Datenschutzverletzung führen, oder die Nichteinhaltung wichtiger Vorschriften, die sich auf die Finanzen auswirkt. Ihr Unternehmen kann ohne eigenes Verschulden für Fehltritte Dritter zur Rechenschaft gezogen werden, was zu Gerichtsverfahren, Geldstrafen und Rufschädigung führen kann - allesamt hohe Kosten für Ihr Unternehmen.

Eine Risikobewertung des Anbieters ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Risikomanagementprogramms für Dritte (TPRM). Die Durchführung von Lieferantenrisikobewertungen ermöglicht es Ihnen, die Risiken und Risikostufen zu bestimmen, die ein Dritter für Ihr Unternehmen darstellt. Bei den Bewertungen werden wichtige Informationen und Unterlagen von Ihren Lieferanten gesammelt. Diese Informationen können Schwachstellen aufdecken, die Ihr Unternehmen gefährden könnten. Dann können Sie entscheiden, ob Sie mit diesem Lieferanten weiterarbeiten, Änderungen verlangen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, oder die Geschäftsbeziehung beenden.

Wie man den Prozess einleitet

Beginnen Sie mit einer Liste aller Ihrer Lieferanten, der Produkte und/oder Dienstleistungen, die sie anbieten, und der potenziellen Risiken, die sie darstellen. Ordnen Sie jeden Lieferanten in die Kategorien hohes, mittleres oder geringes Risiko ein.

Erstellen Sie maßgeschneiderte Lieferantenfragebögen. Eine Größe passt nicht für alle. Passen Sie Ihre Fragebögen an, um wichtige Informationen von jedem Lieferanten zu sammeln, einschließlich Finanzstatus, betriebliche Praktiken, Sicherheitskontrollen und Einhaltung von Vorschriften.

Bei Anbietern mit geringem Risiko können Sie weniger, eher standardisierte Fragen stellen. Bei Anbietern mit hohem Risiko (z. B. solchen, die Zugang zu Ihren internen Netzwerken, Systemen und vertraulichen Daten haben) müssen Sie tiefer in die Materie einsteigen. In allen Fällen sollten Sie die Fragen direkt, kurz und sachbezogen formulieren, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Die Fragen können in Form von Ja/Nein-Antworten, Multiple-Choice-Fragen und schriftlichen Antworten formuliert werden.

Eine erste Frage könnte zum Beispiel lauten: Verfügt Ihre Organisation über eine Richtlinie für Informationssicherheit und -verfahren? Im Anschluss an diese Frage können Sie weitere Fragen dazu stellen, wo und wie sensible Informationen gespeichert werden. Ein anderes Beispiel für eine Bewertungsfrage könnte lauten, ob die Organisation über eine Richtlinie zur Reaktion auf Vorfälle verfügt, gefolgt von Fragen über den Umgang mit Vorfällen und das Verfahren zur Schadensbegrenzung.

Bitten Sie die Anbieter im Rahmen Ihrer Bewertung um die Vorlage relevanter Policen, Versicherungsnachweise, Verträge und Vereinbarungen, die sie mit ihren eigenen Drittanbietern haben (die für Sie zu Risiken der vierten Partei werden). Die

Zu diesem Prozess gehören auch die Überprüfung des Hintergrunds, die Einholung von Referenzen und die Einholung von Kundenrezensionen. Vergewissern Sie sich, dass Sie von jedem Dritten, der als hohes Risiko eingestuft wird, vollständige Pläne zur Geschäftskontinuität anfordern.

Häufigkeit der Risikobewertungen von Anbietern

Führen Sie eine erste Risikobewertung durch, bevor Sie eine Beziehung zu einem Drittanbieter eingehen. Bewerten Sie die Anbieter dann regelmäßig neu, um:

  • Aufzeigen von Veränderungen im Betrieb des Anbieters, in der Führung und in neuen/entstehenden Risikobereichen.
  • Ermittlung neuer Entwicklungen, die sich auf die Fähigkeit des Verkäufers auswirken könnten, seine vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen.
  • Vergewissern Sie sich, dass die Praktiken des Anbieters noch mit den Werten und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Neubewertungen werden in der Regel jährlich durchgeführt, bei Anbietern mit hohem Risiko können sie jedoch auch häufiger angesetzt werden. Mit zunehmender Reife Ihrer Beziehungen zu Drittanbietern haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Sie die Häufigkeit der Bewertungen lockern können. Machen Sie diesen Fehler nicht. Schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie bei der Durchführung laufender Bewertungen wachsam bleiben.

Bevor Sie mit einer Neubewertung beginnen, sollten Sie Ihren Fragebogen überprüfen und bei Bedarf überarbeiten. Stellen Sie sicher, dass alle Fragen noch relevant sind. Fragen zur Einhaltung neuer Gesetze/Verordnungen, die für Ihre Organisation gelten, müssen hinzugefügt werden. Und gehen Sie auf unerwartete Entwicklungen ein, wie z. B. die COVID-Pandemie, die die Unternehmen dazu zwang, in kürzester Zeit eine ganze Reihe neuer interner Protokolle und Verfahren zum Schutz von Kunden, Mitarbeitern und anderen Interessengruppen einzurichten.

Bewerten Sie bei jeder Neubewertung das Risikoniveau des Dritten und Ihre Beziehung zu ihm. Wenn sich die Antworten des Anbieters wesentlich ändern, erkundigen Sie sich, wann und warum die Änderungen vorgenommen wurden. Diese Schritte entscheiden darüber, ob Sie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter fortsetzen oder beenden möchten.

Die Vorteile der Technologie für die Risikobewertung von Anbietern

Selbst kleinere Organisationen können Dutzende von Lieferanten haben. Große Unternehmen arbeiten möglicherweise mit Zehntausenden zusammen. Es ist mühsam, zeitaufwändig und im besten Fall fehleranfällig, so viele Drittanbieter manuell zu erfassen (z. B. mit Tabellenkalkulationen).

Die TPRM-Software automatisiert und standardisiert den Prozess der Risikobewertung von Lieferanten. Sie bietet Fragebogenvorlagen, die leicht angepasst werden können. Die Lieferanten können ihre Antworten über ein Portal übermitteln, und die Software kann die Antworten automatisch bewerten und einstufen. Sie können auch externe Datenfeeds zur Risikobewertung heranziehen. Integrierte Analysefunktionen und flexible Berichtstools ermöglichen es Ihnen, die Daten nach Belieben aufzuschlüsseln und auszuwerten.

Die Software kann auch automatische Benachrichtigungen über auslaufende Lieferantendokumente und Verträge senden, so dass Sie sicher sein können, dass veraltete Informationen kein Risiko für Sie darstellen. Und schließlich können Sie mit der Software Verträge direkt auf der Plattform erstellen, per E-Mail versenden und unterzeichnen lassen.

Alle Informationen zu Lieferantenrisiken - einschließlich Vereinbarungen, Verträgen, Richtlinien und Zugangsberechtigungen - werden in einer Plattform zusammengestellt, auf die alle Abteilungen gemeinsam zugreifen können. Sie können die gespeicherten Daten und Dokumente in Echtzeit aktualisieren, sodass die Berichte stets vollständig und korrekt sind. Sie können sich auf die Qualität und Aktualität der in Ihrem System gespeicherten Daten und Dokumente Dritter verlassen. Und Sie haben alle Informationen zur Hand, um sie zu analysieren und Entscheidungen zu treffen.

Die Risikobewertung von Anbietern gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, die Praktiken, den Ruf und das Risikoniveau von Drittanbietern gründlich zu prüfen, noch bevor Verträge unterzeichnet werden. Der Prozess ist die Zeit und den Aufwand wert, damit Sie planen, sich vorbereiten und die Anbieter während der gesamten Geschäftsbeziehung zur Verantwortung ziehen können.

Wenn Sie auf der Suche nach Software für das Risikomanagement von Drittanbietern sind, laden Sie diese RFP-Vorlage mit den wichtigsten TPRM-bezogenen Fragen, und sehen Sie sich Riskonnect's Risikomanagement-Software von Drittanbietern.