Von Jay Walkington, stellvertretender Direktor, Datendienste bei Riskonnect

Ihr Unternehmen hat sich auf den Weg gemacht, einen neuen RMIS Lösung. Die Suche nach Anbietern auf dem Markt, um eine umfassende Lösung zu finden, die Ihre Anforderungen erfüllt, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Während Sie sich bei Ihrer Suche auf die Funktionalität, die Merkmale, die Konfigurierbarkeit und die Benutzeroberfläche konzentrieren, sollten Sie die kritische Bedeutung Ihrer Daten, die sich in dem neuen System befinden werden, nicht übersehen.

Datenkompetenz, Datenqualität und Datensicherheit sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens und beeinflussen wichtige finanzielle und nicht-finanzielle Entscheidungen auf Schritt und Tritt. Zu den Folgen von Datenproblemen können ungenaue Berichte, unzulässige Zahlungen, Verzögerungen bei Geschäftsprozessen, fehlerhafte Entscheidungen oder sogar Geldstrafen für Verstöße gegen Vorschriften gehören. Um die kritischen Fähigkeiten zur Datenqualität zu bewerten, sollten Sie Ihrem potenziellen Partner 12 Fragen stellen RMIS Verkäufer.

1. Welchen Ansatz verfolgen Sie bei der Datenqualität?

Versicherungsdaten können unübersichtlich sein. Ansprüche und detaillierte Transaktionen können durch Übernahmen, Systemmigrationen, Tabellenkalkulationen, alte Ansprüche, Eingänge, manuelle Dateneingabe und unterschiedliche Geschäftsregeln der Datenanbieter ein Eigenleben entwickeln. All diese Faktoren können zu Dateninkonsistenzen und/oder fehlerhaften Daten führen, die sich auf Ihre Geschäftsprozesse und Ihre Berichterstattung auswirken.

Wie geht Ihr Anbieter mit diesen Problemen um, wenn sie während einer Datenimplementierung auftreten? Behandelt er die Daten als Durchlauf, so dass diese Probleme möglicherweise weiter verbreitet werden, oder verfügt er über eine dokumentierte Strategie zur Behebung von Datenausfällen, zur Benachrichtigung der Datenanbieter und zur Normalisierung der Daten über mehrere Datensätze hinweg? Besprechen Sie mit Ihrem Anbieter die Vorgehensweise und stellen Sie sicher, dass Sie genau verstehen, wie fehlerhafte Daten Ihre Geschäftsentscheidungen beeinflussen können.

2. Welche Standard-Datenschnittstellen bieten Sie an?

Standardschnittstellen können ein wichtiger Faktor für die Reduzierung von Kosten und Implementierungszeiträumen sein. Informieren Sie sich über die vollständige Bibliothek der Standarddatenschnittstellen, die ein Anbieter bereitstellt, und über seine Pläne, diese Standardangebote in Zukunft zu erweitern. Ebenso wichtig ist der Ansatz des Anbieters, diese Standards beizubehalten, wenn Datenanbieter ihre Layouts in Zukunft erweitern. Auch wenn Sie sich auf Ihre bestehenden Datenschnittstellenanforderungen konzentrieren, sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters Ihre potenziellen zukünftigen Anforderungen nicht aus den Augen verlieren.

3. Welche Art von Dokumentation bieten Sie für Standard-Datenschnittstellen an?

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter detaillierte Unterlagen über seine Standards zur Verfügung stellt. Auch wenn frühere Erfahrungen mit einem Datenanbieter von Vorteil sind, bedeutet dies nicht unbedingt, dass dieser über einen umfassenden Standard verfügt. In einer detaillierten Dokumentation wird klar dargelegt, was im Standardangebot enthalten ist - und noch wichtiger - was nicht enthalten ist.

4. Haben Sie eine API-Strategie, da sich die Datenübertragungstechnologien weiterentwickeln?

Batch-Datenübertragungen (SFTP) sind seit über zwanzig Jahren der Standard in der Versicherungsbranche, aber das ändert sich schnell. Da die Kunden immer anspruchsvoller werden, steigt der Bedarf an Echtzeit-Datenaustausch über APIs in der gesamten Branche. Ihr Anbieter sollte über eine klar definierte Strategie verfügen, die sowohl einen Standard- als auch einen kundenspezifischen Implementierungsansatz umfasst. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter auch über seine strategischen Partnerschaften mit Datenanbietern und Rating-Agenturen, um sich für die Zukunft zu wappnen.

5. Welche Sicherheitszertifizierungen haben Sie?

In der heutigen Zeit ist die Datensicherheit von größter Bedeutung. Geldstrafen und - was noch wichtiger ist - Reputationsrisiken aufgrund von Datenschutzverletzungen oder anderen Cyber-Vorfällen können Ihr Unternehmen lähmen.

Prüfen Sie die Sicherheitsdokumentation Ihres Anbieters zusammen mit Ihrer internen IT-Abteilung gründlich, um die Maßnahmen zu verstehen und zu wissen, wer Zugriff auf Ihre Daten hat. Achten Sie auf die Sicherheitszertifizierungen der einzelnen Anbieter und machen Sie sich ein Bild davon, was jeder Schutz bietet. Geben Sie sich in diesem Bereich nicht mit dem bloßen Minimum zufrieden, auch wenn es den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Die Zertifizierungen und die allgemeine Datensicherheit entwickeln sich ständig weiter, daher ist es wichtig, dass Sie wissen, wie der Anbieter Ihre Daten jetzt und in Zukunft schützen will.

6. Welche Datendateiformate unterstützen Sie?

ASCII-getrennt/fest oder MS Excel sind gängige Formate für die Dateiübertragung. Viele Datenanbieter senden jedoch auch Daten in XML, JSON, MS Access, binär, SQL Server-Backups, Oracle-Backups und vielen anderen Dateiformaten. Jeder Datenanbieter hat ein bevorzugtes Format für die Übermittlung von Daten.

Vergewissern Sie sich zumindest, dass der von Ihnen gewählte Anbieter diese spezifischen Dateiformate akzeptieren kann. Ist dies nicht der Fall, kann es sein, dass Ihnen der Datenlieferant zusätzliche Gebühren für die kundenspezifische Entwicklung und für kundenspezifische Datenextrakte in einem anderen Format in Rechnung stellt. Außerdem müssen Sie den zusätzlichen Zeitaufwand sowie die Wartung eines benutzerdefinierten Prozesses in die Gesamtkosten des Projekts einrechnen.

7. Welche verschiedenen Arten von Plattformumgebungen werden Sie für uns pflegen?

Als beste Praxis sollte Ihr Anbieter mindestens zwei getrennte Umgebungen unterhalten: UAT und Produktion. Die Daten sollten in einer aktuellen UAT-Umgebung geladen, getestet und genehmigt werden, bevor sie in die Produktion überführt werden. Dieser Schritt wird von den Anbietern oft vernachlässigt, um die Datenimplementierung zu beschleunigen. Die Beibehaltung dieser Sicherheitsvorkehrungen verringert jedoch die Risiken für Ihre Produktionsdaten/Benutzer/Arbeitsabläufe erheblich.

8. Wie sieht Ihr Konzept für die Verwaltung unserer Daten während der Umsetzung aus?

Versicherungsdaten sind komplex, und die Datenanbieter betrachten und strukturieren die Daten in der Regel unterschiedlich. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Finanzdaten von Schadensfällen und entsprechende detaillierte Transaktionen geht. Das Verständnis der eingehenden Daten, die Zuordnung von Datenelementen und Finanzdaten und die Entwicklung der Logik zur ordnungsgemäßen Konvertierung von Daten in eine Plattform sind hochspezialisierte Fähigkeiten. Und die korrekte und effiziente technische Codierung dieser Konvertierungslogik ist eine weitere Spezialität. Stellt der Anbieter Personal speziell für diese Fertigkeiten ein - oder verlässt er sich auf einen Tausendsassa"-Ansatz? Das Erkennen und die Einstellung von Personal für diese spezifischen Fähigkeiten führt in der Regel zu einem qualitativ hochwertigeren Produkt und kürzeren UAT-Zeiten. Dies ermöglicht auch eine Kontrolle während des gesamten Lebenszyklus der Datenkonvertierung.

9. Wie viele Stunden veranschlagen Sie für unsere Beteiligung an datenbezogenen Umsetzungsaktivitäten und welche Aufgaben werden wir übernehmen?

Je nach Anbieter können sich Ihre Aufgaben drastisch unterscheiden. Bietet Ihr Anbieter umfassende Datendienste an, oder schiebt er einige dieser Aufgaben auf Sie ab?

Besprechen Sie mit Ihrem Anbieter im Detail, welche spezifischen Aufgaben Sie übernehmen werden, z. B. Zuordnungen von Feldern, Orten und Codes, Behebung von Codefehlern, allgemeine Datenbereinigung, UAT und laufende Datenverarbeitung. Ihre Zeit ist ein wertvolles Gut. Machen Sie sich klar, inwieweit Sie sich einbringen wollen, wie sich dies mit dem bestehenden Arbeitspensum Ihres Teams vereinbaren lässt, ob Ihre Teammitglieder über die entsprechenden Fähigkeiten zur Durchführung bestimmter Aufgaben verfügen und wie sich das Ausscheiden einer Person auf die Kontinuität auswirken würde. Vergewissern Sie sich, dass diese Punkte in die Gesamtkosten der von Ihnen gewählten Dienstleistungen einfließen.

10. Verfügen Sie über definierte und transparente QA- und UAT-Prozesse?

QA- und UAT-Aufgaben können eine Implementierung leicht zum Scheitern bringen, wenn sie nicht ordnungsgemäß und nach einem geplanten Ansatz durchgeführt werden. Bevor Sie mit der UAT beginnen, sollte der Anbieter einen gründlichen QA-Prozess durchführen, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß in die Spezifikationen konvertiert werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Person, die die Datenschnittstelle erstellt hat, nicht dieselbe Person sein sollte, die die Qualitätssicherung durchführt. Welche Berichte, Dokumente und Checklisten können Sie nach Abschluss der Qualitätssicherung des Anbieters erwarten, um sich bei Ihren UAT-Bemühungen zu unterstützen? Wenn Sie die Prozesse und die Detailgenauigkeit eines Anbieters verstehen, können Sie bei der Implementierung unzählige Stunden einsparen.

11. Verfügen Sie über ein Standard-Backout-Verfahren (Wiederherstellung), wenn beim Laden von Daten Probleme auftreten?

Die Anbieter sollten über Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß geladen werden; es kann jedoch vorkommen, dass Daten, die in das System geladen wurden, zurückgesetzt werden müssen. Ist der Prozess des Anbieters in diesen Fällen automatisiert oder manuell? Wenn er manuell ist, ist er klar definiert, um andere Teile des Systems oder die Benutzer nicht zu stören? Wenn Sie auf Notfälle vorbereitet sind, können Sie ernsthafte Probleme vermeiden, wenn diese Situationen eintreten.

12. Sind die Geschäftsregeln für alle in die Plattform eingegebenen Daten konsistent?

Jeder Anbieter definiert die Geschäftsregeln für die in seine Plattform eingegebenen Daten. Dies kann viele Formen annehmen, z. B. Pflichtfelder, Code-Validierungen, fortlaufende Daten (Verlust, Bericht, Abschluss, Wiedereröffnung), Finanz-/Statusabgleich usw. Diese Geschäftsregeln müssen einheitlich sein, unabhängig davon, ob die Daten über das Front-End, über eine Batch-Schnittstelle (SFTP) oder über API eingegeben werden.

Wenn Sie mit keiner der Antworten des Anbieters zufrieden sind, wenden Sie sich an einen anderen Anbieter, der Ihnen das Gewünschte bieten kann. Seien Sie vor allem gründlich bei Ihren Fragen. Was in dieser Phase übersehen oder verharmlost wird, könnte sich später als nachteilig erweisen. Wenn Sie die Genauigkeit und Konsistenz der Daten in der von Ihnen gewählten Plattform sicherstellen, wird sich dies in den kommenden Jahren auszahlen.

Wenn Sie bereit sind, eine Ausschreibung für ein RMIS zu erstellen, beginnen Sie mit dieser Liste von die wichtigsten RMIS-bezogenen Fragenund erfahren Sie mehr über Riskonnect's Datenumwandlungsdienste.