Da Organisationen zunehmend auf externe Netzwerke angewiesen sind, wird die Notwendigkeit, diese Drittanbieterbeziehungen zu überwachen und zu bewerten, immer dringlicher. Die Automatisierung des Drittanbieter-Risikomanagements ermöglicht Einblicke in die Abläufe von Anbietern und Lieferanten und verdeutlicht die potenziellen Risiken, die sie für Ihre Organisation bergen.
Verständnis des Drittanbieter-Risikos in isolierten Umgebungen
Weniger reife Organisationen neigen dazu, das Drittanbieter-Risiko ad hoc und in Silos zu managen. Lieferanten und Anbieter werden oft ausschließlich von den Abteilungen verwaltet, die deren Produkte und Dienstleistungen direkt nutzen, ohne zentrale Übersicht darüber, wie die vom Drittanbieter erbrachte Dienstleistung andere Geschäftsbereiche oder die Gesamtleistung der Organisation beeinflussen könnte.
Dieser Mangel an zentraler Aufsicht versetzt Unternehmen in eine anfällige Lage, ohne ganzheitlichen Überblick über ihr gesamtes Anbieternetzwerk, was ihre Fähigkeit, Risiken effektiv zu bewerten und zu priorisieren, untergräbt. Oft gibt es keinen standardisierten Onboarding-Prozess, eine begrenzte kontinuierliche Überwachung und keine standardisierten Schlüsselrisikoindikatoren, um die Leistung des Anbieters zu verstehen. In der Regel sind keine formalen SLAs definiert, und ihre allgemeine Nachhaltigkeit und Rentabilität als langfristiger Geschäftspartner wird oft übersehen, wobei die Bedeutung der Lebenszyklusanalyse in Lieferkettenbeziehungen vernachlässigt wird.
Hindernisse im Drittanbieter-Risikomanagement überwinden
Der Risikomanager, der versucht, eine zentralisierte Übersicht über die Anbieterbasis einer Organisation zu erhalten, wenn er es mit Hunderten und manchmal Tausenden von Lieferanten, Anbietern, Auftragnehmern sowie Technologie- und Dienstleistern zu tun hat, hat eine schwierige Aufgabe vor sich!
Um Transparenz über die Situation zu erhalten, müssen sie:
Ein Register der kritischen Anbieter erstellen.
Den Vertrag und die SLAs für jeden Anbieter verstehen und KPIs definieren, wobei sichergestellt wird, dass sie mit den Best Practices der Sicherheit übereinstimmen und zu einer robusten Drittanbieter-Risikomanagementstrategie beitragen.
Die Schlüsselrisikoindikatoren für jeden Lieferanten definieren, um die Identifizierung von unzureichender Leistung und Risiken zu ermöglichen und die Sicherheitslage zu bewerten.
Regelmäßige Anbieter-Risikobewertungen, Fragebögen und Umfragen durchführen, um die Leistung zu verstehen.
Die Rentabilität und Nachhaltigkeit jedes Anbieters als langfristiger Geschäftspartner mittels Forschung und Scorecards bestimmen.
Die Auswirkungen auf die gesamte Organisation verstehen, falls der Drittanbieter ausfällt.
Regelmäßiges Feedback bezüglich der Leistung jedes Drittanbieters und Lieferanten einholen.
Ein Vorfallsprotokoll bezüglich jedes Lieferanten als Teil des Due-Diligence- und Risikominderungsprozesses erstellen.
Sicherstellen, dass sie alle Compliance-Anforderungen bezüglich Vorschriften, Richtlinien und Gesetzgebung als Teil des Drittanbieter-Risikomanagementsystems erfüllen.
Die Kritikalität jedes Anbieters bewerten, um Managementteams zu ermöglichen, Geld und Ressourcen in die kritischsten Anbieter zu investieren.
Dies manuell zu tun, wäre ein riesiger Aufwand für ein normalerweise sehr kleines Risikoteam und würde eine umfassende Zusammenarbeit mit Stakeholdern im gesamten Unternehmen erfordern. Doch die Verlagerung des Prozesses ins Internet mithilfe einer speziell entwickelten Drittanbieter-Risikomanagementlösung kann helfen.
Lassen Sie uns drei kritische Praktiken des Anbieter-Risikomanagements genauer untersuchen und betrachten, wie die Automatisierung der Prozesse Risikoteams dabei hilft, mit Personen im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, um eine umfassende Drittanbieter-Risikomanagement- (TPRM-) Lösung aufzubauen, die Lebenszyklusanalyse und Sicherheitskontrollen integriert.
Wesentliche Vorteile der Online-Verlagerung des Drittanbieter-Risikomanagements
Die Online-Verlagerung Ihres Drittanbieter-Risikomanagementprozesses mithilfe von GRC-Software bringt Organisationen eine Fülle von Vorteilen, einschließlich Automatisierung, Due Diligence und Risikominderung. Hier untersuchen wir drei der grundlegenden Prozesse eines Drittanbieter-Risikomanagementprogramms und beleuchten die Vorteile der Online-Durchführung dieser Prozesse mithilfe eines GRC-Tools.
- Standardisierung des Onboarding-Prozesses
Die Best-Practice-Frameworks und Vorlagen innerhalb einer GRC-Lösung ermöglichen es Ihnen, einen standardisierten Onboarding-Prozess für alle Lieferanten zu erstellen, der alle Informationen von vornherein in einem konsistenten Format erfasst. Diese Online-Formulare können an die internen Team-Champions gesendet werden, die den Lieferanten verwalten, wobei sichergestellt wird, dass die Informationen konsistent und zentral innerhalb der GRC-Plattform erfasst werden.
Stakeholder können Verträge speichern und SLAs sowie KPIs für jeden Anbieter innerhalb der Lösung protokollieren, und Risikoteams können Formulare weiter anpassen, um alle benötigten Informationen zu erfassen. Die erfassten Daten fließen direkt von den Online-Formularen in die Softwareplattform und können mithilfe automatisierter Berichte und Dashboards leicht ausgewertet und „visualisiert“ werden, was den Bewertungsprozess von Anbieterbeziehungen verbessert.
- Definieren von KPIs und KRIs
Sobald jeder Lieferant im System aufgenommen und protokolliert wurde und Sie ein aktuelles Register all Ihrer Drittanbieter haben, können Sie beginnen, weitere Informationen zu jedem Anbieter zu sammeln. Stakeholder können die Kritikalität jedes Anbieters auf Ihrer bevorzugten Skala protokollieren, sie können Schlüsselrisikoindikatoren für jeden Lieferanten sowie wichtige Leistungsindikatoren und SLAs definieren.
Diese Metriken können dann digital mit realen Informationen wie Online-Anbieter-Risikobewertungen, Fragebögen und Umfragen verknüpft werden. Vorfallsprotokolle und andere transaktionale und operative Daten können über API-Integrationen mit anderen Systemen in die Drittanbieter-Risikomanagementlösung gezogen und mit den relevanten KPIs und KRIs verknüpft werden, was klare Hinweise darauf gibt, wann ein Anbieter nicht leistet oder ein Risiko für die Organisation darstellt.
Sie erhalten sogar klare Transparenz darüber, welche Systeme, Geschäftsprozesse, Einzelpersonen und Teams betroffen sein werden, falls der Anbieter ausfällt. Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht es Organisationen, Risiken frühzeitig zu erkennen, die sonst unbemerkt blieben, wenn sie manuellen Prozessen und dem Bauchgefühl überlassen würden.
- Digitale Risikobewertungen, Fragebögen und Umfragen
Die Online-Einführung Ihrer Anbieter-Risikobewertungen, Fragebögen und Umfragen wird den TPRM-Prozess erheblich vereinfachen. Diese können intern verteilt werden, um Ihre eigenen Teams zu fragen, wie der Anbieter leistet, oder sie können den Lieferanten selbst über ein diskretes Online-Portal zugesandt werden, was als Reputations- und Leistungsbewertungsprozess dient.
Risikobewertungen, Fragebögen und Umfragen können regelmäßig mithilfe automatisierter Workflows und Benachrichtigungen versendet werden, und verspätete Fertigstellungen werden automatisch über automatisierte Erinnerungen nachverfolgt. Informationen werden in einem konsistenten Format in einer zentralen Datenbank erfasst, was bedeutet, dass Sie Berichte über die Daten einfach per Knopfdruck erstellen können.
Drittanbieter-Risikomanagement auf die nächste Stufe heben
Oben haben wir nur 3 der einfachen Wege untersucht, wie die Online-Verlagerung Ihres Drittanbieter-Risikomanagementprozesses Ihre Aufsicht über die Gesamtleistung der Anbieter und die damit verbundenen Risiken verbessern kann.
Doch reifere Organisationen können dies auf eine andere Ebene heben! Organisationen, die bereits eine robuste, konsolidierte Sicht auf das Drittanbieter-Risiko haben und die oben beschriebenen Online-Prozesse nutzen, können beginnen, das Anbieter-Risiko mit anderen Geschäftsfunktionen und -prozessen zu verknüpfen.
Integration von Compliance mit dem Anbieter-Risikomanagement
Viele Organisationen entscheiden sich dafür, das Drittanbieter-Risikomanagement mit Compliance zu verknüpfen. Die meisten Organisationen erwarten, dass bestimmte Standards, Werte und regulatorische Verpflichtungen von ihrem Anbieternetzwerk eingehalten werden, sei es ethische Grundsätze, Datenschutzgesetze, ISO-Standards und andere Zertifizierungen. Eine Online-TPRM-Lösung wird es Ihnen ermöglichen, Anbieter Compliance-Anforderungen zuzuordnen, um zu verstehen, ob sie konform sind und etwaige Nichtkonformitäten zu kennzeichnen.
Dies kann auch auf ähnliche Weise mit Audits erfolgen. Audits können auch online innerhalb eines GRC-Tools verwaltet werden; automatische Benachrichtigungen können an Anbieter bezüglich ihres nächsten Audits gesendet werden, und die Ergebnisse sowie alle notwendigen Maßnahmen werden ebenfalls online gekennzeichnet und mithilfe automatisierter Workflows und Benachrichtigungen zur Lösung gebracht.
Verknüpfung der operativen Resilienz mit der Anbieterleistung
Viele Organisationen entscheiden sich dafür, das Anbieter-Risikomanagement mit operativer Resilienz und Geschäftskontinuitätsplänen zu integrieren, was bedeutet, dass, falls ein kritischer Lieferant ausfällt, sie kurz- und langfristige Notfallpläne basierend auf der Kritikalität des Produkts oder der Dienstleistung, die der Anbieter liefert, haben.
Reifere Organisationen versuchen auch, das Vorfallmanagement mit ihren Anbieter-Risikoprogrammen zu verknüpfen. Dies ermöglicht es, Vorfälle oder Beinahe-Vorfälle, die einen bestimmten Anbieter betreffen, direkt mit dessen Anbieterprofil innerhalb der TPRM-Lösung zu verknüpfen. Dies gibt Risikoteams einen frühen Hinweis auf schlechte Leistung, sodass sie Probleme frühzeitig angehen können. Die Informationen könnten auch als Begründung dienen, Beziehungen zu unzuverlässigen Lieferanten zu beenden.
Risikoteams durch TPRM-Automatisierung stärken
Die Nutzung einer automatisierten Online-Lösung verwandelt ein kleines Risikoteam in ein ganzes Team von Risikomanagern aus der gesamten Organisation. Indem Stakeholder gebeten werden, die relevanten Daten über ihre Lieferanten mithilfe einfacher Online-Formulare einzugeben, kann das Risikoteam ein viel genaueres Bild der Kritikalität jedes Lieferanten und der Wahrscheinlichkeit von Risiko- oder Leistungsproblemen, die diesen Lieferanten betreffen, erstellen.
Beginnen Sie noch heute Ihre Reise zur Reife im Drittanbieter-Risikomanagement. Sprechen Sie mit Riskonnect darüber, Ihr Anbieter-Risikoprogramm mithilfe der neuesten GRC-Technologie online zu bringen.
