GRC (Governance, Risiko und Compliance):
Der endgültige Leitfaden
Was ist GRC?
Governance, Risiko und Compliance - im Volksmund bekannt als GRC - ist eine Reihe von Prozessen und Verfahren, die Organisationen dabei helfen, Geschäftsziele zu erreichen, mit Unsicherheiten umzugehen und mit Integrität zu handeln.
Der grundlegende Zweck von GRC besteht darin, gute Geschäftspraktiken in den Alltag einzubringen. GRC ist zwar kein neues Konzept, hat aber an Bedeutung gewonnen, da die Risiken zahlreicher, komplexer und schädlicher geworden sind.
GRC umfasst heute mehrere Disziplinen, darunter Enterprise Risk Management, Compliance, Risikomanagement für Dritte, interne Revision und mehr. Zwar hat jede Disziplin ihre eigenen Prioritäten - und oft auch ihre eigene Art, Dinge zu tun -, aber GRC-Führungskräfte erkennen jetzt, wie wichtig der Austausch von Daten und Informationen ist, um bessere Ergebnisse zu erzielen und ein stärkeres, widerstandsfähigeres Unternehmen aufzubauen.
Was das Interesse an GRC antreibt
Die Risikolandschaft von heute ist voller, unsicherer und vernetzter denn je. Ein Risiko - z. B. ein Gesundheits- und Sicherheitsproblem - kann sich auf die Lieferkette, die Geschäftskontinuität, die Geschäftsbeziehungen, die IT-Sicherheit, die Produktivität der Mitarbeiter und vieles mehr auswirken. Gleichzeitig wird die Risikolandschaft durch mehrere Faktoren neu gestaltet, darunter:
- Zunehmende Geschwindigkeit und Umfang der Einhaltung von Vorschriften
Praktisch jedes Unternehmen in jeder Branche sieht sich mit einer ständig wachsenden und sich verändernden Zahl von Vorschriften konfrontiert, die es einzuhalten gilt.
- Beschleunigung der Digitalisierung des Risikomanagements
Das Internet der Dinge, Drittanbieter, Blockchain ... jeder neue Zugangspunkt erhöht die Anfälligkeit und das Risiko exponentiell.
- Wachsende Bedeutung des Risikomanagements in der Unternehmensstrategie
Das Risikomanagement wird zunehmend nicht nur als taktische Funktion, sondern als wertvoller Teil der Unternehmensstrategie angesehen.
- Zunehmende Verfeinerung der Analytik
Bessere Analysen liefern neue Erkenntnisse für datengesteuerte Entscheidungen.
Der Einfluss sozialer Medien, die ständige Bedrohung durch Cyberangriffe und die Forderung nach größerer Transparenz erhöhen den Druck auf Führungskräfte und Vorstände, kluge Entscheidungen über Risiken in einem beschleunigten Tempo und mit wenig Spielraum für Fehler zu treffen. Führungskräfte wiederum verlassen sich bei der Identifizierung, dem Management und der Reduzierung von Risiken auf eine wachsende Zahl von Stakeholdern aus allen Bereichen des Unternehmens.
Um das Unternehmen zum Erfolg zu führen, müssen Führungskräfte schnell auf Fakten zugreifen - und diese Fakten als Grundlage für ihre Reaktion nutzen. Eine umfassende GRC-Strategie kann den Weg ebnen, indem sie Silos beseitigt und die Zusammenarbeit für ein schnelleres, präziseres und besser koordiniertes Handeln fördert.
Was bedeutet GRC - in der Theorie und in der Praxis?
Es gibt drei Hauptkomponenten von GRC:
- ► Governance - Abstimmung von Prozessen und Maßnahmen auf die Geschäftsziele des Unternehmens
- ► Risiko - Identifizierung und Bewältigung aller Risiken der Organisation
- ► Einhaltung der Vorschriften - Sicherstellung, dass alle Aktivitäten den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen
In der Vergangenheit betrachteten Unternehmen Governance, Risiko und Compliance oft als getrennte Aktivitäten. Prozesse oder Systeme wurden häufig als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis geschaffen - z. B. neue Vorschriften, Rechtsstreitigkeiten, Datenschutzverletzungen oder Prüfungsfeststellungen -, ohne dass darüber nachgedacht wurde, wie dies im Ganzen funktioniert. Das Ergebnis war ein Wirrwarr von Ineffizienzen, Redundanzen und Ungenauigkeiten, einschließlich:
- Mangelnder Überblick über die gesamte Risikolandschaft
- Widersprüchliche Maßnahmen
- Unnötige Komplexität
- Unfähigkeit, die Kaskadeneffekte von Risiken zu bewerten
In der Realität gibt es viele Überschneidungen zwischen Governance, Risiko und Compliance. Jede der drei Disziplinen erzeugt Informationen, die für die beiden anderen von Wert sind - und alle drei haben Auswirkungen auf dieselben Technologien, Mitarbeiter, Prozesse und Informationen. So kann ein Unternehmen beispielsweise einer neuen Datenschutzverordnung unterliegen (eine Compliance-Aktivität) und sich gleichzeitig an bestimmte interne Datenschutzkontrollen halten (eine Governance-Aktivität), die beide dazu beitragen, Cyberrisiken zu mindern (eine Risikomanagement-Aktivität).
Wenn die drei GRC-Disziplinen getrennt verwaltet werden, kommt es zu einer erheblichen Verdoppelung der Aufgaben. Mehrere Teams verbringen Stunden damit, dieselben Daten zu sammeln - und noch mehr Stunden damit, E-Mail-Threads und Tabellenkalkulationen zu entwirren, nur um mit der Analyse zu beginnen.
Noch schädlicher ist, dass unzusammenhängende Prozesse und mangelnde Transparenz das Unternehmen blind für Erkenntnisse und Zusammenhänge zwischen Risiken machen und das gesamte System untergraben, da Lücken und Redundanzen bei den Kontrollen unbemerkt bleiben. Silo-Teams haben auch kein Verständnis dafür, wie ihr spezieller Bereich die Risikoposition des Unternehmens als Ganzes oder seinen Gesamterfolg beeinflusst.
Kurz gesagt, die Verwaltung von GRC in getrennten Silos bedeutet viel zusätzlichen Aufwand - und dieser Aufwand lohnt sich nur sehr wenig. Ohne eine integrierte Sicht auf alle GRC-bezogenen Aktivitäten ist es fast unmöglich, Probleme und Unstimmigkeiten zu erkennen. Ein schädliches Risiko kann leicht unerkannt und unbehandelt bleiben, weil Sie die Auswirkungen nicht abschätzen konnten, bis es zu spät war.
Wie Sie Ihren GRC-Reifegrad beurteilen können
Praktisch jedes Unternehmen betreibt in irgendeiner Form Risikomanagement, auch wenn das Risikomanagement-"System" erst im Entstehen begriffen ist. Es gibt keinen einzig richtigen Weg für das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften - aber wenn Ihr derzeitiges System nicht mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt halten kann, ist es vielleicht an der Zeit, Ihren Ansatz neu zu bewerten. Selbst ein erstklassiges Risikomanagementsystem kann angesichts des sich ständig verändernden Risikoumfelds noch verbesserungswürdig sein.
Die Verwendung eines Risikoreifegradmodells, das Ihre GRC-Position bewertet, ist ein hervorragendes Mittel, um festzustellen, wo Sie jetzt stehen. Sie können dann Ihren aktuellen Stand mit dem vergleichen, den Sie erreichen möchten - und dies gegen den Wert und die Kosten weiterer Investitionen in das Risikomanagement abwägen. Je ausgereifter Ihr GRC-Programm ist, desto effektiver können Sie Entscheidungen treffen, die richtigen Risiken eingehen und bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen.
Wo befindet sich Ihre Organisation auf diesem Kontinuum?
| Reifegrad | Beschreibung | Wesentliche Attribute |
|---|---|---|
| Eine | Ad hoc | Das Risikomanagement ist undokumentiert, im Fluss und hängt von individuellen Heldentaten ab. |
| Zwei | Vorläufig | Risiken werden auf unterschiedliche Weise definiert und in Silos verwaltet. Es ist unwahrscheinlich, dass die Prozessdisziplin rigoros ist. |
| Drei | Definiert | Ein gemeinsamer Rahmen für die Risikobewertung und -bewältigung ist vorhanden. Der Geschäftsleitung und dem Vorstand wird ein unternehmensweiter Überblick über die Risiken in Form einer Liste der "wichtigsten" Risiken gegeben. Als Reaktion auf Risiken mit hoher Priorität werden Aktionspläne umgesetzt. |
| Vier | Integriert | GRC-Aktivitäten werden über die Geschäftsbereiche hinweg koordiniert. Gegebenenfalls werden gemeinsame Risikomanagement-Tools und -Prozesse eingesetzt, mit unternehmensweiter Risikoüberwachung, -messung und -berichterstattung. Alternative Reaktionen werden mit Szenarienplanung und anderen Techniken analysiert, wie z. B. Monte-Carlo-Simulation. Prozessmetriken sind vorhanden. Der Schwerpunkt liegt jedoch weiterhin auf dem Management einer Liste von Risiken. Die Risikodiskussion auf der Ebene des Exekutivausschusses und des Vorstands ist von der Diskussion über Strategie und Leistung getrennt. |
| Fünf | Optimiert | Der Schwerpunkt verlagert sich von der Verwaltung einer Liste von Risiken außerhalb des Kontexts der Unternehmensziele auf die Verwaltung im Hinblick auf die erfolgreiche Erreichung der Ziele. Die Berücksichtigung möglicher Risiken ist in die strategische Planung, die Kapitalzuweisung und andere Prozesse sowie in die tägliche strategische und taktische Entscheidungsfindung eingebettet. Es besteht ein angemessenes Maß an Sicherheit, dass die Entscheidungsträger das richtige Maß an Risiken eingehen, die für den Erfolg notwendig sind, und nicht nur, um einen Misserfolg zu vermeiden. Es gibt Frühwarnsysteme, die den Vorstand und die Geschäftsleitung über spezifische Risiken informieren, die die festgelegten Schwellenwerte für die Risikobereitschaft oder die Risikokapazität überschreiten und bei denen die Wahrscheinlichkeit, dass die Unternehmensziele erreicht werden, geringer als akzeptabel ist. Die Berichterstattung an die Geschäftsleitung und den Vorstand integriert Leistungsberichte (wo wir jetzt stehen) und Risiken (was passieren könnte), um die Wahrscheinlichkeit des Erreichens jedes Unternehmensziels zu projizieren. Die Erörterung von Risiken auf der Ebene der Geschäftsleitung und des Vorstands (was passieren könnte) ist nicht von der Erörterung von Strategie und Leistung getrennt. |
GRC auf die richtige Weise durchführen
Effektives GRC schafft die Prozesse und Systeme, die risikobewusste Entscheidungen auf allen Ebenen ermöglichen. Es geht darum, allen Beteiligten Zugang zu denselben hochwertigen Echtzeitdaten zu verschaffen, damit sie ihr Wissen gemeinsam nutzen und bei Maßnahmen zusammenarbeiten können. Ein herausragender GRC-Ansatz:
- Definiert ein gemeinsames Vokabular für alle Disziplinen.
- Schafft eine einzige Quelle der Wahrheit.
- Standardisierung von Prozessen, Praktiken und Richtlinien.
- Erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit.
Obwohl stark regulierte Branchen wie das Finanzwesen, der Energiesektor oder das Gesundheitswesen den größten Bedarf an einer integrierten GRC-Lösung haben, kann jedes Unternehmen - ob groß oder klein, öffentlich oder privat - davon profitieren.
Wenn GRC richtig gemacht wird, ist jeder Teil des Unternehmens auf die richtigen Ziele, Maßnahmen und Kontrollen ausgerichtet, um den Unternehmenserfolg zu fördern. Risiken sind nicht länger etwas, das gefürchtet, vermieden oder minimiert werden muss. Das Risiko wird zu einem Werkzeug, um strategischen Wert zu schaffen und die Leistung zu steigern.
Der Wert von GRC-Software
Integrierte GRC-Technologie vereint Prozesse und Rollen im gesamten Unternehmen für eine nahtlose Zusammenarbeit und intelligente Erkenntnisse, die datengesteuerte Entscheidungen unterstützen. Sie überwindet Mauern und sorgt für Transparenz zwischen den Beteiligten, sodass Sie die Zusammenhänge zwischen einzelnen Risiken verstehen und erkennen können, wie alles im Ganzen zusammenhängt. Und Sie erzielen enorme Effizienz- und Genauigkeitssteigerungen bei gleichzeitiger Kostensenkung.
Mit GRC-Software können Sie:
- Erledigen Sie mehr. Die integrierte GRC-Technologie automatisiert Routineaufgaben, Arbeitsabläufe und Folgemaßnahmen, wodurch die Zahl der benötigten Arbeitsstunden drastisch reduziert wird. Und da alle Daten an einem Ort für alle zugänglich sind, wird Doppelarbeit vermieden, sodass Sie sich auf die Analyse konzentrieren können.
- Mit dem ständigen Wandel umgehen. Die letzte Zählung, mehr als 56.000 Warnmeldungen von 900 Regulierungsbehörden weltweit in einem einzigen Jahr verschickt wurden. Integrierte GRC-Software wurde nicht nur entwickelt, um effizient mit neuen Vorschriften und Gesetzen Schritt zu halten, sondern auch, um Ihrem Compliance-Risiko und den Auswirkungen auf das Unternehmen einen Schritt voraus zu sein.
- Sehen Sie, wer was wann getan hat. Da sich alle Risiko- und Compliance-Daten in einem einzigen Repository mit robusten Nachverfolgungsfunktionen befinden, verfügen Sie über einen klaren Prüfpfad, der jede Änderung dokumentiert.
- Nahtlos zusammenarbeiten. Integrierte GRC-Software bringt alle Unternehmens- und Rechtsrichtlinien, Verfahren und Unternehmensrisiken an einen Ort, der für alle Beteiligten leicht zugänglich ist. Sie bricht Silos auf, indem sie einheitliche Prozesse und Kontrollen im gesamten Unternehmen einführt. Außerdem fördert sie eine risikobewusste Kultur und schafft ein Gefühl der Eigenverantwortung, bei dem jeder eine Rolle bei der Minimierung von Überraschungen spielt.
- Sehen Sie das große Ganze. Mit integrierter GRC-Software können Sie Initiativen und Daten miteinander verknüpfen, um echte Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie sich ein Teil des Programms auf einen anderen auswirkt, und die vollen Auswirkungen auf das Unternehmen zu verstehen. Mit einem besseren Einblick in Ihr Programm als Ganzes können Sie Probleme besser erkennen, priorisieren und angehen, bevor sie zu vollwertigen Problemen eskalieren.
- Beantworten Sie schwierige Fragen. Mit optimierten Prozessen, Echtzeitdaten und integrierten Analysen können Sie mit integrierter GRC-Software schnell und einfach aussagekräftige Berichte erstellen, die zu datengesteuerten Entscheidungen führen. Dashboards geben Ihnen einen kontinuierlichen Einblick in die Wirksamkeit Ihrer Programme. Und fortschrittliche Analysen erweitern die menschliche Intelligenz, indem sie neue und detailliertere Informationen aus den Daten herausziehen. Dank dieses Einblicks können Risiko- und Compliance-Teams der Unternehmensleitung strategische Ratschläge und vorausschauende Erkenntnisse liefern.
Was Sie fragen sollten, wenn Sie eine neue GRC-Software in Betracht ziehen
Starke, technologiegestützte GRC-Programme können für Unternehmen ein echtes Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb sein, daher ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen. Da es mehrere Technologieoptionen und keine gemeinsamen Definitionen gibt, ist es nicht einfach zu wissen, wann Sie eine GRC-Lösung benötigen - oder welche Sie brauchen.
Im Folgenden finden Sie vier Fragen, die Ihnen helfen sollen, Ihren Fokus zu definieren, wenn Sie mit dem Kauf von GRC-Software beginnen:
- Welche Probleme versuchen Sie zu lösen?
Was sind Ihre größten Sorgen? Cyber-Risiko? Einhaltung von Handelsbestimmungen? Auswirkungen auf den Ruf? Aufkommende Risiken?
Der erste Schritt auf dem Weg zum Kauf einer GRC-Software besteht darin, Ihre besonderen Bedürfnisse zu verstehen. Es ist leicht, sich darauf zu versteifen, das "beste" und funktionsreichste Produkt auf dem Markt zu finden und zu kaufen. Wenn diese Lösungen jedoch nicht die umsetzbaren Informationen liefern, die Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen, dann bieten sie nicht den Wert, den Sie brauchen.
- Welche Merkmale und Funktionalitäten sind heute am wichtigsten?
Benötigen Sie eine ERM-Lösung plus ein Audit-Tool? Oder eine ERM-Software mit zusätzlichen Compliance-Funktionen? Wie sieht es mit Analyse- und Berichtsfunktionen aus? Sollten Sie sich für eine einzige Plattform mit mehreren Tools für eine bessere Zusammenarbeit entscheiden - oder suchen Sie nach separaten Einzellösungen für jede Funktion?
Bei so vielen Lösungen auf dem Markt stellt sich unweigerlich die Frage nach der richtigen Kombination von Tools, Merkmalen und Funktionen. Die beste Vorgehensweise besteht darin, die "Must-haves" von den "Nice-to-haves" zu trennen. Überlegen Sie, was Sie heute brauchen und was Sie wahrscheinlich in Zukunft brauchen werden. Kaufen Sie die Kombination von Tools, die Ihnen sowohl die Funktionen bieten, die Sie jetzt brauchen, als auch die Skalierbarkeit, die Sie für die Zukunft benötigen - und das zu einem vernünftigen Budget.
- Wer sollte direkt in den Beschaffungsprozess einbezogen werden?
Stellen Sie ein Einkaufsteam auf der Grundlage von drei Faktoren zusammen:
- Wer braucht die Software?
- Wer pflegt die Software?
- Wer kontrolliert die Mittel?
Wenn Sie zu viele Beteiligte einbeziehen, kann das dazu führen, dass Sie Werkzeuge kaufen, die Sie nicht brauchen, oder Geld für mehrere Einzellösungen mit sich überschneidenden Funktionen verschwenden. Sie können es nicht allen recht machen, also konzentrieren Sie sich auf die praktischen Belange derjenigen, die etwas damit zu tun haben.
In der Regel ist es sinnvoll, dass das Risikomanagement die Federführung übernimmt. Das Risikomanagement-Team hat in der Regel den besten Überblick darüber, mit welchen Funktionen die Prioritäten des Unternehmens erreicht werden können. Dieses Team hat auch den besten Überblick darüber, wie sich das Risiko auf das gesamte Unternehmen auswirkt, und kann allen helfen, das Risiko einheitlicher zu sehen und zu betrachten.
- Wer sollte beraten?
Andere Abteilungen und Stakeholder haben zwar ein Mitspracherecht, aber nicht das gleiche. Die Innenrevision zum Beispiel ist ein wertvoller Berater im GRC-Softwarekaufprozess. Diese Abteilung kann überprüfen, ob die in Betracht gezogene Lösung über gute Kontrollen verfügt, damit die richtigen Personen die richtigen Risiken bewerten und die Informationen zuverlässig sind. In ähnlicher Weise kann die IT-Abteilung wichtiges Fachwissen über Bereitstellung, Schulung und Integration bieten.
Die beste GRC-Lösung ermöglicht es Unternehmen, zu verstehen, was passieren könnte und was dagegen getan werden kann, so dass die Führungskräfte schnelle und intelligente Entscheidungen zum Schutz des Unternehmens treffen können.
Sind Sie bereit, eine GRC-Anfrage für ein Angebot zu verfassen? Beginnen Sie hier.
Die Auswahl einer GRC-Softwarelösung kann überwältigend sein. Sehen Sie sich eine ganze Reihe von Einzellösungen an? Oder suchen Sie nach einer umfassenden Lösung mit breitem Funktionsumfang, die die gemeinsame Nutzung von Daten und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens erleichtert? Wie auch immer, eine Ausschreibung ist entscheidend, um den richtigen Partner zu finden.
Diese Vorlage herunterladen finden Sie eine Liste der wichtigsten GRC-Fragen, die Ihnen bei der Kaufentscheidung helfen sollen. Die Fragen werden in einer herunterladbaren Tabelle dargestellt, die leicht an Ihre eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Wie man GRC-Software evaluiert
Um mit den sich ständig ändernden Risiken, Vorschriften und Richtlinien Schritt halten zu können, bedarf es einer flexiblen, skalierbaren und integrierten GRC-Technologie-Lösung. Die richtige GRC-Software erhöht die Effizienz, beweist die Effektivität und steigert den Wert der Risikomanagementfunktion für das Unternehmen. Wenn Sie mögliche Lösungen evaluieren, sollten Sie sich fragen:
Wie man GRC-Software erfolgreich einführt
Der Erfolg oder Misserfolg einer GRC-Software-Implementierung hängt weitgehend von der Stärke der Partnerschaft mit dem von Ihnen gewählten Anbieter ab und davon, wie gut Sie im Vorfeld der Implementierung vorbereitet sind. In diesem Sinne finden Sie hier acht Tipps, die Sie auf den Weg zu einer erfolgreichen Software-Implementierung bringen:
- Definieren Sie die Ziellinie, bevor Sie beginnen. Würden Sie ein Rennen beginnen, ohne zu wissen, wo die Ziellinie ist? Natürlich nicht, denn Sie könnten wertvolle Zeit und Energie in die falsche Richtung verschwenden. Gleichermaßen kann der Beginn eines GRC-Softwareimplementierungsprojekts ohne klare Definition einer Ziellinie - d. h. von Erfolgskriterien - zu Verzögerungen, Verwirrung und einer Ausweitung des Umfangs führen. Beginnen Sie mit klar definierten Geschäftsanforderungen, die vollständig auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind. Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die funktionalen/technischen Spezifikationen und die Kriterien für die Benutzerakzeptanztests - und letztlich für die Messung des Erfolgs Ihres Projekts.
- Automatisieren Sie nicht einen fehlerhaften Prozess. Auch wenn Sie sich mit Ihren aktuellen Arbeitsabläufen wohlfühlen, ist es ein kostspieliger - aber häufiger - Fehler, das neue GRC-System auf der Grundlage der alten Methoden zu entwickeln. Eine starke Anpassung der neuen GRC-Workflows an die alten kann schwerwiegende Folgen haben, z. B. verlängerte Implementierungszeiten, größerer Umfang, Probleme bei der zukünftigen Unterstützung und die Unfähigkeit, andere zentrale (oder zukünftige) Standardfunktionen zu nutzen. Anbieter investieren zahllose Stunden und Gelder in die Entwicklung konfigurierbarer Standards, die auf Best Practices basieren. Seien Sie also offen dafür, zu erfahren, wie diese Standards Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen können.
- Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Anbieter automatisch weiß, was Sie meinen, ohne dass Sie es aussprechen. Wenn es um eine erfolgreiche Implementierung geht, gibt es kein "Zuviel" an Kommunikation. Besprechen Sie alle möglichen Probleme in den frühen Phasen einer Implementierung - und scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Selbst scheinbar kleine Probleme können große Auswirkungen auf den Erfolg der Implementierung haben, wenn sie erst in späteren Phasen oder, schlimmer noch, gar nicht angesprochen werden.
- Erfolgreiche Implementierungen sind wie eine Ehe. Wie in einer Ehe müssen sowohl Ihr Unternehmen als auch der Lieferant ihren Beitrag leisten, damit die Verbindung erfolgreich ist. Kommunikation und Vertrauen sind unabdingbar, beide Parteien müssen zur Verantwortung gezogen werden, und es bedarf harter Arbeit, damit die Beziehung gedeihen kann. Wenn sich eine Seite zurückhält, kann es sein, dass ihre Bedürfnisse nicht richtig berücksichtigt werden, was die Umsetzung gefährden kann. Und wenn die Beziehung zu sehr aus dem Gleichgewicht gerät, könnte es zu einer unangenehmen Scheidung kommen.
- Ja, Sie brauchen einen designierten Projektleiter. Eine Implementierung kann zwar auch ohne die Rolle des Projektmanagers erfolgreich sein, aber die Erfolgsaussichten steigen exponentiell, wenn ein Projektmanager beteiligt ist. Die Koordinierung aller Ressourcen und Aufgaben während einer großen Implementierung kann eine mühsame Aufgabe sein. Etwas so Einfaches wie die Planung eines Meetings für mehrere Personen in verschiedenen Organisationen kann sich als schwierig erweisen, wenn die PM-Rolle auf mehrere Mitglieder des Implementierungsteams aufgeteilt ist. Ein einziger Ansprechpartner zentralisiert die Kommunikation, strafft alle Implementierungsaktivitäten und hält alle Beteiligten auf Kurs.
- Seien Sie realistisch, was Ihre anderen zeitlichen Verpflichtungen angeht. Die Mitarbeit in einem Implementierungsteam kann nur eine von vielen Aufgaben sein, die Sie zu erledigen haben. Seien Sie realistisch in Bezug auf die Zeit, die Sie für den Implementierungsprozess zur Verfügung haben, und informieren Sie den Anbieter - und die Teammitglieder - über andere Verpflichtungen oder Konflikte, die Sie haben, sobald der Basiszeitplan für das Projekt erstellt ist.
- Lassen Sie den Testprozess nicht zu kurz kommen. So verlockend es auch sein mag, die Tests zu beschleunigen, um den Termin einzuhalten, ist dies nicht der richtige Ort, um zu sparen. Die Umgehung oder Verkürzung von integralen Benutzerakzeptanztests kann Ihnen Berge von Problemen nach der Inbetriebnahme, zusätzliche Arbeit und Verzögerungen bei Ihren Geschäftsprozessen bescheren. Eine ordnungsgemäße UAT erfordert Zeit, um sie korrekt durchzuführen - aber der zusätzliche Aufwand erspart Ihnen später eine Menge Kopfschmerzen.
- Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor. Wie sorgfältig Sie auch sein mögen, es ist praktisch unmöglich, alle möglichen Probleme zu erkennen und sich darauf vorzubereiten. Etwas Unerwartetes wird zwangsläufig passieren, aber die Auswirkungen hängen oft mehr davon ab, wie Sie reagieren, als von dem Problem selbst. Wenn ein unerwartetes Problem die Implementierung zum Scheitern zu bringen droht, arbeiten Sie konstruktiv mit Ihrem Team zusammen, um das Problem zu lösen und voranzukommen. Und wenn Sie den richtigen Anbieter gewählt haben, können Sie gemeinsam alle Überraschungen meistern, die auf Sie zukommen.
Wie man einen Business Case für GRC-Software erstellt
Vorstände und Geschäftsführungen erkennen vielleicht, dass GRC-Technologie eine bessere Übersicht bietet und das Risiko und die Einhaltung von Vorschriften insgesamt verbessert - aber sie zögern noch immer, ein Budget bereitzustellen. Die Herausforderung besteht darin, den Wert - Kosten, Flexibilität, Effizienz, Effektivität - auf eine Weise zu definieren und zu messen, die aussagekräftig genug ist, um diejenigen zu überzeugen, die die finanziellen Fäden in der Hand halten.
Integrierte GRC-Software standardisiert Prozesse, rationalisiert die Datenerfassung und erhöht die Sicherheit. Die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht es dem Risiko- und Compliance-Team, sich von der Datenerfassung auf höherwertige Aufgaben wie die Untersuchung und Behebung von Problemen zu konzentrieren. Integrierte Analysen und zentralisierte Daten bieten neue, datengestützte Einblicke, identifizieren Abhängigkeiten, die sonst unbemerkt geblieben wären, und geben Ihnen einen frühzeitigen Einblick in Risikoindikatoren, die zur Entwicklung einer strategischen Vision genutzt werden können.
Hinzu kommt eine Echtzeit-Berichterstattung, die den Inhalt Ihrer Daten aufschlüsselt und so bessere und schnellere Entscheidungen ermöglicht. Dashboards ermöglichen auch die kontinuierliche Überwachung von Schlüsselindikatoren und Metriken. Kurz gesagt, integrierte GRC-Software liefert Ihnen harte Daten zum aktuellen Status Ihres Risiko- und Compliance-Programms, zu den Schwachstellen und zu den erforderlichen Maßnahmen. Direkt an Ihren Fingerspitzen.
Aber was spricht am lautesten zu den Führungskräften? Keine Überraschungen, zum einen. Es gibt nichts, was der Vorstand und die Führungsetage mehr verabscheut, als von etwas überrascht zu werden, von dem sie hätten wissen müssen - oder können -.
Mit einer integrierten GRC-Plattform haben Sie alle Risiken auf dem Radar, was Überraschungen minimiert. Und dann ist da noch die Sichtbarkeit. Mit integrierter GRC-Software wird jedes Risiko dokumentiert und im Zusammenhang mit anderen Risiken - sowie den Zielen des Unternehmens - dargestellt.
Top-Führungskräfte sind sich darüber im Klaren, dass das Überleben des Unternehmens von der Fähigkeit abhängt, sofortigen Zugriff auf Echtzeit-Risikodaten zu erhalten, um harte strategische Entscheidungen zu treffen, die den Unternehmenserfolg fördern. Und mit einer gut geplanten GRC-Strategie - unterstützt durch integrierte GRC-Technologie - haben Sie endlich sowohl die Transparenz, um Ihre Risiken zu erkennen, als auch die Agilität, um Straßensperren zu umgehen, damit Sie Ihr Ziel auf direktem Weg zum Erfolg halten können.
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