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Herausforderung

Transport for London hat jederzeit Hunderte von Projekten in Arbeit - und eine reibungslose Fertigstellung ist eine Priorität.

Die integrierte Verkehrsbehörde ist für den täglichen Betrieb des öffentlichen Verkehrsnetzes in London zuständig, zu dem die Londoner U-Bahn sowie Straßen, Brücken, Tunnel und andere Oberflächenanlagen gehören.

Einige Projekte - wie die Verlängerung einer U-Bahn-Linie - sind sehr groß und gut sichtbar. Budgets und Zeitpläne sind öffentlich zugänglich. Und jeder, von Politikern bis hin zur Öffentlichkeit, kann sehen, wie ein Projekt voranschreitet, und seine Meinung äußern, was den Druck nur noch erhöht.

Die Herausforderung besteht darin, mit einem Team von nur 25 Risikospezialisten Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen. "Wir müssen unser Team auf die Projekte ansetzen, bei denen sein Fachwissen am meisten gebraucht wird, und die breitere Organisation dabei unterstützen, die Aufgabe der Risikoverwaltung und -kontrolle für routinemäßigere Projekte zu übernehmen", erklärt Ajay Patel, Leiter der Abteilung Risiken - Projekte und Programme bei TfL.

Lösung

TfL wandte sich vor etwa zwei Jahrzehnten an Riskonnect's Project Risk Management Software und hat nie zurückgeblickt.

Die Organisation nutzt die Software, um die mit ihrem vielfältigen Projektportfolio verbundenen Risiken zu ermitteln, zu bewerten und zu mindern. Dropdown-Menüs und automatisch ausgefüllte Felder erleichtern die Eingabe für alle Mitarbeiter des Unternehmens, und die Daten sind stets konsistent und glaubwürdig.

"Die Qualität der Daten ist entscheidend", erklärt Patel. "Die Regierung prüft sehr streng. Uns werden auf der Ebene der einzelnen Projekte sehr detaillierte Fragen zum Risiko, zur allgemeinen Risikobereitschaft und zur angemessenen Höhe der Finanzierung gestellt. Riskonnect bietet Gewissheit - und das schafft wirklich Vertrauen.

TfL kann Änderungen an Feldern, Menüs und anderen routinemäßigen Softwareanpassungen leicht selbst vornehmen. Und das Riskonnect-Team ist da, um bei allem Komplizierten zu helfen. "Wir können mit dem System bis zu einem gewissen Grad machen, was wir wollen - und dieser Grad an Flexibilität ist von unschätzbarem Wert", sagt Patel.

Die Risiken werden anhand einer Qualitätsmatrix für die Projektrisikobewertung bewertet. Das TfL-Team hat jederzeit Zugriff darauf, um sicherzustellen, dass alle technischen, Liefer- und kommerziellen Risiken erfasst und die Zusammenhänge zwischen Risiken und Annahmen richtig erkannt wurden.

Die Software bietet auch eine Monte-Carlo-Simulation zur Vorhersage der Eintrittswahrscheinlichkeit und der möglichen finanziellen Auswirkungen für verschiedene Risikosituationen. Laut Patel hat diese Funktion den Leuten die Augen für den Wert der statistischen Modellierung zur Vorhersage von Risikoergebnissen geöffnet - was dazu beigetragen hat, das Ansehen des Risikomanagements bei TfL zu erhöhen.

Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen eine große Menge historischer Daten aus Risikoregistern, Gesamtkosten abgeschlossener Projekte und Erkenntnisse über Umfangsänderungen gesammelt, die in das System eingespeist werden, um die Prognosen zu verfeinern und sicherzustellen, dass die richtigen Risiken erfasst und bewertet werden.

Die Ergebnisse werden in das Budget und den Zeitplan eines Projekts eingearbeitet, um die Ergebnisse vorhersehbarer zu machen: "Es geht darum, den Schlag abzufedern, bevor er passiert", bemerkt Patel. Er merkt an, dass sich die Software auch gut mit anderen Plattformen integrieren lässt, die für die Verfolgung von Zeitplänen und Meilensteinen verwendet werden.

Von zunehmender Bedeutung ist, dass Riskonnect auch zur Einteilung von Projekten in zwei Hauptkategorien verwendet wird - Projekte mit geringem und solche mit hohem Aufwand. Bei Projekten mit geringem Eingriff - wie dem Austausch von Gleisen oder der Erneuerung von Straßen - wird die Software zur Identifizierung und zum Management von Risiken eingesetzt, die Ausführung erfolgt jedoch weitgehend durch das Projektdurchführungsteam. Bei Projekten mit verstärktem Kontakt - wie der neuen Crossrail-Transitstrecke - wird zusätzlich zur Software das Fachwissen der Risikospezialisten von TfL genutzt.

Projekte oberhalb der 15-Millionen-Pfund-Grenze gelten im Allgemeinen als "enhanced touch", aber Patel weist darauf hin, dass die Kosten nur ein Ausgangspunkt sind. Auch die Komplexität und die Sichtbarkeit eines Projekts spielen eine Rolle, die durch einfache, Standard-, bedeutende oder große Projekte gekennzeichnet sind.

"Einige 100-Millionen-Pfund-Projekte sind eigentlich ziemlich routinemäßig und können vom Projektleitungsteam mit Riskonnect gut verwaltet werden", erklärt er. "Andererseits sind einige 5-Millionen-Pfund-Projekte extrem komplex oder neuartig und erfordern einen Spezialisten. Riskonnect bietet eine detaillierte quantitative Analyse, aber die menschliche Interpretation ist wichtig".

Ergebnisse

Eines der ersten Projekte, bei denen die Riskonnect-Software zum Einsatz kam, war die Erweiterung der Jubilee Line nach Canary Wharf. Das war ein durchschlagender Erfolg - und die Nutzung von Riskonnect nahm von da an schnell zu. Kürzlich hat TfL die Verlängerung der Northern Line vor dem Zeitplan und unter dem Budget abgeschlossen. "Das Risikomanagement - und Riskonnect - haben einen großen Anteil an diesem Erfolg", so Patel.

"Riskonnect hat eine Kultur des Risikodenkens ermöglicht, die es vorher nicht gab", fügt er hinzu. "Das Unternehmen sieht das Risikomanagement jetzt als Mehrwert und nicht mehr nur als eine Übung zum Ankreuzen.

Für TfL sind die großen Fragen immer, wie viel ein Projekt kosten wird und wie lange es dauern wird. Mit Riskonnect kann die Organisation Risiken nutzen, um genauere Schätzungen und vorhersehbarere Ergebnisse zu erzielen. "Die Software von Riskonnect ist aus Gründen der Konsistenz, Transparenz, exzellenten Analyse und Anpassungsfähigkeit absolut entscheidend für unser Risikomanagement. Wir könnten nie wieder zu den Tagen der Tabellenkalkulationen zurückkehren. Riskonnect enthält eine Fülle von Informationen, die wir brauchen, um voranzukommen."

"Aber das wahre Juwel ist die Partnerschaft, die wir im Laufe der Jahre aufgebaut haben", sagt er. "Wir haben uns über unsere Rollen als Risikomanagement- und Softwareanbieter hinaus zu einer Gemeinschaft zusammengefunden, in der wir bewährte Verfahren austauschen und anderen zeigen, wie man erfolgreiche Projekte durchführt. Wir ebnen den Weg in die Zukunft."

Weitere Informationen zum Risikomanagement von Projekten finden Sie auf Riskonnects Softwarelösung für das Risikomanagement von Projekten.