Ist Ihr Unternehmen bei der Verwaltung des Lebenszyklus von Richtlinien eher aktiv oder passiv?

Richtlinien sind ein entscheidender Bestandteil von GRC-Programmen (Governance, Risk und Compliance), die Parameter für alles vom Verhalten der Mitarbeiter bis hin zu Geschäftsprozessen und Transaktionen festlegen. Und in einer sich ständig weiterentwickelnden Landschaft von Gesetzen und Vorschriften müssen Richtlinien ständig auf ihre Eignung und Relevanz hin überprüft werden.

Die Richtlinien müssen auch leicht zu finden sein. Alle Mitarbeiter müssen wissen, wo sie die aktuellen Richtlinien und Praktiken finden können, damit sie immer wissen, was erwartet wird.

In der Praxis werden Organisationen jedoch selbstgefällig. Richtlinien werden erstellt, genehmigt ... und allzu oft zu den Akten gelegt.

Ein Lebenszyklus-Ansatz für die Verwaltung von Richtlinien

Das Festhalten an überholten, unwirksamen Richtlinien ist eine Belastung. Laut Michael Rasmussen, GRC Pundit - und häufiger Gast bei Riskonnect Risiko@Arbeit Bildungs-Webinarreihe - Unternehmen versäumen es oft, Richtlinien über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, was zu Problemen führen kann.

"Dies führt zu veralteten, unwirksamen und nicht auf die Geschäftsanforderungen abgestimmten Richtlinien. Darüber hinaus kann ein Unternehmen für Richtlinien zur Rechenschaft gezogen werden, die zwar vorhanden sind, aber nicht angemessen sind oder nicht den Vorschriften entsprechen.
Michael Rasmussen, GRC Pundit

Ohne einen strukturierten und koordinierten Ansatz für die Verwaltung des Lebenszyklus von Richtlinien könnte Ihr Unternehmen widersprüchliche Botschaften an Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden senden. Dadurch ist Ihr Unternehmen nicht nur einem größeren Risiko ausgesetzt, sondern könnte sich auch in den Augen der Aufsichtsbehörden strafbar machen.

Gemeinsame Herausforderungen für das Policy Lifecycle Management

Die schiere Anzahl von Richtlinien in jedem Unternehmen bedeutet, dass es eine Menge zu beachten gibt. Hier sind sieben Herausforderungen, die einer effektiven Richtlinienverwaltung oft im Weg stehen:

  1. Manuelle Instandhaltung. Wenn Richtlinien manuell in Word-Dokumenten verwaltet werden, ist es schwierig zu wissen, welche Version die aktuellste ist.
  2. Unerreichbar. Wenn die Richtlinien an vielen verschiedenen Orten aufbewahrt werden, kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, das zu finden, was sie brauchen.
  3. Widersprüchliche Politiken. Wenn Abteilungen ihre eigenen Richtlinien entwickeln, kann es zu einer Reihe von sich überschneidenden oder widersprüchlichen Richtlinien kommen, die nicht mit anderen Funktionen in Einklang stehen.
  4. Schwer zu verstehen. Ohne ein einheitliches Format, einen einheitlichen Stil und eine klar verständliche Sprache kann die Bedeutung Ihrer Richtlinien - und der Maßnahmen, die Sie anregen wollen - verloren gehen.
  5. Fehlendes Eigentum. Wenn es keinen definierten Eigentümer gibt, ist auch niemand dafür verantwortlich, die Policen auf dem neuesten Stand zu halten.
  6. Keine Verfolgungsmöglichkeiten. Wenn Ausnahmeregelungen, Vorfälle und Probleme nicht dokumentiert werden, ist es schwierig, Probleme zu erkennen und zu lösen.
  7. Schlechte Dokumentation. Ohne prüfbare Aufzeichnungen über Richtlinien, Bescheinigungen und Ausnahmen ist die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften arbeitsintensiv und zeitaufwändig.

Betrachtung der Richtlinienverwaltung durch ein Lebenszyklusobjektiv

Ein wirksames Richtlinienmanagement ist kein Selbstläufer. Sie müssen Ihre Richtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie wirksam sind und die Interessen Ihrer Mitarbeiter und wichtiger Interessengruppen schützen.

Sie müssen wissen, welche Richtlinien vorhanden sind, wie sie kommuniziert werden und ob die richtigen Personen sie gelesen und eine entsprechende Schulung erhalten haben. Ausnahmen von den Richtlinien müssen dokumentiert und validiert werden. Sie müssen auch ein Protokoll darüber führen, wie Verstöße gegen die Richtlinien überwacht und gehandhabt werden.

Wenn Sie Ihre Prozesse zur Verwaltung von Richtlinien straffen, können Sie Risiken verringern, Ihre Mitarbeiter schützen, die Aufsichtsbehörden zufrieden stellen und den guten Ruf Ihres Unternehmens wahren. Mit den folgenden fünf Schritten können Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinien mit Ihrem Unternehmen, Ihrer Kultur und den Aufsichtsbehörden Schritt halten.

Brauchen Sie eine Police?

Richtlinien können dazu dienen, eine gute Unternehmensführung zu gewährleisten, Risiken zu erkennen und zu verwalten, die Einhaltung von Vorschriften zu dokumentieren und Unternehmenswerte zu vermitteln, indem Standards für akzeptable Verhaltensweisen und Praktiken dokumentiert werden.

Sobald Sie festgestellt haben, dass eine formelle Richtlinie erforderlich ist, ernennen Sie einen Verantwortlichen, der dafür verantwortlich ist, dass die Richtlinie während ihres gesamten Lebenszyklus auf dem neuesten Stand bleibt. Jede Richtlinie bindet den Arbeitgeber an eine gesetzliche Sorgfaltspflicht, daher ist es wichtig, ihm von Anfang an die Verantwortung zu übertragen.

Entscheidend sind auch die Details beim Verfassen einer Richtlinie. Achten Sie auf eine klare, jargonfreie Sprache und ein einheitliches Format, damit jeder versteht, was erwartet wird.

Suchen Sie nach einer Technologielösung, die den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess automatisiert und Ihnen hilft, Konsistenz und Verantwortlichkeit in Bezug auf Richtlinien, Ziele, Dritte, Vorschriften, Risiken und Kontrollen herzustellen.

Wie werden Sie die Nachricht verbreiten?

Richtlinien sind nur dann sinnvoll, wenn die richtigen Leute sie kennen, ihren Zweck verstehen und wissen, wie sie im täglichen Leben anzuwenden sind. Sobald Sie eine neue oder überarbeitete Richtlinie ankündigen, sollten Sie die betroffenen Personen entsprechend schulen. Erleichtern Sie die Schulung, indem Sie Fragen und Quiz-Elemente entsprechend den Bewertungsstrukturen für die Einhaltung der Vorschriften zusammenstellen. Und stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinie an einem zentralen Ort veröffentlichen, der leicht zugänglich ist.

Suchen Sie nach einer Technologielösung, die alle Ihre Richtlinien an einem Ort zusammenfasst. Durch den zentralen Zugriff wissen die Mitarbeiter, wo sie die für ihre Arbeit relevanten Richtlinien finden - und Sie können sicher sein, dass diese immer auf dem neuesten Stand sind.

Wie stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Ihre Richtlinien kennen und verstehen?

Einige Richtlinien erfordern regelmäßige Bestätigungen, um zu bestätigen, dass eine Person die Informationen erhalten und sich mit der Einhaltung der Regeln einverstanden erklärt hat. Bestätigungen können per E-Mail eingeholt werden; manuelle Methoden können jedoch extrem zeitaufwändig und fehleranfällig sein.

Suchen Sie nach einer Technologielösung, die ein spezielles Portal für die einfache Einreichung von Bescheinigungen und eine automatische Validierung bietet, damit die Befragten verstehen, was bescheinigt wird. Durch die automatische Nachverfolgung erhalten Sie einen detaillierten Prüfpfad, der Ihr Unternehmen vor Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften schützt.

Wie werden Sie Ihre Richtlinien über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten?

Das Richtlinienmanagement sollte proaktiv und kontinuierlich sein, um sicherzustellen, dass die Regeln eingehalten werden. Führen Sie Kontrollen ein, um die Einhaltung der Richtlinien zu überwachen. Dokumentieren Sie alle Ausnahmen von der Richtlinie - und überprüfen Sie diese Ausnahmen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie noch benötigt werden. Details zu Richtlinienverstößen und Ausnahmen können dann wieder in Ihren Überprüfungsprozess einfließen.

Suchen Sie nach einer Technologielösung, die automatisch Ausnahmen überwacht, Verstöße identifiziert und für jede Richtlinie Berichte über Beziehungen erstellt. Sie sollte Bereiche mit vielen Ausnahmen und Verstößen identifizieren und einen klaren Prüfpfad für alle Aktionen bieten.

Ist die Politik noch aktuell?

Überprüfen Sie Ihre Richtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie im Hinblick auf Ihre Unternehmensziele und gesetzlichen Anforderungen noch relevant sind. Sind sie noch wirksam? Müssen sie aktualisiert werden, sollten sie so bleiben wie sie sind, oder sollten sie archiviert und durch etwas Besseres ersetzt werden?

Suchen Sie nach einer Technologielösung, die spezifische Richtlinienerklärungen zusammen mit den zugehörigen Dateien, Versionen, Bescheinigungsunterlagen und Kampagnen verwaltet. Individuelle Dashboards und Point-and-Click-Berichte können Ihnen relevante Informationen an die Hand geben, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können.

Laufende Verwaltung von Richtlinien zur Priorität machen

Ein effektives Richtlinienmanagement spielt eine entscheidende Rolle für die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Risiken zu bewältigen und seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Die Ausarbeitung geeigneter Richtlinien und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, schützt den Ruf Ihres Unternehmens und trägt dazu bei, dass man in Ihrem Unternehmen gerne arbeitet.

Um Ihrem Unternehmen einen Vorteil zu verschaffen, sollten Sie Riskonnect's Verwaltung der Politik Software, und laden Sie unser E-Book herunter, Umwandlung der Compliance vom Check-the-Box zum Champion.