Informationssysteme für das Risikomanagement (RMIS) wurden ursprünglich entwickelt, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Daten aus verschiedenen Quellen in einer Plattform zusammenzuführen. Dies bedeutete, dass Ihre Vorfälle und Ansprüche direkt an Ihren Versicherungsträger oder TPA gemeldet wurden und dass der Versicherungsträger/TPA diese Daten einmal im Monat elektronisch an Sie zurückschickte, damit Sie sie in eine Datenbank herunterladen konnten. RMIS-Anwendung. Sobald alle Daten in das RMIS geladen waren, konnten Sie konsolidierte Berichte in Tabellenkalkulationen erstellen, um die Anzahl der Verluste und die Finanzdaten für einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen. Zu dieser Zeit galt dieser Arbeitsablauf als innovativ.

Risikomanager müssen heute weit mehr als nur historische Zahlen und Finanzdaten verfolgen. Sie benötigen Echtzeit-Trends und Analysen für alle aufgetretenen Vorfälle, nicht nur für die tatsächlich eingereichten Schäden. Es stellt sich also die Frage, wie Sie unmittelbarere und detailliertere Daten erhalten können, wenn Sie Ihre Schäden über einen Versicherungsträger/TPA verwalten und abwickeln?

Die Antwort finden Sie mit Ihrem RMIS. Sie können Ihr RMIS als primäres Erfassungsmedium anstelle des Trägers/TPA verwenden. Das RMIS kann die erforderlichen Daten in der von Ihnen als notwendig erachteten Häufigkeit an den Träger/TPA exportieren. Der Träger/TPA kann dann Finanzdaten, Notizen und andere Daten zur Schadenbearbeitung mit dem Standarddatenaktualisierungsprozess an das RMIS zurücksenden.

Dieser aktualisierte Arbeitsablauf bietet zahlreiche Vorteile und trägt zur Kostensenkung bei:

  • Sofortige Benachrichtigung über neue Vorfälle - Sie erhalten sofortige Einsicht in die Ereignisse, sobald sie übermittelt werden. Die Übermittlung kann auch automatisch Benachrichtigungen an verschiedene interne und externe Stellen auslösen, die auf spezifischen Daten des Ereignisses basieren. Und bei schwerwiegenderen Ereignissen können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um das Schadensrisiko zu mindern und die Kosten niedrig zu halten.
  • Verfolgen Sie jeden Vorfall - Die Hauptaufgabe Ihres Transportunternehmens/TPA ist die Bearbeitung von Schadensfällen. Wenn Sie Ihr RMIS nutzen, können Sie verlangen, dass alle Vorfälle - auch Beinaheunfälle - erfasst werden, um die Entwicklung zu verbessern und zukünftige Unfälle zu vermeiden.
  • Kosteneinsparungen pro Datensatz - Spediteure/TPAs rechnen in der Regel pro Datensatz ab. Wenn Sie Ihre Vorfälle über das RMIS erfassen, können Sie steuern, welche Datensätze an den Spediteur/die Versicherung gesendet werden. So würden Sie beispielsweise keine Vorfälle oder Beinaheunfälle an den Spediteur/die Versicherung exportieren, sondern diese Daten für Trendanalysen innerhalb des RMIS verwenden.
  • Zuverlässigere Daten - Sie können selbst bestimmen, welche Daten aufgenommen werden, welche Daten erforderlich sind und in welchem Format die Daten empfangen werden. Die Versicherungsträger/TPAs erfassen möglicherweise nicht alle Daten, die Sie benötigen, um die Einzelheiten Ihres Schadens zu verstehen. Ihre Aufgabe besteht lediglich darin, den Versicherungsschutz zu bewerten und den Schaden so schnell wie möglich und mit dem geringstmöglichen Dollarbetrag zu regulieren. Unternehmen wollen in der Regel mehr Einblick in alle Ereignisse, um Verfahren zu implementieren, die verhindern, dass sich ähnliche Ereignisse wiederholen.
  • Genauere Daten - Wenn Sie ein Callcenter für die Aufnahme von Vorfällen einsetzen, kann es sein, dass das, was am Telefon gesagt wird, nicht immer genau in das System eingegeben wird. Ein elektronisches Berichterstattungsinstrument hingegen gibt die Daten direkt an der Quelle ein, so dass Unstimmigkeiten bei der Interpretation ausgeschlossen sind. Die erfassten Daten sind die Daten, die Sie brauchen.
  • Arbeitsabläufe mit mehreren Anbietern/TPAs - Wenn Sie mehrere Anbieter/TPAs haben, können Sie auf der Grundlage der über das Erfassungstool eingegebenen Informationen automatisieren, welche Vorfälle an die einzelnen Anbieter/TPAs gesendet werden.

Wenn Sie an der Einführung dieses Arbeitsablaufs interessiert sind, sollten Sie Ihre Möglichkeiten mit Ihrem RMIS-Anbieter und Ihrem Versicherungsträger/TPA ausloten. Bei der Entscheidung, ob dieser Arbeitsablauf für Sie geeignet ist, sind jedoch einige Punkte zu beachten:

  • Wird der neue Arbeitsablauf für Ihr Unternehmen von Vorteil sein? Sie sollten Ihr eigenes Risiko minimieren, es sei denn, Sie haben bereits ein Programm mit garantierten Kosten mit Ihrem derzeitigen Träger/TPA. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Versicherungsträger, welche Kosteneinsparungen Sie durch die Änderung der bestehenden Arbeitsabläufe erwarten können und welche Kosten Ihnen durch die Einführung eines neuen Arbeitsablaufs entstehen würden, und ermitteln Sie, ob die Nettokosten akzeptabel sind.
  • Kann Ihr Träger/TPA elektronische Vorfälle verarbeiten? Die meisten aktuellen Systeme sind in der Lage, Daten elektronisch zu exportieren und zu importieren, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Vergewissern Sie sich also, dass das System Ihres Spediteurs/TPA dies entsprechend unterstützen kann.
  • Kann Ihr aktuelles RMIS die von Ihrem Unternehmen und dem Spediteur/TPA geforderte Exportfrequenz unterstützen? Jeder möchte heute Informationen so schnell wie möglich senden und empfangen. Benötigt Ihr Träger/TPA Informationen täglich, stündlich oder sogar in Echtzeit? Dann können Sie feststellen, ob Ihr derzeitiges RMIS diese Häufigkeit unterstützen kann.
  • Sind Sie bereit, den Arbeitsablauf der Aufnahme zu gestalten? Sie sind dafür verantwortlich, festzulegen, was in den Aufnahmefragebogen aufgenommen werden soll, und den geänderten Prozess zu testen und intern einzuführen. Bei der Beurteilung, was in das Aufnahmeformular aufgenommen werden soll, kann das aktuelle Skript Ihres Versicherungsträgers/TPA ein guter Ausgangspunkt sein - oder Sie haben vielleicht bereits ein Papierformular für die anfängliche Datenerfassung. Auch Ihr RMIS-Anbieter sollte über einige Standardformulare verfügen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, und kann Sie bei der Gestaltung beraten. In jedem Fall sollten Sie bereit sein, die nötige Zeit in die Entwicklung und das Testen des Aufnahme-Workflows zu investieren, um einen Erfolg zu gewährleisten.

Kurz gesagt, eine relativ geringe Anfangsinvestition kann sich in Bezug auf Genauigkeit, Aktualität und Vollständigkeit Ihrer Schaden- und Unfalldaten dauerhaft auszahlen - und das kann zu niedrigeren Kosten führen. Das Beste daran ist, dass die Technologie bereits Teil Ihres RMIS ist. Worauf warten Sie also noch?