Wie das Bildungsministerium von Queensland seine Berichterstattungsmöglichkeiten und die Entscheidungsfindung mit einer einzigen Risikobetrachtung verändert hat

INDUSTRIE
Regierung & Bildung

LAGE
Australien

ANZAHL DER ANGESTELLTEN
85,000

Der drittgrößte australische Bundesstaat verlässt sich bei der Überwachung von Risiken und der Einhaltung von Vorschriften in Schulen und Regionalbüros auf die Riskonnect-Lösung.

Das Bildungsministerium von Queensland erbringt erstklassige Bildungsdienstleistungen für Menschen in jeder Phase ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. Das Ministerium beschäftigt in seinen Schlüsselbereichen Frühkindliche Bildung und Bildung mehr als 85.000 Mitarbeiter in ganz Queensland, die an mehr als 1.200 Arbeitsplätzen tätig sind, darunter auch in staatlichen Schulen und regionalen Büros. Als drittgrößter Bundesstaat hat Queensland einen Anteil von über 20% an der Gesamtzahl der Schulanfänger im Land.

Die Herausforderung

Die Lehrer und Schulleiter werden von einer Vielzahl von Fach-, Unternehmens- und Hilfskräften unterstützt, die sowohl den täglichen als auch den strategischen Betrieb überwachen und leiten, um einen reibungslosen Ablauf in der gesamten Organisation zu gewährleisten.

Bei einer so großen Anzahl von Mitarbeitern und Studenten im ganzen Land muss das Ministerium sicherstellen, dass es sich gegen alle nachteiligen Ereignisse absichert, die sich auf die Gemeinschaft finanziell und sozial auswirken und das Wohlbefinden des Einzelnen erhalten könnten.

In den letzten fünf Jahren haben die Anzahl und die Komplexität der Risiken, die in der gesamten Organisation gemanagt werden müssen, um dieses Ziel zu erreichen, erheblich zugenommen, was dazu geführt hat, dass das Managementteam des Unternehmens für eine Reihe von abteilungsspezifischen Risiken unterschiedlicher Art und Priorität verantwortlich ist.

Die Risiken reichen von der Bewältigung des starken Bevölkerungswachstums (im Süden) über Isolationsprobleme in abgelegenen Städten (Fernunterricht im Norden), Krokodilangriffe im Norden des Staates bis hin zu Wetterereignissen wie Wirbelstürmen, die landesweite Schulschließungen und damit verbundene Überschwemmungsrisiken erzwingen. Da das Ministerium die Bedeutung eines soliden Risikomanagements erkannt hat, hat es in die Lösung Active Risk Manager von Riskonnect investiert.

Die Lösung von Riskonnect erfüllte nicht nur unsere Anforderungen, ARM war intuitiv und passte zu der neuen Art und Weise, wie wir über Risiken sprechen. Es ermöglicht uns, Risiken anders zu visualisieren.

Robyn Albury, Geschäftsführender Direktor, Strategie und Planung der Verwaltung

Eine einheitliche Risikobetrachtung im Rahmen des Unternehmensmanagements

Da die bisherigen Managementsysteme zunehmend auf Excel-Tabellen basierten, stellte das Team fest, dass die textlastigen Prozesse zur Überwachung und Kontrolle von Risiken nicht mehr zu den neuen Managementrahmen und -verfahren passten. Darüber hinaus war es für das Team schwierig, den Wert der Risiken zu interpretieren, Toleranzen und Trends zu überwachen und darüber zu berichten und zu kommunizieren.

Robyn Albury, Executive Director, Governance, kommentiert: "Wir haben uns Gedanken darüber gemacht, wie wir Risiken so kommunizieren können, dass sie für leitende Entscheidungsträger sinnvoll sind. Wir gingen von einem Qualitätsprozess aus und schufen einen Risikomanagementrahmen, der leichter zu verstehen war. Infolgedessen änderten wir unsere Sprache und die Art und Weise, wie wir über Risiken diskutieren und berichten wollten - und Tabellen mit über 800 Risiken passten nicht mehr zu dieser Arbeitsweise. Infolgedessen änderten wir unsere Sprache und die Art und Weise, wie wir über Risiken diskutieren und berichten wollten - und Tabellen mit über 800 Risiken passten nicht mehr zu dieser Arbeitsweise. Das Risikoteam des Unternehmens legte seine Anforderungen fest und entschied sich nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe an mehrere Unternehmen für Riskonnect, weil das Unternehmen über Fachwissen im GRC-Bereich verfügt - und insbesondere für seine Risikomanagementlösung Active Risk Manager (ARM). Wir haben sehr spezifische Beschaffungsprozesse, in denen unsere Anforderungen im Detail festgelegt sind. Die Lösung von Riskonnect erfüllte nicht nur diese Anforderungen, ARM war auch intuitiv und passte zu der neuen Art und Weise, wie wir über Risiken sprechen. Er ermöglicht es uns, Risiken anders zu visualisieren - was uns wiederum hilft, andere Gespräche über die Maßnahmen und Kontrollen zu führen, die wir eingeführt haben."

Wir können die Anzahl der Risiken berechnen, sie kategorisieren und Trends beobachten, was uns hilft, mit den Führungskräften über ihr Risikoprofil zu kommunizieren.

Nikki Tran, Amtierende Direktorin, Risiko und Politik

Gemeinsame Nutzung von Risikodaten in der gesamten Organisation

Ein weiterer entscheidender Vorteil der Entscheidung für Riskonnect war, dass die Cloud-basierte Lösung es den Managern in den sieben Regionalbüros sowie dem zentralen Risikomanagementteam ermöglicht, dasselbe System zu nutzen. Nach der anfänglichen Einführung für die zentralen Benutzer stellte das Ministerium eine zweite Welle von Risk Express-Lizenzen bereit, die für die geschäftlichen Benutzer bestimmt waren.

Die Manager in der gesamten Organisation verwalten nun aktiv die Risiken und aktualisieren sie vierteljährlich, während das Enterprise Risk Team die Trends, Kontrollen und Maßnahmen für das Senior Management Team untersucht und darüber berichtet.

Nikki Tran, Acting Director, Risk & Policy, kommentiert: "Der Einsatz von ARM hat uns geholfen, unsere Gespräche mit den Risikoeignern zu verändern. Es ist einfacher für sie, Risiken visuell darzustellen, und für uns, die Daten abzufragen und Feedback zu geben. Wir können die Wahrscheinlichkeit und die Folgen bestimmter Risiken sehen, über die vorhandenen Kontrollen und die ergriffenen Maßnahmen berichten.

Vorher hatten wir keine dokumentierten Kontrollen und Maßnahmen - jetzt haben wir diese Transparenz und können sie für bestimmte Geschäftsbereiche und Eigentümer nutzen. Es ist logisch und auf unsere Prozesse abgestimmt und wird durch relevante Daten gestützt. Wir können die Anzahl der Risiken berechnen, sie kategorisieren und Trends beobachten, was uns hilft, mit den Führungskräften über ihr Risikoprofil zu kommunizieren."

Wir können nun dem Vorstand umfassende Berichte über die Einhaltung der Vorschriften vorlegen. Mithilfe eines risikobasierten Ansatzes ist es einfach, die erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen zu ermitteln, die auf unsere Richtlinien abgestimmt sind, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Robyn Albury, Geschäftsführender Direktor, Strategie und Planung der Verwaltung

Einhaltung der Vorschriften durch einen risikobasierten Ansatz

Auch die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften ist ein wesentlicher Vorteil des ARM.

Das Ministerium hat nun einen risikobasierten Ansatz für die Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften eingeführt, um festzustellen, wo die Verpflichtungen erfüllt wurden, wer verantwortlich ist und wo Maßnahmen ergriffen werden müssen. Das Team hat ein Risikoprofil der Dringlichkeit eingeführt, das dabei hilft, Risiken zu identifizieren, Kontrollen zusammenzufassen und eigene Maßnahmen zu überwachen.

Albury sagte: "Wir können dem Vorstand jetzt umfassende Berichte über die Einhaltung der Vorschriften vorlegen. Mithilfe eines risikobasierten Ansatzes ist es einfach, die erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen zu ermitteln, die auf unsere Richtlinien abgestimmt sind, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. In der Vergangenheit konnten wir über mehrere Jahre hinweg Maßnahmen gegen bestimmte Risiken auflisten, ohne die Fortschritte oder Ergebnisse verfolgen zu können. Jetzt können wir überwachen und bewerten, was die Risikoverantwortlichen tun, um das Risiko zu mindern und die Einhaltung der Vorschriften zu erreichen, so dass wir einen viel besseren Überblick über die Risiken haben. Wir können damit beginnen, Risikobewertungen mit externen Faktoren zu verknüpfen, die sich tatsächlich ereignen, Maßnahmen zu ergreifen und darüber zu berichten.

So hat das Risikoteam nun einen Überblick über die Risiken im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz in einer bestimmten ländlichen Region, die derzeit außerhalb der vereinbarten Toleranzgrenzen liegt.

Der Grund dafür ist die große Zahl von Lehrern, die verschiedene Schulen in der Region besuchen und lange Zeit, manchmal bis zu 10-12 Stunden, unterwegs sind, um Musik und andere Fachgebiete zu unterrichten. Dies birgt potenzielle Risiken für ihre Gesundheit und Sicherheit, die durch geeignete Kontrollen und Maßnahmen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen angegangen werden müssen.

Albury sagte: "Wenn wir uns die Zahlen unserer internen Audits für jede Schule in der Region ansehen, können wir feststellen, dass 39% der Schulen einen Verstoß gegen Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz oder Nichteinhaltung von Vorschriften haben. Mit Hilfe der Kontrollen und Daten in ARM, die wir eingerichtet haben, können wir nun das Risiko aufschlüsseln und ermitteln, wer der Eigentümer ist und was er dagegen unternimmt.

Wir können unserem Vorstand leicht mitteilen, woher die Bewertung kommt, in welchem Bereich sie auftritt und warum sie außerhalb der Toleranz liegt.

ARM hat unsere Berichterstattungsmöglichkeiten und unsere Entscheidungsfindung verändert. Es liefert uns entweder eine großartige Geschichte - oder hilft uns, Bereiche zu finden, die der Aufmerksamkeit unseres Vorstands bedürfen. Es bietet uns vollständige Transparenz und eine einheitliche Sicht auf die Risiken in der gesamten Organisation.

Robyn Albury, Geschäftsführender Direktor, Strategie und Planung der Verwaltung

Bessere Einblicke für bessere Entscheidungen

Insgesamt gibt ARM dem Risikomanagementteam des Unternehmens die Fakten an die Hand und die Möglichkeit, sie zu interpretieren, um Probleme, Maßnahmen oder Erfolge hervorzuheben.