Eindämmung des Coronavirus: Ein Handbuch für Risiko- und Compliance-Fachleute

Das sich rasant ausbreitende Coronavirus hat den Geschäftsbetrieb und das Leben auf der ganzen Welt durcheinander gebracht. Nach Asien und Europa breitet sich die Seuche nun auch in den USA aus. Unternehmen legen Bargeldvorräte an, kürzen ihre Ausgaben, entlassen Mitarbeiter und überdenken ihre Arbeitsabläufe - ohne zu wissen, wie lange die Krise andauern wird.

Die sich unaufhaltsam entwickelnde Situation wirkt sich auf zahlreiche, gleichzeitige Arten auf Unternehmen aus. Krisenpläne werden getestet, und Risiko- und Compliance-Experten tun, was sie können, um die Auswirkungen dieser realen Krise abzumildern. Die Wiederherstellung könnte erschwert werden, wenn Zulieferer, Vertriebshändler oder andere Mitglieder des Netzwerks betroffen sind oder wenn es andere logistische Probleme gibt.

Dieses Handbuch soll Risiko- und Compliance-Fachleuten praktische, umsetzbare und zeitnahe Hilfestellung bei der Navigation in diesen unbekannten Gewässern geben - und die Widerstandsfähigkeit auf dem Weg nach vorn stärken.

Inhalt:

• Auswirkungen auf das Risiko
  • Strategisches Risiko
  • Versichertes Risiko
  • Compliance-Risiko
  • Risiko für Drittparteien
  • Menschliches Risiko
  • IT-Risiko
• Ressourcen
• Vorausschauende Planung

STRATEGISCHES RISIKO

Die Unternehmen in den USA bekamen die Auswirkungen des Coronavirus zu spüren, lange bevor in Nordamerika ein Fall von COVID-19 gemeldet wurde. Mitte Januar wurde die Welt auf ein sich rasch ausbreitendes neuartiges Coronavirus in Wuhan, China, aufmerksam, einem Produktionszentrum und wichtigen Glied in vielen Lieferketten. Innerhalb weniger Tage verhängten die chinesischen Behörden Quarantänebeschränkungen und Fabrikschließungen, was überall in der Lieferkette für Unruhe sorgte. Innerhalb weniger Wochen verbreitete sich das Virus weltweit und verwüstete die Volkswirtschaften auf seinem Weg.

Vor dem Ausbruch der Seuche war die Arbeitslosigkeit in den USA so niedrig wie seit Jahrzehnten nicht mehr. Mit den strengen Quarantänemaßnahmen und den angeordneten Geschäftsschließungen, die nun für den größten Teil des Landes gelten, werden Unternehmen aller Branchen von einer neuen Realität erfasst. Kein Unternehmen ist immun. Wenn überhaupt, dann hat die Coronavirus-Krise gezeigt, wie sehr alle Bereiche der Wirtschaft miteinander verbunden sind. Die Schließung von Restaurants beispielsweise hat nicht nur Auswirkungen auf die Mitarbeiter, sondern auch auf die Landwirte, Bäcker, Reinigungskräfte, Wäschelieferanten und all die anderen, die hinter den Kulissen arbeiten. Und diese Leute haben ihre eigenen Zulieferer, die wiederum ihre eigenen Zulieferer haben - die alle die Auswirkungen spüren.

Die Unternehmen haben sich auf die sich rasch verändernden Bedingungen eingestellt, indem sie Mitarbeiter nach Hause schickten, Veranstaltungen absagten und auf Videokonferenzen umstellten. Doch das Ausmaß der Auswirkungen des Coronavirus hat die Verantwortlichen unvorbereitet getroffen. Am ehesten lässt sich die aktuelle Krise mit der Spanischen Grippe-Pandemie im Jahr 1919 vergleichen - ein Ereignis, das nicht im kollektiven Gedächtnis der Führungskräfte von heute verankert ist.

Was wird die Coronavirus-Pandemie für Ihre sorgfältig ausgearbeitete Strategie bedeuten? Wie können Sie strategische Risiken in einem Umfeld, in dem sich die Bedingungen täglich - oder sogar stündlich - ändern, wirksam verwalten?

Einige Unternehmen haben darauf reagiert und die Produktion ihrer eigenen Produkte auf pandemiebezogene Produkte wie Handdesinfektionsmittel, Beatmungsgeräte, Masken, Handschuhe und andere PSA umgestellt. Diese Produkte sind vielleicht nicht die rentabelsten und können die Gewinnspannen schmälern, aber es ist sinnvoll, wenn die Umstellung mit den Unternehmenswerten übereinstimmt. Die Arbeitnehmer können motiviert werden, sich für die Sache einzusetzen. Und es kann die Lichter am Leuchten halten.

Diese Schritte sind jedoch nicht ohne Risiko. Insbesondere die Entscheidung, Händedesinfektionsmittel zu produzieren, birgt zusätzliche Risiken, da es von der FDA als rezeptfreies Produkt reguliert wird, das den Sicherheits- und Wirksamkeitsstandards der Behörde unterliegt (obwohl die FDA erklärt hat, dass sie nicht gegen Unternehmen vorgehen wird, die es für Verbraucher oder Mitarbeiter im Gesundheitswesen herstellen).

Eines ist klar: Traditionelle Ansätze zum Risikomanagement sind in einer Krise wie dieser nutzlos. Bis sich die einzelnen Abteilungen auf ein gemeinsames Vorgehen geeinigt haben, ist nicht nur der Moment vorbei, sondern auch die Situation, mit der man zu tun zu haben glaubte, hat sich völlig verändert.

Auch wenn sich niemand das genaue Ausmaß dieser Krise vorstellen konnte, sind einige Organisationen eindeutig besser vorbereitet und verfügen über Systeme, Prozesse, Daten, Strukturen und Mitarbeiter, die die Situation schnell erfassen und mutige Entscheidungen treffen können.

VERSICHERTES RISIKO

Für Risikomanager werden sich die Auswirkungen des Coronavirus auf folgende Punkte konzentrieren AnsprücheInsbesondere in drei Bereichen - Arbeiterunfallversicherung, allgemeine Haftpflicht und Betriebsunterbrechungsversicherung.

Da immer mehr Menschen getestet und mit COVID-19 diagnostiziert werden, werden viele von ihnen behaupten, dass sie sich bei der Arbeit angesteckt haben, was zu einem Anstieg der Ansprüche auf Arbeitsunfallversicherung führen wird. Das Problem wird darin bestehen, festzustellen, ob sich der Arbeitnehmer tatsächlich bei der Arbeit angesteckt hat. Wie kann man den Infektionsherd definitiv zum Arbeitsplatz zurückverfolgen, wenn man mit Familienmitgliedern in Kontakt kommt, kleinere Interaktionen in Supermärkten und Tankstellen hat, die Post abholt, Essen zum Mitnehmen holt und vieles mehr? In den meisten Fällen ist die Antwort, dass man das nicht kann.

Die Rechtsprechung zur Entschädigung von Arbeitnehmern ist sehr unterschiedlich. Eine Gemeinsamkeit ist jedoch, dass die Entschädigungsfähigkeit im Allgemeinen voraussetzt, dass die Krankheit im Rahmen der Beschäftigung entstanden ist - und das muss nachgewiesen werden. Mitarbeiter des Gesundheitswesens, Ersthelfer, Lebensmittelverkäufer und andere an vorderster Front tätige Personen haben unter Umständen eine gute Ausgangsposition. Aber was ist mit anderen Arbeitnehmern? Es ist wichtig, dass Sie einen Plan haben, wie diese Ansprüche von Ihren Schadenregulierern behandelt werden sollen. Werden sie untersucht oder gänzlich abgelehnt? Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen gesammelt werden.

Arbeiten Sie mit Ihrem Makler und Versicherer zusammen, um festzustellen, was vollständig durch Ihre Arbeiterunfallversicherung abgedeckt ist, und um die spezifischen Vorschriften des Staates, in dem der Arbeitnehmer wohnt, zu ermitteln. Achten Sie besonders auf die Formulierungen zu Pandemien und Infektionskrankheiten, da dies für die meisten Unternehmen Neuland ist.

Denken Sie auch an die Botschaft, die Sie an Mitarbeiter senden, deren Ansprüche abgelehnt werden. In diesen Zeiten der Ungewissheit und großer Ängste ist es wichtig, diesen Arbeitnehmern zu helfen, sich mit ihren Gesundheitsleistungen zurechtzufinden und die notwendige finanzielle und emotionale Unterstützung zu erhalten.

Viele Organisationen haben Standorte, an denen die allgemeine Bevölkerung bedient wird. Je mehr Menschen positiv auf COVID-19 getestet werden, desto mehr werden wahrscheinlich behaupten, dass sie sich mit dem Coronavirus angesteckt haben, während sie auf Ihrem Gelände waren und mit Ihren Mitarbeitern zu tun hatten. Ähnlich wie bei der Entschädigung von Arbeitnehmern werden allgemeine Haftpflichtansprüche im Zusammenhang mit COVID-19 so gut wie unmöglich zu beweisen sein - aber das wird den Zustrom von Ansprüchen wahrscheinlich nicht aufhalten.

Um Ihr Unternehmen vor Haftpflichtansprüchen im Zusammenhang mit COVID-19 zu schützen, sollten Sie zunächst den Wortlaut Ihrer allgemeinen Haftpflichtpolicen überprüfen, insbesondere in Bezug auf Personenschäden und medizinische Leistungen im Zusammenhang mit Krankheiten und Pandemien. Und führen Sie interne Diskussionen, um genau festzulegen, wie Sie diese Art von Ansprüchen behandeln wollen. Wenn Sie sich im Voraus darüber im Klaren sind, wofür Sie haftbar sein könnten, wird dies hilfreich sein, wenn diese Ansprüche entschieden werden.

Angesichts von Betriebsschließungen, Quarantänen, Reisebeschränkungen, Notunterkünften und anderen Anordnungen werden die meisten Unternehmen aufgrund des Coronavirus Ansprüche wegen Betriebsunterbrechung geltend machen müssen. Ob Sie versichert sind, hängt weitgehend davon ab, wie die Betriebsunterbrechung in Ihrer Police definiert ist. Sprechen Sie mit Ihrem Versicherungsmakler und Versicherer, um zu klären, ob eine Pandemie oder deren Folgeerscheinungen versichert sind.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über die notwendigen Informationen verfügen, um diese Ansprüche zu gegebener Zeit ordnungsgemäß einzureichen. Wenn Sie ein RMIS haben, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über die für Betriebsunterbrechungsschäden erforderlichen Werte und Expositionsdaten. Wenn Sie derzeit nicht über die erforderlichen Daten verfügen, sollten Sie jetzt Maßnahmen ergreifen, um sie zu sammeln und an einem Ort zu speichern. Alles, was Sie im Vorfeld tun können, um Daten zu sammeln und Berichte zu erstellen, wird die Einreichung und Bearbeitung Ihres Schadensfalls beschleunigen.

COMPLIANCE-RISIKO

Die Coronavirus-Plage führt zu einer Vielzahl neuer Schwachstellen bei der Einhaltung von Vorschriften. Arbeitsplätze werden virtuell, es werden strenge Quarantänemaßnahmen verhängt, und es wurden Betriebsschließungen angeordnet. Unternehmen reagieren darauf mit einer schwindelerregenden Anzahl von Prozess- und Richtlinienänderungen.

Unternehmen, die ohne genau definierte Kontrollen arbeiteten, haben Mühe, mit den sich ständig weiterentwickelnden Empfehlungen und Anforderungen Schritt zu halten. Selbst diejenigen, die über umfassende Krisenpläne verfügen, stoßen angesichts des Ausmaßes der aktuellen Situation an ihre Grenzen. Wenn die Compliance-Teams nach einem Weg nach vorn suchen, werden Nachhaltigkeit und finanzielle Belastbarkeit oberste Priorität haben.

Hier sind 8 Schlüsselbereiche, auf die sich Compliance-Teams jetzt konzentrieren sollten:

Halten Sie sich über den Stand der Rechtsvorschriften auf dem Laufenden. Während zahlreiche Vorschriften informell gelockert wurden, gibt es offiziell nur wenige konkrete Leitlinien. Kurz gesagt: Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie einen Freifahrtschein bekommen, nur weil die Regulierungsbehörden ihre eigenen Hürden bei der Anpassung an dieses neue Umfeld haben. Es gibt nach wie vor Compliance-Vorschriften, und die Unternehmen müssen ihre Geschäfte weiterhin entsprechend führen.

Achten Sie auf geografische Ungereimtheiten. Die Unternehmen müssen sich mit den Anforderungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus auf Bundes- und Landesebene sowie auf regionaler und lokaler Ebene auseinandersetzen. Da es keine koordinierte nationale Reaktion gibt, ist das, was an einem Ort als lebenswichtiges Geschäft gilt, an einem anderen möglicherweise nicht der Fall - selbst innerhalb desselben Staates.

Definieren Sie neue Arbeitsregeln. Wenn Ihr Unternehmen bisher keine Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus hatte, haben Sie jetzt wahrscheinlich eine. Laut einer kürzlich erschienenen Gartner-Umfrage88% der Unternehmen haben aufgrund des Coronavirus Mitarbeiter zur Heimarbeit ermutigt oder verpflichtet. Überall beeilen sich die Arbeitgeber, willkürliche, diskretionäre Praktiken durch unternehmensweite, objektive WFH-Richtlinien zu ersetzen, in denen festgelegt ist, welche Arbeiten aus der Ferne erledigt werden können, unter welchen Bedingungen und mit welchen Erwartungen.

Verschärfung der Cybersicherheit. Da immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtiger denn je, strenge Richtlinien und Kontrollen einzuführen, um den Schutz von Geräten und arbeitsbezogenen Dokumenten zu gewährleisten. Während die meisten Menschen ihre sicheren Wi-Fi-Netzwerke zu Hause nutzen, fügen viele Unternehmen Sicherheitsprotokolle wie Multifaktor-Identifikation für neu installierte Kollaborationsplattformen und andere WFH-Tools hinzu - was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter ihre eigenen persönlichen Geräte für Arbeitsaufgaben nutzen. Diese Leitfaden des NIST enthält Überlegungen und Empfehlungen zur Sicherung des Fernzugriffs.

Kartieren Sie die Verbreitung von COVID-19. Verfolgen Sie in Echtzeit die Ausbreitung des Coronavirus in Bezug auf Ihre Unternehmensressourcen, so dass Sie neu entstehende Hochrisikostandorte erkennen und zusätzliche Ressourcen und Unterstützung bereitstellen können, um Druckpunkte zu entschärfen.

Verstehen Sie alle vorläufigen Regelungen. Mit der Einführung des Defense Protection Act und den freiwilligen Bemühungen um die Umstellung von Geschäftsmodellen zur Herstellung von Handdesinfektionsmitteln, Beatmungsgeräten, PSA und anderen Produkten, die für die Bekämpfung von COVID-19 von entscheidender Bedeutung sind, könnten ungewohnte Regelungen ins Spiel kommen. Bietet die aktuelle Krise zum Beispiel Schutz vor Produkthaftung? Wie sieht es mit Patentverletzungen aus?

Überarbeitung der Politik für bezahlten Urlaub. In den letzten Wochen wurden zahlreiche neue und aktualisierte Vorschriften über bezahlte Krankheits- und Familienurlaube erlassen, um kranke Arbeitnehmer dazu zu bewegen, zu Hause zu bleiben. Das Gesetz zur Reaktion auf das Coronavirus "Families First verpflichtet bestimmte Arbeitgeber, bis zum Jahresende bezahlten Krankenurlaub oder erweiterten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen im Zusammenhang mit dem Coronavirus zu gewähren. Außerdem wurden Leitlinien zum Thema Coronavirus und FMLA herausgegeben.

Die Sicherheit hat Vorrang. Unverzichtbare Unternehmen mit physischen Standorten, die während der Krise geöffnet bleiben, müssen besonders wachsam sein, was die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften angeht. Zwar gibt es an sich keine neuen gesetzlichen Vorschriften, doch hat die OSHA eine Reihe von Empfehlungen zur sozialen Distanzierung, zur Reinigung der Umgebung usw. herausgegeben, um die Ausbreitung des Virus am Arbeitsplatz zu verhindern. Bundes- und Landesbehörden berichten ein massiver Anstieg der Beschwerden über die Sicherheit am Arbeitsplatz. Unternehmen werden dringend aufgefordert, Pläne zur Expositionskontrolle zu erstellen, da COVID-19 von der OSHA als meldepflichtige Krankheit angesehen wird.

Die Unternehmen werden wahrscheinlich weiterhin mit Compliance Herausforderungen, wenn sich die Situation weiterentwickelt. Einige Compliance-Teams könnten mit neuen Aufgaben wie dem Umgang mit staatlichen Rettungsangeboten oder dem befristeten Families First Coronavirus Response Act überfordert sein. Und es könnten weitere Kontrollen erforderlich sein, wenn das Experiment der Heimarbeit zu einer dauerhaften Veränderung unserer Arbeitsweise führt.

DRITTRISIKO

Ganz gleich, wie gut Ihr Unternehmen vorbereitet ist, Ihre Widerstandsfähigkeit hängt von der Widerstandsfähigkeit der beteiligten Dritten ab. Ein Realitätscheck: Einige 94% von Fortune 1000-Unternehmen gaben an, dass sie aufgrund von COVID-19 eine Unterbrechung der Lieferkette erlebt haben. Unter diesen beispiellosen Bedingungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Lieferanten, Auftragnehmer und andere Drittanbieter über ebenso strenge Kontinuitätsmaßnahmen verfügen wie Sie selbst, sonst könnte alles zusammenbrechen.

Die wichtigste Frage ist, ob Ihre Lieferanten in der Lage sein werden, ihre vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, die nötigen Antworten zu finden:

• Ausarbeitung eines Rahmens für das Risikomanagement für Dritte. Die Schaffung eines Rahmens gibt den Ton von oben an, indem er den Geschäftsbereichen und Interessengruppen klar vorgibt, wie sie Risiken erkennen und managen können. Ein Rahmenwerk stellt auch sicher, dass Risiken und geschäftliche Aktivitäten ausgewogen sind.
• Schauen Sie sich die Geschäftskontinuitäts- und Pandemiepläne genau an. Im Idealfall liegen Ihnen diese Pläne bereits vor, zumindest für wichtige Lieferanten. Wenn nicht, fordern Sie diese Pläne jetzt an. Vergewissern Sie sich, dass sie Ihre Anforderungen erfüllen oder übertreffen - und überprüfen Sie, ob die Pläne getestet wurden.
• Überprüfen Sie den Status der Einstufung als Dritter. Eine große Zahl von Mitarbeitern - sowohl Ihre eigenen als auch die Ihrer Zulieferer - arbeitet heute von zu Hause aus. In dieser neuen Weltordnung können bestimmte Lieferanten, wie z. B. Anbieter von Videokonferenzen oder Laptop-Support, in den Status "hoch" oder "kritisch" aufgestiegen sein, wenn Ihr Betrieb nun von diesen Funktionen abhängt. Vergewissern Sie sich, dass Sie über vollständige Business-Continuity-Pläne von allen Lieferanten verfügen, die als hohes Risiko oder höher eingestuft sind.
• Einführung klarer Governance- und Eskalationsverfahren. Brechen Sie Silos auf und fördern Sie die Zusammenarbeit bei der Entscheidungsfindung zwischen Geschäftseinheiten und Funktionen, einschließlich Compliance, Finanzen, Beschaffung, Lieferkette, Innenrevision und IT.
• Versendung eines zusätzlichen Fragebogens zur Risikobewertung mit Schwerpunkt auf Risiken im Zusammenhang mit dem Coronavirus. Wurde ihr Betrieb durch COVID-19 negativ beeinträchtigt? Waren sie gezwungen, Standorte zu schließen oder ihren Service einzuschränken? Werden sie in der Lage sein, die Nachfrage nach Dienstleistungen zu befriedigen? Arbeiten ihre Mitarbeiter von zu Hause aus? Haben Sie finanzielle Probleme im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie? Achten Sie darauf, Fragen zur Gesundheit der Mitarbeiter und zu anderen relevanten Themen zu stellen, die normalerweise nicht in einem Standardplan zur Geschäftskontinuität enthalten sind. Anhand der Antworten können Sie feststellen, welche Anbieter tendenziell risikoreicher sind. Sie können dann direkt nachfassen, wenn eine Situation bedenklich ist. Überwachen Sie auch weiterhin die Risikostufen, da sie sich im Laufe der Ereignisse erheblich ändern können.

Die Coronavirus-Krise hat deutlich gemacht, wie wichtig es ist, Ihre Drittanbieter während der gesamten Geschäftsbeziehung zu überprüfen, nicht nur bei der Aufnahme der Zusammenarbeit. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Hochrisikolieferanten, um Sicherheits- oder Betriebsprobleme zu erkennen. Sicherheits- und Finanzbewertungen können auch dabei helfen, Veränderungen in der Risikoposition im Laufe der Zeit zu erkennen. Natürlich geht die Überwachung nur so weit. Für alle kritischen Risiken und Schwachstellen, die auftauchen, sollten Sie einen Abhilfeplan aufstellen.

MENSCHENRISIKO

Als Reaktion auf diese sich schnell entwickelnde Krise nehmen die Unternehmen Dutzende von Änderungen an ihrer Personalpolitik vor. Anfängliche Bedenken wegen der Anordnung von Heimarbeit und Reisebeschränkungen sind der Sicherheit der Mitarbeiter und dem Fortbestand des Unternehmens gewichen. Sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber sind von einer beispiellosen Menge an Veränderungen betroffen - und die Arbeitnehmer auf allen Ebenen machen sich Sorgen um ihre eigene Gesundheit, die Gesundheit ihrer Familienmitglieder und die Gesundheit ihrer Unternehmen.

Risiko-, Compliance- und Personalverantwortliche werden zusammenarbeiten müssen, um die Anforderungen des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit den finanziellen Realitäten in Einklang zu bringen. In einer Krisensituation wie dieser kann man leicht die langfristigen Folgen der von Ihnen getroffenen Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Coronavirus aus den Augen verlieren. Die Art und Weise, wie Sie mit dieser Situation umgehen, könnte jedoch die Wahrnehmung Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren prägen.

Hier sind 7 Maßnahmen zur Minderung des menschlichen Risikos:

Führen Sie mit Einfühlungsvermögen. Jetzt ist es an der Zeit, dass die Führungskräfte aktiv werden und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter sich gehört und unterstützt fühlen. Hören Sie sich die Ängste und Sorgen der Kollegen an, gehen Sie so produktiv wie möglich darauf ein und stellen Sie genaue, aktuelle Informationen zur Verfügung. Seien Sie menschlich, indem Sie persönliche Erfahrungen weitergeben - und ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich in informellen Gesprächen bei Anrufen miteinander auszutauschen. Tatsächlich sind 40% der Unternehmen kürzlich von Gartner befragt haben zusätzliche virtuelle Besprechungen mit Mitarbeitern und Managern eingerichtet, und 32% hat neue Tools für virtuelle Meetings eingeführt. Erkennen Sie an, dass dies eine noch nie dagewesene und unangenehme Situation ist, aber alle werden sie gemeinsam meistern.

Unterstützung bei der Arbeit von zu Hause aus. Viele Menschen arbeiten ausschließlich von zu Hause aus, während sie sich um Schulbildung, kleine Kinder, Haustiere, Ehepartner und vieles mehr kümmern. Die Umstellung der Routine kann für einige Mitarbeiter eine Herausforderung sein - vor allem, wenn sie sich über einen längeren Zeitraum hinzieht. Bieten Sie Hilfe bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes und der effektiven Zeiteinteilung an. Legen Sie neue Protokolle fest, z. B. darüber, wie Sie Check-in- und Überstundenanträge für stundenweise Beschäftigte erfassen und welche Erwartungen Sie haben, wenn Teammitglieder für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen sollten. Seien Sie jedoch flexibel, wenn alle versuchen, sich an die neue Normalität anzupassen.

Die Sicherheit hat Vorrang. Arbeitsplätze, die weiterhin geöffnet bleiben, müssen sicherstellen, dass zum Schutz des Personals soziale Distanzierung und Reinigungsmaßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Alle Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -protokolle sollten weiterhin gelten und auch weiterhin überwacht werden.

Fokus auf Wohlbefinden. Angesichts der durch das Virus ausgelösten Ängste war es noch nie so wichtig wie heute, den Arbeitnehmern bei ihrer geistigen und körperlichen Gesundheit zu helfen. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, welche Leistungen sie in Anspruch nehmen können - Gesundheitsfürsorge, Krankheitstage, Freistellungs- und Urlaubsmöglichkeiten usw. - und wie sie diese Unterstützung in Anspruch nehmen können.

Ausbildung hinzufügen. Viele Unternehmen haben schnell neue Kommunikationsplattformen wie Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten eingeführt, um die Mitarbeiter miteinander zu verbinden und produktiv zu halten. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man diese Tools nutzt und sie effektiv einsetzt. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Mitarbeiter technisch versiert sind.

Stärkung der Nachfolgeplanung. Was passiert, wenn der CEO zu krank ist, um zu arbeiten? Eine Reihe von Vorstandsvorsitzenden hat sich bereits mit dem Virus infiziert, so dass viele ihrer Führungskräfte in Quarantäne gehen mussten. Viele Unternehmen - vor allem öffentliche - haben zwar detaillierte Nachfolgepläne, aber nur wenige bis gar keine glaubwürdige Reaktion auf eine Pandemie von der Größenordnung des Coronavirus. Überprüfen Sie die Backup-Verfahren für den Fall, dass wichtige Mitarbeiter krank werden. Es ist wichtig, potenziellen Ersatz auf mehreren Ebenen der Unternehmensleiter zu identifizieren, da man nicht weiß, wer erkranken wird und wie stark die Symptome sein werden. Führungskräfte und andere Mitarbeiter in Schlüsselpositionen müssen in der Lage sein, im Handumdrehen in die Rolle des anderen zu schlüpfen.

Binden Sie wichtige Talente. Angesichts des Einbruchs der Finanzmärkte und des Stillstands eines großen Teils der Wirtschaft sind Unternehmen aller Branchen und Standorte bestrebt, ihre Ausgaben zu senken und Bargeld zu sparen. Leider ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung oft einer der größten Kostenfaktoren, und viele Unternehmen müssen schwierige Entscheidungen treffen, um diese Kosten zu senken - einschließlich Entlassungen, Personalabbau, Stundenreduzierung oder Änderung des Beschäftigungsstatus - nur um im Geschäft zu bleiben. Denken Sie bei jedem Personalabbau strategisch. Behalten Sie wichtige Talente, damit Sie sich schneller erholen können, wenn sich die Bedingungen verbessern.

IT-RISIKO

Ganze Unternehmen, Schulbezirke, Universitäten und Regierungsbehörden haben innerhalb weniger Tage auf Fernarbeit umgestellt, was eine enorme Belastung für die bestehenden technologischen Infrastrukturen und Supportsysteme darstellt. Selbst die am besten vorbereiteten Organisationen, die über fortschrittliche IT-Sicherheits- und Kontrollfunktionen verfügen, waren noch nie mit einer Krise vergleichbaren Ausmaßes konfrontiert.

Da Unternehmen und Mitarbeiter unter Stress stehen, nutzen Cyberkriminelle die Situation aus, indem sie Einzelpersonen mit geschickt formulierten E-Mails ansprechen, die den Anschein erwecken, von einer offiziellen Behörde wie der CDC zu stammen - oder sogar von ihrem eigenen Unternehmen. Diese E-Mails enthalten Malware-Anhänge, die Computer infizieren und persönliche Daten beschlagnahmen. Cyber-Kriminelle erpressen auch Unternehmen mit Ransomware und fordern Zahlungen, um die Geschäftskontinuität während der Krise und darüber hinaus aufrechtzuerhalten.

Gleichzeitig nehmen die Risiken durch Cloud-Dienste, Videokonferenzplattformen, Streaming-Dienste, Versorgungsunternehmen und andere Anbieter kritischer Infrastrukturen zu, da ihre Systeme durch die hohe Nachfrage belastet werden.

Weitere gefährdete IT-Ziele sind:

Dritte Parteien. Ihre Lieferanten und andere Drittanbieter haben alle Ihre eigenen IT-Schwachstellen - die durch ihre eigenen Cashflow-Probleme oder Herausforderungen in der Lieferkette noch verstärkt werden können. In Anbetracht der Vernetzung von Lieferketten und der nahtlosen digitalen Zusammenarbeit mit Lieferanten sollten Sie sich genau ansehen, wo Ihre Schwachstellen liegen. Mittlere und kleinere Lieferanten können besonders anfällig sein, da sie oft nicht über ausgefeilte Sicherheitsfunktionen verfügen. Und behalten Sie stets den Status Ihrer Zulieferer im Auge, um zu erkennen, ob sie ein erhöhtes Sicherheitsrisiko aufweisen.

Ungesicherte Geräte. In Stressszenarien ist es wahrscheinlicher, dass Ausnahmen von den Sicherheitsstandards gemacht werden. Die Nutzung privater Geräte und privater Wi-Fi-Netzwerke für arbeitsbezogene Aktivitäten bietet zum Beispiel deutlich weniger Schutz als in einer typischen Büroumgebung. Und Websites, die von Unternehmensnetzwerken routinemäßig blockiert werden, können bei der Arbeit aus der Ferne zugänglich sein. Erhöhen Sie die Sicherheit mit Multifaktor-Identifikation, strengen Passwortanforderungen, Firewalls, VPNs und dergleichen.

Mitarbeiter. Selbst gewissenhafte Mitarbeiter können unbeabsichtigt ein Risiko eingehen, indem sie Daten auf ungesicherte Computer und persönliche Geräte übertragen. Die potenzielle Preisgabe vertraulicher Informationen erhöht die rechtlichen und rufschädigenden Risiken, wenn Computer nicht angemessen gesichert und überwacht werden - insbesondere, wenn dies unentdeckt bleibt. Kommunizieren Sie proaktiv die Risiken des Umgangs mit vertraulichen Informationen bei der Fernarbeit, um solche Fehler zu vermeiden.

IT-Unterstützung. Allein die Bereitstellung von Laptop-Support für weit verstreut arbeitende Mitarbeiter überfordert die Ressourcen vieler IT-Teams. Eine weit entfernte Belegschaft macht es auch schwieriger, Bedrohungen zu erkennen oder schnell zu reagieren, wenn es zu einem Cybervorfall kommt. Und was ist, wenn COVID-19 das IT-Team angreift? Erstellen und testen Sie einen Ersatzplan für den Fall, dass nur ein Teil des Personals aufgrund von Krankheit arbeiten kann.

In dem Maße, wie sich die wirtschaftlichen Auswirkungen des Coronavirus verstärken, sollten Unternehmen, die Mitarbeiter entlassen müssen, auch das erhöhte IT-Risiko durch verärgerte Mitarbeiter berücksichtigen, die die Nachricht oft aus der Ferne erhalten.

Die Regeln, Normen und Herausforderungen für Unternehmen ändern sich schneller, als sich das Coronavirus ausbreitet. Unter diesen Bedingungen die Grenzen des akzeptablen Risikos einzuhalten und die Compliance aufrechtzuerhalten, stellt die Risiko- und Compliance-Experten auf die Probe. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Ressourcen, die Ihnen helfen, sich in dieser sehr dynamischen Situation zurechtzufinden. Schauen Sie regelmäßig nach Aktualisierungen.

Zentren für Krankheitskontrolle und Prävention (CDC)

Checkliste für die Planung einer Influenzapandemie in Unternehmen - Eine Liste spezifischer Maßnahmen zur Unterstützung von Großunternehmen bei der Bewältigung einer Pandemie

Coronavirus-Krankheit 2019 (COVID-19) Risikobewertung und Entscheidungsfindung für das öffentliche Gesundheitsmanagement - Ein Flussdiagramm zur Bewertung des Risikoniveaus der Mitarbeitergesundheit

Vorläufiger Leitfaden für Unternehmen und Arbeitgeber - Tipps zur Vermeidung der Exposition gegenüber COVID-19 am Arbeitsplatz außerhalb des Gesundheitswesens

Empfehlungen zur öffentlichen Gesundheit nach Reisen aus Gebieten mit potenziellem Risiko einer Coronavirus-Erkrankung 2019 - Empfohlene Vorsichtsmaßnahmen bei reisebedingter und gemeindebedingter Exposition

Weltgesundheitsorganisation (WHO)

Eine Checkliste für das Management der Risiken und Auswirkungen einer Influenzapandemie - Eine Checkliste für das Risiko- und Folgenmanagement einer Influenzapandemie: Aufbau von Kapazitäten für die Reaktion auf eine Pandemie. Genf: Weltgesundheitsorganisation

Instrument zur Bewertung des Risikos einer Influenzapandemie (TIPRA) - Kriterien zur Bewertung der Auswirkungen von COVID-19

Ministerium für Arbeit/OSHA

Leitfaden zur Vorbereitung von Arbeitsplätzen auf COVID-19 - Empfehlungen und Beschreibungen von verbindlichen Sicherheits- und Gesundheitsstandards

COVID-19 Normen und Richtlinien - Anweisungen für Compliance-Beauftragte in Bezug auf die Exposition von Arbeitnehmern gegenüber dem Coronavirus

COVID-19 und der Family and Medical Leave Act Fragen und Antworten - Eine Aufschlüsselung der Anspruchsvoraussetzungen und Bestimmungen im Zusammenhang mit FMLA

Families First Coronavirus Response Act: Bezahlter Urlaub für Arbeitnehmer - Angaben dazu, wer aus Gründen, die mit COVID-19 zusammenhängen, bezahlten Krankenurlaub oder erweiterten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen gewähren muss

Eidgenössische Arzneimittelbehörde (FDA)

Leitlinien zur Durchsetzungspolitik in Bezug auf:

• • Kittel, andere Kleidungsstücke und Handschuhe
  • Sterilisatoren, Desinfektionsgeräte und Luftreiniger
  • Gesichtsmasken und Atemschutzmasken
  • Ventilatoren
  • Nichtinvasive Fernüberwachung von Patienten
  • Diagnostische Tests

Andere Ressourcen

Apotheker-Brief: Coronavirus-Ressourcenzentrum - Kostenlose Ressourcen von TRC für Krankenhausapotheker

Ausbruch des Coronavirus COVID-19 - Reaktion der Cisco-Lieferkette - FAQs zu Ciscos Plan zur Aufrechterhaltung des Betriebs

COVID-19: Betrieb und Unterbrechung der Lieferkette - Ein PwC-Leitartikel darüber, wie kurzfristige Coronavirus-Maßnahmen den Grundstein für eine proaktive Resilienz legen können

COVID-19 Checkliste - Eine GBQ-Übersicht über Überlegungen zur Reaktion auf die Coronavirus-Krise

Ihr Black-Swan-Plan wurde also nicht für eine Pandemie vom Ausmaß des Coronavirus konzipiert? Sie sind nicht allein.

Definitionsgemäß kann die Anatomie eines schwarzen Schwans nicht vollständig im Voraus bekannt sein. Man kann zwar die Arten von Ereignissen vorhersehen, die ein katastrophales Risiko auslösen könnten, aber wie sich die Dinge im wirklichen Leben abspielen, wie sie durch Märkte, Lieferketten und über Grenzen hinweg fließen, kann man im Grunde nicht wissen. Die Komplexität, die Interdependenzen und die Unsicherheiten sind einfach zu groß. Und COVID-19 hat deutlich gezeigt, wie weitreichend und miteinander verbunden Risiken sein können.

Da die Pläne für das Krisenmanagement über den Haufen geworfen wurden, denken viele Unternehmen kreativ über Lösungen nach, die ihnen helfen werden, das Coronavirus relativ unbeschadet und einsatzbereit zu überstehen. Bisher hatten die Unternehmen, die die Situation am besten zu meistern scheinen, bereits gut eingespielte Prozesse, um in einer Situation, die sich nur wenige vorstellen konnten, schnell und entschlossen zu handeln. Sie wissen, wo ihre Risiken liegen und scheuen sich nicht, auch schwierige Entscheidungen zu treffen, um das Risiko-Nutzen-Verhältnis der Maßnahmen abzuwägen. Ob es um die Schließung von Einzelhandelsgeschäften und die Kürzung von Managergehältern geht, um die Mitarbeiter an der Basis zu halten, oder um die Umstellung von der Produktion von Schaufensterauslagen auf Gesichtsschutz, diese Unternehmen sind flink.

Unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen steht, gibt es einige Dinge, die Sie jetzt - inmitten der Krise - tun können, um besser auf die nächste Krise vorbereitet zu sein. Hier sind drei Maßnahmen, denen Sie heute Priorität einräumen sollten:

1. Bewerten und quantifizieren Sie die Risiken, mit denen Sie konfrontiert sind, und bringen Sie die Führungskräfte dazu, sich über die Risiken des Unternehmens zu informieren. Marktanteil, finanzieller Leverage, Diversifizierung und das Verhältnis von fixen und variablen Kosten spielen dabei eine Rolle.
2. Stellen Sie Ihre Risiken dar, setzen Sie Prioritäten und modellieren Sie die Auswirkungen auf Ihre aktuelle Strategie. Was ist Ihr Plan B - oder Plan C? Ermitteln Sie alle Schwachstellen und haben Sie einen Plan für den Fall, dass eine - oder mehrere - Schwachstellen auftreten. Nehmen Sie zum Beispiel die Lieferkette. Wenn Sie bei der Versorgung stark von einem Unternehmen oder einem Land abhängig sind, sollten Sie eine Diversifizierung mit Lieferanten an verschiedenen Standorten in Erwägung ziehen, möglicherweise näher am Heimatort.
3. Notieren Sie die Informationen, die Sie jetzt brauchen. Fehlen Ihnen wichtige Informationen, die Ihnen helfen würden, diese Krise besser zu bewältigen? Welche Teile Ihres Krisenmanagementplans funktionieren? Welche Teile sind unzureichend? Welche Systeme, Personen, Daten oder Prozesse hätten Sie gerne gehabt, bevor Sie die schwierigen Entscheidungen, die Sie treffen mussten, getroffen haben? Was würde Ihnen helfen, Entscheidungen mit mehr Sicherheit zu treffen? Halten Sie all dies fest, solange es noch frisch ist, da sonst kleine, aber wichtige Details vergessen werden könnten.

Kurz gesagt, was brauchen Sie, damit Sie sich nie wieder in der jetzigen Situation wiederfinden?

Der Weg in die Zukunft besteht darin, sich nicht nur auf die bekannten Risiken zu konzentrieren, sondern sich auch auf diejenigen vorzubereiten, mit denen man nicht rechnet. Diese Pandemie erinnert uns eindringlich daran, dass Risiken keine Silos respektieren. Eine integrierte, koordinierte Reaktion ist für das Überleben unerlässlich. Die Coronavirus-Pandemie mag sich wie eine einmalige Erfahrung anfühlen - aber leider wird die nächste Krise kommen.