Beschreibung des Projekts

National Real Estate Investment Trust

Industrie

Gewerbeimmobilien

Kunde

National Real Estate Investment Trust (Kunde)

Schwerpunkt

Versicherungsnachweise (COIs) und Eigenschaften

Vorheriges System

Interne Tabellenkalkulationen

Herausforderung

Mit Anlagen im Wert von über $5 Milliarden stand der Kunde vor der enormen Herausforderung, mit der Einhaltung der Vorschriften Schritt zu halten und seine Immobilienwerte, Kontakte und COIs zu verwalten. Der Kunde betreibt über 100 Standorte mit einer Fläche von mehr als 10 Millionen Quadratmetern, mit mehreren Mietern und Mietverträgen für jedes Objekt. Es war schwierig, alle Daten zusammenzutragen, die für ein verantwortungsvolles und effizientes Risikomanagement für diese Immobilien erforderlich waren, und der interne Prozess der Verwendung von Tabellenkalkulationen war unzuverlässig und umständlich zu verfolgen.

Riskonnect-Lösung

Mit der Risikomanagement-Plattform von Riskonnect hat der Kunde nun alle seine Immobilien und Immobiliendaten im System. COPE-Daten können für jeden Standort einfach gespeichert und verwaltet werden, und der Kunde verwaltet die Einstellungen für die gemeinsame Nutzung so, dass nur ein Benutzer, der für eine Immobilie eingetragen ist, diese Immobilie sehen kann, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt. Jede Immobilie kann mehrere zugehörige Mietverträge haben. Alle Mietverträge werden an eine Immobilie angehängt, so dass der Kunde schnell sehen kann, wer die Mieter an diesem Standort sind, und er kann schnell auf deren Kontaktinformationen zugreifen. Dies ist sehr hilfreich, wenn an diesem Standort etwas Unvorhergesehenes passiert und der Kunde mit den Mietern Kontakt aufnehmen muss. 

Der Kunde nutzt das System auch zur Überwachung der Versicherungsbescheinigungen für alle seine Mieter. Eine Konformitätsfunktion markiert eine COI visuell, wenn sie nicht den Mindestversicherungsanforderungen für den Standort entspricht. In der Regel gibt es mehrere COIs pro Mieter, in denen oft verschiedene Deckungen angegeben sind, z. B. Haftpflicht, Baurisiko, Sachversicherung, Haftpflichtversicherung und Arbeiterunfallversicherung. Mit dem System lassen sich alle COIs leicht nachverfolgen, und ein automatischer Workflow sendet eine Warnung, wenn eine COI bald abläuft, um den Kunden bei der Einhaltung der Bestimmungen durch den Mieter zu unterstützen. Hausverwalter/assistierte Hausverwalter erhalten monatlich geplante Berichte über COIs, die seit mehr als 30 Tagen abgelaufen sind, über Mietverträge ohne aktive COIs, abgelehnte COIs und COIs, die noch von der Aufsichtsbehörde geprüft werden müssen, so dass sie jeden Aspekt ihrer Immobilien einfach verwalten können. Darüber hinaus werden alle Schadensfälle einer Immobilie zugeordnet, so dass sie schnell feststellen können, ob es an einem bestimmten Standort wiederkehrende Probleme gibt. Wenn sich die Tarife eines bestimmten Anbieters ändern, können die jeweiligen Immobilienverwalter benachrichtigt werden.   

Die Riskonnect-Risikomanagement-Arbeitsplattform bietet dem Kunden ein sicheres und vollständig skalierbares cloudbasiertes RMIS, mit dem er seine organisatorischen Risikodaten verwalten kann. Der Risikomanager des Kunden ist in der Lage, Berichte im Bruchteil einer Sekunde auszuführen, und die Datenqualität wird durch Datenvalidierungen und Workflows verbessert. Nichts entgeht dem Audit Trail innerhalb von Riskonnect RMIS, so dass der Kunde einen vollständigen Einblick in die Integrität seiner Daten erhält. Mit der Riskonnect-Risikomanagement-Arbeitsplattform kann das Risikomanagementteam des Kunden mit den Immobilienverwaltern über die integrierte soziale Kommunikation kommunizieren, und Aufgaben können leicht verwaltet und zur Nachverfolgung verfolgt werden. Die Hausverwalter können von dem System aus E-Mails an die Mieter senden, ohne dass diese Zugang zum System haben müssen. Diese E-Mails enthalten Angaben zu Verstößen des Mieters, und eine Kopie der E-Mail wird zusammen mit der Uhrzeit und dem Datum der Verteilung im Zertifikatsdatensatz gespeichert. Die einfach zu bedienende webbasierte Schnittstelle ist intuitiv und erleichtert die Annahme vor Ort, während die vollständig mobile Funktionalität von Riskonnect die Produktivität der Kundenbenutzer aufrecht erhält, während sie sich zwischen den Liegenschaften bewegen.

Ergebnisse

Für diese große Immobilieninvestmentgesellschaft war die Herausforderung, die Vielzahl von COIs und Mietverträgen zu verwalten, entmutigend und zeitaufwendig. Riskonnect RMIS bot dem Kunden nicht nur ein einziges Daten-Repository, von dem aus er seine gesamten organisatorischen Risikodaten verwalten konnte, sondern auch ein effizientes System, von dem aus er seine Mietverträge und COIs verfolgen und verwalten konnte. Mit dem COI-Status in Echtzeit kann das Unternehmen eine höhere Einhaltung der Versicherungsbestimmungen. Durch die bessere Einhaltung der Vorschriften verringern sie ihr Verlustrisiko. Sie haben jetzt einen zentralen Ort, an dem sie ihre COPE-Daten, Mietverträge, Mieter und COIs einsehen können. Automatisierte Berichte weisen die Hausverwalter auf die COIs und Mietverträge hin, die überprüft oder aktualisiert werden müssen. Diese wichtigen Aufgaben sind nun überschaubar, und ein Großteil des Verwaltungsaufwands bei der Verfolgung dieser Punkte entfällt dank automatisierter Geschäftsprozesse. Das Management hat nun die Möglichkeit, schnell Berichte über Informationen zu Immobilien, Mietverträgen, COI, Mietern und Ansprüchen zu erstellen, wobei Ad-hoc- und Standardberichte in Sekundenbruchteilen auf der Grundlage von Echtzeitdaten erstellt werden.