COVID-19 verändert den Kern der amerikanischen Arbeitnehmerschaft. Angesichts der bundesstaatlichen Vorschriften zur sozialen Entfremdung und der lokalen Anordnungen, zu Hause zu bleiben, setzen viele Unternehmen Pläne zur Geschäftskontinuität in die Tat um.

Teams, die früher Schulter an Schulter arbeiteten, sind zur Telearbeit übergegangen, um in einer sehr unsicheren Wirtschaftslage betriebliche Flexibilität zu gewährleisten.

Aber wie wirken sich diese Veränderungen auch auf Ihre Teams aus, insbesondere auf die Personalpolitik und -verfahren? Sind diese Komponenten in Ihrem Programm zum Management der Geschäftskontinuität (BCMP)? Funktionieren die Pläne, die Sie vor der Pandemie erstellt haben, so wie Sie es erwartet haben?

Wir haben uns kürzlich mit Jeff Gelinas, Vizepräsident für Menschen, Produkte und Marketing bei Engage2Excel-GruppeEr wird darüber sprechen, wie das Coronavirus die Personalpolitik in den Blickpunkt rückt, insbesondere im Hinblick auf die Rolle der Personalabteilung bei der Planung und Durchführung der Geschäftskontinuität.

Zunächst haben wir Jeff gefragt, welche Art von Personalpolitik Unternehmen während einer Pandemie benötigen und wie sich die Umstellung auf Telearbeit auf sie auswirkt.

Wirksame HR-Richtlinien für Remote-Teams

"Die COVID-19-Pandemie könnte dazu führen, dass die Richtlinien aktualisiert werden müssen, um unvorstellbaren Situationen Rechnung zu tragen, auf die niemand hoffen würde, so wie sie sich derzeit in der Welt abspielen", sagte er. "Wir sehen heute, dass ein erheblicher Teil der Belegschaft im Front Office von zu Hause aus arbeitet. Und obwohl die Unternehmen die Telearbeit seit vielen Jahren zunehmend unterstützen, war etwas in diesem Ausmaß nicht vorherzusehen."

Infolgedessen versuchen viele Unternehmen mitten in der Krise verzweifelt, die Lücken in ihren Strategien zu schließen.

Zu den wichtigsten Fragen, die dabei auftauchen, gehört, ob die bestehenden Sicherheitsrichtlinien wirksam sind oder aktualisiert werden müssen, um diesem plötzlichen Vorstoß in eine fast vollständige Fernarbeitskraft Rechnung zu tragen, und ob die Mitarbeiter, die jetzt von zu Hause aus arbeiten (von denen einige vielleicht noch nie von zu Hause aus gearbeitet haben), angemessen über Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzanforderungen geschult sind.

Die COVID-19-Situation wirft viele Fragen auf, sagte Jeff, als er einige der großen Fragen skizzierte, mit denen sich die Organisationen im vergangenen Monat beschäftigt haben. Zum Beispiel:

  • Welche Politik verfolgen Sie in Bezug auf die Freistellung von Mitarbeitern?
  • Sind die Arbeitnehmer während ihres Urlaubs für ihren Anteil an den Leistungen verantwortlich?
  • Können Mitarbeiter während einer Arbeitsniederlegung bezahlte Urlaubstage in Anspruch nehmen?
  • Erhalten die Mitarbeiter während eines Urlaubsurlaubs bezahlten Urlaub?
  • Müssen Sie die Abfindungspolitik Ihres Unternehmens aufgrund von COVID-19 ändern?
  • Wie gehen Sie mit Arbeitnehmern um, die weder krank sind noch unter Quarantäne gestellt werden müssen, aber ängstlich sind und sich nicht trauen, zur Arbeit zu kommen?
  • Wie handhaben Sie die Konnektivität zu Hause für Mitarbeiter, die es nicht gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten?
  • Was ist, wenn bestimmte Mitarbeiter nicht über Hochgeschwindigkeits-Internet oder die erforderliche Ausrüstung verfügen?

"Die derzeitige Situation schafft eine Menge Grauzonen, und Grauzonen sind nicht gerade die besten Freunde eines Personalverantwortlichen", sagte Jeff. "Einer der Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderung ist Agilität. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Task Force haben (mit Vertretern aus den Bereichen Personal, Kommunikation, Recht, IT und Betrieb), um Probleme zu besprechen, sobald sie auftauchen, und in der Lage zu sein, schnell zu reagieren."

Jeff warnt davor, dass die Teams Fehler machen werden, aber jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um aus diesen Fehlern zu lernen.

"Zum Beispiel hat der Kongress der Vereinigten Staaten kürzlich das Coronavirus-Reaktionsgesetz "Familien zuerst und Gesetzentwurf zur Förderung des Coronavirus die den Unternehmen neue Leitlinien an die Hand gibt", erklärte er. "Es ist wichtig, dass die Unternehmen den Inhalt dieser Gesetze verstehen".

Die Rolle der Personalabteilung bei der BCMP-Planung

Während also die Business-Continuity-Teams diese neue pandemiebedingte Geschäftsfront aktiv in Angriff nehmen, ist es jetzt an der Zeit, Ihre HR-Teams einzubeziehen, oder hätten sie von Anfang an in den Prozess einbezogen werden müssen?

"Es ist wichtig, die Personalabteilung in die Diskussionen zur Planung der Betriebskontinuität einzubeziehen. frühnicht, wenn der Plan bereits ausgearbeitet ist und einer abschließenden Prüfung unterzogen wird", sagte Jeff.

"Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, dass ein IT- oder Betriebsleiter für den Plan verantwortlich ist, aber dabei werden oft wichtige menschliche Komponenten, wie die Nachfolgeplanung, außer Acht gelassen. Sie können einen brillanten Notfallplan haben, aber in Zeiten einer Pandemie sind die menschlichen Komponenten entscheidend."

Das Fachwissen dieser auf den Menschen ausgerichteten Teammitglieder kann nie wichtiger sein als in einer Krise oder bei störenden Ereignissen.

"Wenn die Personalabteilung kommuniziert, ist es auch empfehlenswert, kritische E-Mails von jemandem aus der internen Kommunikation (oder dem Marketing) überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass der Inhalt die richtige Botschaft und den richtigen Ton trifft", sagte er. "Während dieser Pandemie gab es zum Beispiel viele Informationen zu übermitteln, aber es ist wichtig, nie zu vergessen, dass auch Worte der Ermutigung und Dankbarkeit bei den Mitarbeitern gut ankommen. Zum Beispiel: 'Wir wird diese Krise zu überstehen.' Wenn sich die Dinge wieder normalisiert haben, werden sich die Mitarbeiter an die Art und Weise erinnern, wie sie behandelt wurden".

Aufbau besserer Beziehungen zwischen HR- und BC-Fachleuten

Die COVID-19-Pandemie ist eine Lernchance für alle, insbesondere für Fachleute aus der Wirtschaft, die wahrscheinlich noch nie in ihrem Leben mit einer wirtschaftszerstörenden Pandemie zu tun hatten.

Wie können also Business-Continuity-Experten das Fachwissen der Personalabteilung besser nutzen, um stärkere und effektivere Business-Continuity-Pläne zu erstellen?

"Personalabteilungen sehen alles - das Gute, das Schlechte und das Hässliche", so Jeff. "Sie helfen dabei, den Auftrag und die Vision Ihres Unternehmens zu fördern, und sehen gleichzeitig alle Risse im Fundament. Da die Personalabteilung mit allen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeitet, ist das HR-Team bestens geeignet, auf Risiken und Schwachstellen hinzuweisen, die anderen Abteilungen möglicherweise entgehen, vor allem, wenn es um das wichtigste Gut des Unternehmens geht: seine Mitarbeiter."

Die Personalabteilung hat auch Zugang zu vielen wichtigen Daten, die Ihr Business-Continuity-Programm stärken können. Jeff empfiehlt daher, Beziehungen aufzubauen, die Ihnen helfen, diese Daten zu nutzen, damit Sie ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Lektionen zum Lernen

In dieser COVID-19-Ära der Geschäftskontinuität hebt Jeff drei HR-Lektionen hervor, von denen jedes Unternehmen lernen kann:

  1. Gehen Sie der Krisenkommunikation voraus. Entwickeln Sie vor einer Krise wirksame und geschätzte Kommunikationsinstrumente, damit Ihre Mitarbeiter mit diesen Interaktionen vertraut sind und sie zu schätzen wissen, und bauen Sie dann auf diesen Prozessen auf, wenn sich eine Krise entwickelt.
  2. Einrichtung einer speziellen Task Force. Diese Arbeitsgruppe sollte abteilungsübergreifend sein und eine Reihe von Positionen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens repräsentieren. Ziehen Sie in Erwägung, Vertreter der Personalabteilung, der Kommunikationsabteilung, der Rechtsabteilung, der IT-Abteilung und des operativen Geschäfts einzubeziehen.
  3. Anerkennung und Wertschätzung. Anerkennung und Wertschätzung können in einer Krise viel bewirken. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass es für das, was es ist und was es tut, geschätzt wird. Dabei kann es sich um etwas so Einfaches handeln wie die Anerkennung der Person, die das Desinfektionsmittel in den Sanitäranlagen auswechselt, oder um ein tiefergehendes Engagement, z. B. der Person, die kreative Ressourcenstrategien entwickelt, um die soziale Distanz zu fördern. Setzen Sie Anerkennungsinstrumente ein und belohnen Sie Bemühungen zum Schutz von Gesundheit und Sicherheit.

Blick in die Zukunft

COVID-19 bietet Organisationen aller Größenordnungen eine einzigartige Gelegenheit, ihre betriebliche Widerstandsfähigkeit zu verbessern.

"Widerstandsfähige Organisationen sind immun gegen Hindernisse und Herausforderungen", so Jeff. "Arbeiten Sie mit Ihrem HR-Team zusammen, um teambasierte Herausforderungen zu schaffen. Organisationen wie Spartan Races bieten beispielsweise Unternehmensprogramme zur Stärkung der Widerstandsfähigkeit und der Teamkommunikation an. Es ist wichtig, die Mitarbeiter aus ihrer Komfortzone herauszuholen, wozu auch gehören kann, dass man ihnen anspruchsvolle Aufgaben stellt. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, neue Wege zur Problemlösung zu suchen, und belohnen Sie sie dann dafür. Problemlösung und Kreativität sind in Zeiten der Unsicherheit sehr gefragt.